Interpretacja indywidualna z dnia 27 czerwca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.218.2023.2.MPA

Dotyczy przechowywania dokumentów (faktur sprzedażowych) wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 17 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania dokumentów (faktur sprzedażowych) wyłącznie w formie elektronicznej.

W odpowiedzi na wezwanie, uzupełniliście Państwo wniosek pismem z 15 czerwca 2023 r. (data wpływu: 16 czerwca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Jesteście Państwo spółką prawa handlowego („Spółka”), której głównym przedmiotem działalności jest działalność rachunkowo-księgowa i doradztwo podatkowe (69.20.Z) oraz pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (70.22.Z). Spółka – ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności oraz ilość wystawianych w związku z tym faktur sprzedażowych – posługuje się przy wystawianiu tychże faktur programem dostarczanym Państwa przez zewnętrznego dostawcę, który gwarantować ma integralność faktury oraz jej poprawność pod kątem merytorycznym.

W chwili obecnej Spółka posługuje się programem (…) (dalej: „Program”), za pomocą, którego funkcjonalności dokonujecie Państwo rejestracji zdarzeń gospodarczych, w szczególności zaś kompleksowej rejestracji wszelkich zdarzeń księgowych – w tym wystawiania faktur – niezbędnych do zachowania poprawności rozliczeń finansowych, rachunkowych oraz podatkowych. Program pełni jednocześnie funkcje systemu billingowego i księgowego. Proces wystawiania faktur w Programie przebiega następująco.

W pierwszej kolejności faktura jest wystawiana i zatwierdzana w Programie. W momencie zweryfikowania faktury i jej zatwierdzenia zablokowana zostaje możliwość dalszej edycji oraz usunięcia przedmiotowej faktury. Podkreślenia wymaga też, że faktura wystawiana przy pomocy Programu zawiera wszelkie niezbędne elementy faktury, które wymagane są ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zaś z art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U.2022.931). Po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury w Programie wysyłana jest ona do Państwa kontrahenta, którego dotyczy dostawa towarów lub świadczenie usług. Powyższe rozwiązania, to jest brak możliwości edytowania faktur po ich zatwierdzeniu, jak również fakt, że Program pełni jednocześnie funkcje systemu billingowego oraz księgowego, zapewnia integralność faktur od momentu ich wystawienia i zatwierdzenia. W Programie nie istnieje również możliwość usunięcia faktury po jej zatwierdzeniu poprzez odpowiednie ustawienie blokady na bazach danych. Jednocześnie – w celu zapewnienia merytorycznej poprawności danych – faktury co miesiąc weryfikowane są pod kątem ich poprawności merytorycznej przez Dział Księgowości Spółki na podstawie wygenerowanego zarówno z Programu, za cały miesiąc podlegający weryfikacji. Tak określona kontrola biznesowa, pozwala Spółce na zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą, a dostawą towaru.

Powyższe rozwiązania zapewniają nie tylko zachowanie integralności oraz pewności pochodzenia faktury, ale pozwalają również na stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Państwa, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej.

Uzupełnienie i doprecyzowanie wniosku

Nie wykluczacie Państwo możliwości, że faktury będą przechowywane (archiwizowane) w formie elektronicznej zarówno na terytorium kraju jak również poza terytorium kraju.

W przypadku gdy faktury będą przechowywane również poza terytorium kraju, Spółka – niezależnie od miejsca przechowywania faktur – będzie umożliwiać organom podatkowym dostęp on-line za pomocą odpowiednich środków elektronicznych.

Pytanie

Czy w świetle art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U.2022.931) prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym, przedstawiony w opisie stanu faktycznego sposób przechowywania dokumentów (faktur sprzedażowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi?

