Interpretacja indywidualna z dnia 22 września 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.281.2023.1.AW

Dotyczy prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa z wniosek 25 lipca 2023 r., o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, wpłynął 2 czerwca 2023 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(...) (dalej: „Wnioskodawca” lub „Podatnik”) jest czynnym podatnikiem VAT oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

W toku prowadzonej działalności Wnioskodawca wystawia oraz otrzymuje od kontrahentów dużą liczbę dokumentów, w szczególności faktur oraz not księgowych. W celu optymalizacji procesu obiegu dokumentów oraz ograniczenia powierzchni biurowej niezbędnej dla przechowywania dokumentacji, Podatnik planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne oraz wewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, noty księgowe, rachunki, w tym dokumentujące wydatki poniesione podczas podróży służbowych pracowników (dalej: Dokumenty). Dokumenty w formie papierowej, w szczególności faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów, będą skanowane do formatów nieedytowalnych np. PDF, weryfikowane pod względem ich poprawności, autentyczności i czytelności skanu (np. pliku PDF) i archiwizowane tylko w formie elektronicznej. Dokument papierowy, który zostanie zeskanowany, zostanie następnie zniszczony.

Dokumenty będą zapisywane na wynajmowanym przez Spółkę serwerze internetowym oraz w formie kopii zapasowej (backup) na drugim serwerze internetowym. Serwery internetowe znajdują się na terenie Polski. Podatnik w ramach wynajmu serwera internetowego płaci za usługę zarządzania serwerem i przechowywania danych.

Dokumenty będą przechowywane w folderach w podziale na okresy rozliczeniowe.

System będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów, a w razie konieczności - udostępnienie ich treści organ [oragnom] podatkowym oraz wszelkim innym organom upoważnionym do żądania tychże dokumentów na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a także pobór i analizę danych w nich zawartych.

Wnioskodawca w celach archiwizacji wyżej wspominanych dokumentów, wprowadzi procedury oraz kontrolę biznesową, która będzie zapewniała:

-kontrolę jakościową (pracownicy zostaną zobligowani do sprawdzenia, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny),

-kontrolę terminową (przechowywane dokumenty w formie elektronicznej, będą przechowywane przez podatnika co najmniej do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości co do ich treści i autentyczności przez cały ten okres).

Towary i usługi nabywane przez Podatnika, dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem wniosku o interpretację, będą co do zasady służyć czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Wnioskodawcę. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa będą objęte wyłączeniami z prawa do odliczenia, wskazanymi w art. 88 ustawy o VAT, Podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej taki wydatek, przy czym faktury takie będą również archiwizowane w sposób wskazany we Wniosku o interpretację.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurami przedstawionymi we Wniosku o interpretację, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, dopuszczalne będzie przechowywanie faktur zakupowych - jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego - otrzymywanych w formie papierowej, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym) i niszczenie ich papierowych oryginałów.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, „ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ww. ustawy - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (przy czym zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury).

Z uwagi na powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, w przypadku otrzymywania faktur w formie papierowej, nawet w razie wdrożenia elektronicznego ich przechowywania i archiwizowania, faktury takie nie stają się fakturami elektronicznymi w rozumieniu ustawy o VAT.

Faktury takie pozostają fakturami wystawionymi w formie papierowej, natomiast zdaniem Wnioskodawcy, nie wyklucza to możliwości ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej. W świetle art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Natomiast art. 106e ust. 1 ustawy o VAT reguluje elementy składowe faktury, a w drodze odstępstwa od art. 106e ust. 1 należy stosować rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021, poz. 1979).

Zasady przechowywania faktur regulują:

- art. 112 ustawy o VAT:

„Podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.”, oraz

- art. 112a ustawy o VAT:

„1. Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2.Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3.Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4.Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.”

Zatem w ocenie Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania Dokumentów. W szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu.

Interpretując powyższe regulacje należy stwierdzić, że przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, przy czym w myśl tej regulacji:

- przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

- przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: Dyrektor KIS) w interpretacji indywidualnej z 28 kwietnia 2023 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.140.2023.4.MSO:

- przez kontrole biznesowe należy rozumieć „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawę towarów bądź usługę. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki”.

- „wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika”.

Z ustawy o VAT wynika zatem, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, bez względu na to w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. W konsekwencji, należy uznać, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Wnioskodawcę w dowolny sposób, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych).

Wnioskodawca jedynie ma za zadanie zadbać o to, aby spełnione były określone - przedstawione powyżej - wymogi w zakresie okresu przechowywania, braku możliwości ingerencji w treść przechowywanej faktury, pewności co do wystawcy faktury, czytelności jej treści, łatwego dostępu do zawartości poszczególnych faktur, możliwości udostępnienia faktur na żądanie organu podatkowego itp. Zdaniem Wnioskodawcy - spełniając wszystkie wyżej wymienione wymagania ustawodawcy - Podatnik może archiwizować i przechowywać faktury wedle tych wytycznych.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Z kolei stosownie do art. 86 ust. 1Ob pkt 1 ustawy o VAT, jeśli podatek naliczony wynika z faktury bądź dokumentu celnego, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę bądź dokument celny.

