Dokumentowanie czasu pracy po zmianach przepisów – obowiązki pracodawcy

Dokumentowanie czasu pracy najczęściej odnosi się do ewidencji czasu pracy. Należy jednak pamiętać, że w szerokim rozumieniu obejmuje ono także harmonogramy czasu pracy, potwierdzenia obecności w pracy (np. lista obecności, dane z systemu elektronicznego, za pomocą którego potwierdzana jest obecność w pracy), jak również dokumentację związaną z ustaleniem konkretnych rozwiązań z zakresu czasu pracy (regulamin pracy, obwieszczenie o czasie pracy, porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników). 

Zakres dokumentacji w sprawach związanych z czasem pracy określa § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej). W jej skład wchodzą m.in. ewidencja czasu pracy oraz znaczny nawet zakres dokumentów związanych z czasem pracy (wnioski, zgody). W wyniku zmian Kodeksu pracy od 26 kwietnia 2023 r. katalog tych dokumentów został rozszerzony o wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego.

W dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy znajdą się:

• karta ewidencji czasu pracy,
• wnioski pracownika w sprawach związanych z czasem pracy,
• dokumenty związane z pewnymi kwestiami powiązanymi z czasem pracy,
• zgody pracowników – rodziców małych dzieci oraz pracownic w ciąży.

Cel prowadzenia ewidencji

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, dalej k.p.). Ten ogólny cel, w którym prowadzona ma być ewidencja czasu pracy, powinien wyznaczać jednocześnie szczegółowość jej zapisów. Nie można w nich np. ogólnikowo jedynie odnieść się do nieobecności usprawiedliwionej, gdyż nie pozwoli to na ustalenie, czy jest to nieobecność płatna czy niepłatna, a jeżeli płatna, to według jakich regulacji ustalane jest wynagrodzenie.