Państwa stanowisko w sprawie

Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Nie istnieje bowiem ustawowy obowiązek drukowania faktur sprzedażowych, w celu sprostania obowiązkom ustawowym w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej, jeżeli przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej spełnia wszystkie warunki wynikające z art. 112-112a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Wszystkie określone w powyższych przepisach warunki, tj.:

• zapewnienie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,
• zapewnienie integralności treści faktur,
• zapewnienie czytelności faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• zapewnienie odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - zostały przez Spółkę spełnione, a więc stanowisko Państwa przedstawione w niniejszym wniosku, należy uznać za prawidłowe, a przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Odpowiedź:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2022. 931) [dalej: „ustawa o VAT”], podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

• sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
• wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT; • wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT;
• otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o VAT, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy: o wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, o czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, o dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Na podstawie art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

• wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
• otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak zostało wskazane w art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przy czym zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisów powyższego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowo jak wynika z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Powyższe przepisy dopuszczają przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym konieczne jest spełnienie odpowiednich warunków, tj.:

• zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
• przechowywać faktury w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• przechowywać faktury w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,
• zapewniać integralność treści faktur,
• zapewniać czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• zapewnić odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Warunki te muszą być spełnione – z pewnymi odrębnościami – wynikającymi ze sposobu przechowywania faktur. Przepisy nie nakładają jednak obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej w przypadku przechowywania ich w formie elektronicznej ani przechowywania faktur w formie elektronicznej, gdy są one przechowywane w formie papierowej.

Zdaniem Państwa, wszystkie powyższe elementy są przez niego spełniane za pomocą Programu służącego do wystawiania faktur oraz do ich przechowywania.

W związku z powyższym, przechowywanie przez Spółkę dokumentów księgowych (faktur sprzedaży) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje, zdaniem Państwa, zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Po stronie Spółki nie pojawia się obowiązek dodatkowego drukowania faktur w celu sprostania wymogom ustawowym w zakresie ich przechowywania. Przede wszystkim – w tak zakreślonym stanie faktycznym – nie powinno budzić wątpliwości, że posługiwanie się przez Spółkę Programem, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Zaawansowane systemy księgowe – w tym Program stosowany przez Spółkę – zawierają odpowiednie narzędzia, które pozwalają na wybieranie i dostęp do dokumentów księgowych z uwzględnieniem okresu rozliczeniowego, z którego pochodzą w sposób nie rodzący dodatkowych problemów czy to po stronie Spółki czy też organów podatkowych w ramach potencjalnej kontroli. Przechodząc dalej, wskazać należy, że poprzez wystawianie wszystkich faktur za pomocą Programu, Spółka zapewnia też ich autentyczność, gdyż nie istnieje wewnątrz Spółki możliwość zatwierdzenia faktury, jeżeli nie została ona wystawiona w Programie. Jednocześnie zaprojektowanie Programu w ten sposób, że blokuje on możliwość edycji faktury po jej zatwierdzeniu, zapewnia po stronie Spółki integralność faktur od momentu ich wystawienia aż do momentu upływu momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przetrzymywanie faktur w sposób elektroniczny zapewnia również czytelność faktur od chwili ich wystawienia, przy czym ryzyko utraty tej cechy jest znacznie niższe niż w przypadku przechowywania ich w formie drukowanej. Przechowywanie faktur na zewnętrznych serwerach minimalizuje ryzyko ich przypadkowego utracenia lub utraty przez nie czytelności (np. na skutek kradzieży czy pożaru). Dodatkowo takie rozwiązanie zapewnia bezzwłoczny dostęp do faktur, pobieranie baz danych i przetwarzanie danych w nich zawartych. Prawidłowość stanowiska przedstawionego przez Spółkę znajduje również odzwierciedlenie w ugruntowanej linii orzeczniczej zarówno organów administracji podatkowej jak i sądów administracyjnych. Jak wskazano w wyroku z 3 listopada 2009 roku Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. I FSK 1169/08), który wydany został jeszcze przed wprowadzeniem art. 112a ustawy o VAT: „Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r.” i dalej: „Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.” Podobne stanowisko Naczelny Sąd Administracyjny zajmował również w późniejszych wyrokach (por. wyrok z 28 września 2011 roku, sygn. akt I FSK 1283/10; wyrok z 6 października 2011 roku, sygn. akt I FSK 1682/10; wyrok z 24 listopada 2011 roku, I FSK 49/11), w których jednolicie wskazywano, że „przyjęto przede wszystkim, że przepisy Dyrektywy 112 nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysłane, ale pozostawiają państwom członkowskim decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów dotyczących formy przechowywania faktur.” Wraz z nowelizacją przepisów ustawy o VAT i wprowadzeniem z 1 stycznia 2014 roku art. 112a do ustawy o VAT, prawo do przechowywania faktur wyłącznie w formie zdigitalizowanej nie powinno budzić najmniejszych wątpliwości, co znajduje również potwierdzenie w bieżących stanowiskach wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przykładowo należy wskazać chociażby na interpretacje indywidualne wydane na przestrzeni ostatniego półrocza, w których zajmowane jest jednolite stanowisko w zakresie braku obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, gdy zapewnione zostają warunki wynikające z ustawy o VAT, o których mowa była we wcześniejszej części wniosku. I tak, w interpretacji indywidualnej z 13 października 2022 roku (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.534.2022.2.JS) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego, w jakim formacie zostały sporządzone i dostarczone oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.”

Jednocześnie, w interpretacji indywidualnej z 28 września 2022 roku (sygn. 0114-KDIP13.4012.355.2022.5.KP) wskazano, że: „obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. […] Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.” Dodatkowo w interpretacji indywidualnej z 13 lipca 2022 roku (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.207.2022.1.LK) odnosząc się do kwestii zapewnienia autentyczności pochodzenia, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, wskazał, że: „zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.”

Biorąc pod uwagę tak zakreślony stan faktyczny oraz prawny, uznać należy, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Nie istnieje bowiem ustawowy obowiązek drukowania faktur sprzedażowych, w celu sprostania obowiązkom ustawowym w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej, jeżeli przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej spełnia wszystkie warunki wynikające z art. 112-112a ustawy o VAT. Przy czym ponownego podkreślenia wymaga, że wszystkie te warunki, tj.:

• zapewnienie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia,
• zapewnienie integralności treści faktur,
• zapewnienie czytelności faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• zapewnienie odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

zostały przez Spółkę spełnione, a więc stanowisko Spółki przedstawione w niniejszym wniosku, należy uznać za prawidłowe, a przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Artykuł 112 ust. 3 ustawy stanowi:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, a w przypadku przechowywania faktur za granicą dostęp do nich on-line.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy, w świetle art. 112a ustawy o VAT prawidłowe jest Państwa stanowisko, zgodnie z którym przedstawiony w opisie sprawy sposób przechowywania dokumentów (faktur sprzedażowych) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu w podziale na okresy rozliczeniowe – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Wskazaliście Państwo, że zapewnicie organom podatkowym niezależnie od miejsca przechowywania Faktur dostęp on-line do Faktur za pomocą odpowiednich środków elektronicznych. W odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej zapewnicie Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dokonują Państwo rejestracji zdarzeń gospodarczych za pomocą Programu, jednocześnie pełniącego funkcje systemu bilingowego i księgowego. Wystawiane Faktury zawierają wszystkie elementy wymagane przepisami prawa i są zatwierdzane w Programie po ich zweryfikowaniu i zatwierdzeniu. Po zatwierdzeniu faktur zablokowana zostaje możliwość dalszej edycji oraz ich usunięcia. W celu zapewnienia merytorycznej poprawności danych – faktury są co miesiąc weryfikowane pod kątem ich poprawności merytorycznej przez Dział Księgowości Spółki za cały miesiąc – podlegający weryfikacji. Określona w ten sposób kontrola biznesowa pozwala na zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą, a dostawą towaru/świadczeniem usługi.

Zapewnicie Państwo integralność i pewność pochodzenia faktur poprzez zastosowanie blokad wprowadzonych danych. Ponadto, na żądanie organów podatkowych, zapewnicie Państwo odpowiedni dostęp do zarchiwizowanych Faktur VAT, które będą przechowywane (archiwizowane) w formie elektronicznej na terytorium kraju i poza nim.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania Faktur VAT zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do ww. faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany przez Państwa sposób przechowywania Faktur VAT, będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego, będziecie Państwo uprawnieni do przechowywania Faktur VAT wyłącznie w postaci elektronicznej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego, obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zastosujecie się Państwo do interpretacji.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).