W świetle powyższych regulacji, jednym z warunków uprawniających do skorzystania przez podatnika z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego stanowi posiadanie przez niego faktury dokumentującej i potwierdzającej poniesienie danego wydatku.

Z przytoczonych powyżej przepisów nie wynika, aby ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania tych faktur, w szczególności w ich oryginalnym formacie.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, przy spełnieniu pozostałych warunków określonych w art. 86 ustawy o VAT, w szczególności związku dokonywanych zakupów z czynnościami opodatkowanymi, będzie on uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, określoną na fakturze przechowywanej w formie elektronicznej, w sposób opisany szczegółowo w zdarzeniu przyszłym bez względu na to w jakiej formie sporządzony został oryginał tego dokumentu.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że przedstawione powyżej stanowisko jest zgodnie z aktualną linią interpretacyjną organów podatkowych w sprawach dotyczących podobnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych, wynikającą przykładowo z następujących interpretacji indywidualnych wydanych przez Dyrektora KIS:

-z dnia 13.06.2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.103.2017.1.ISZ,

-z dnia 27.02.2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.536.2019.l.MAZ,

-z dnia 23.06.2021 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.77.2021.2.AW,

-z dnia 2.12.2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.673.2021.1.SM,

-z dnia 8.03.2022 r., sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.17.2022.1.MG,

-z dnia 20.10.2022 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.413.2022.2.LK,

-z dnia 21.04. 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.187.2023.l.PRM,

-z dnia 23.06. 2023 r., 0114-KDIP1-3.4012.346.2023.2.LK,

-z dnia 27.06. 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.218.2023.2.MPA.

Mając na uwadze powyższe argumenty, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że:

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach potwierdzających poniesienie Wydatków - dotyczących zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, w sytuacjach niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w niniejszym wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zgodnie z opisem sprawy, jesteście Państwo czynnym podatnikiem VAT. W toku prowadzonej działalności wystawiacie oraz otrzymujecie Państwo od kontrahentów dużą liczbę dokumentów, w szczególności faktur oraz not księgowych. W celu optymalizacji procesu obiegu dokumentów oraz ograniczenia powierzchni biurowej niezbędnej dla przechowywania dokumentacji, planują Państwo wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Towary i usługi nabywane przez Państwa, dokumentowane fakturami, będą co do zasady służyć czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Państwa. Dokumenty będą przechowywane w folderach w podziale na okresy rozliczeniowe. System będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów, a w razie konieczności - udostępnienie ich treści organom podatkowym oraz wszelkim innym organom upoważnionym do żądania tychże dokumentów na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a także pobór i analizę danych w nich zawartych. Dokumenty w formie papierowej, w szczególności faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów, będą skanowane do formatów nieedytowalnych np. PDF, weryfikowane pod względem ich poprawności, autentyczności i czytelności skanu i archiwizowane tylko w formie elektronicznej. Dokument papierowy, który zostanie zeskanowany, zostanie następnie zniszczony. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa będą objęte wyłączeniami z prawa do odliczenia, wskazanymi w art. 88 ustawy o VAT, nie dokonacie Państwo obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej taki wydatek, przy czym faktury takie będą również archiwizowane. W celach archiwizacji wyżej wspominanych dokumentów, wprowadzone zostaną procedury oraz kontrola biznesowa która będzie zapewniała:

-kontrolę jakościową (pracownicy zostaną zobligowani do sprawdzenia, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny),

-kontrolę terminową (przechowywane dokumenty w formie elektronicznej, będą przechowywane przez Państwa co najmniej do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości co do ich treści i autentyczności przez cały ten okres).

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurami, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli w sytuacji gdy Dokumenty w formie papierowej, będą skanowane do formatów nieedytowalnych, weryfikowane pod względem ich poprawności, autentyczności i czytelności skanu, a następnie archiwizowane tylko w formie elektronicznej, a także umożliwienie niezwłocznego dostępu do przechowywanych dokumentów, a w razie konieczności - udostępnienie ich treści organom podatkowym oraz wszelkim innym organom upoważnionym do żądania tychże dokumentów na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a także pobór i analizę danych w nich zawartych – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur będzie weryfikowana pod względem ich poprawności, autentyczności i czytelności, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurami, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT i nie zaistnieją przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Tym samym Państwo stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zadanego pytania), w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Państwo, w treści składanego wniosku, kształtujecie jego zakres przedmiotowy. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenia przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, jak również w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji wskazać należy, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych oraz konkretnych stanów prawnych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), ul. (…).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 329, ze zm. dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa