Jak ewidencjonować wydawanie pracownikom odzieży roboczej oraz wypłatę ekwiwalentów

Spółka oprócz wydawania określonej grupie pracowników odzieży i obuwia ochronnego zamierza pracownikom zajmującym niektóre stanowiska wprowadzić możliwość korzystania z własnej odzieży i obuwia roboczego, wypłacając im za to stosowny ekwiwalent. Spółka ma wątpliwości, czy takie rozwiązanie jest zgodne z prawem  oraz jak należy określić wysokość ekwiwalentu. Ponadto spółka wypłaca ekwiwalent za pranie odzieży, który ustalono w postaci ryczałtu. Jak ewidencjonować wydawanie pracownikom odzieży roboczej oraz wypłatę ekwiwalentów? Czy można ryczałtem płacić za pranie odzieży roboczej?

Przepisy dopuszczają, by jedna grupa pracowników korzystała z przydzielonej odzieży roboczej a inna używała w pracy własne ubrania i buty, otrzymując za to ekwiwalent pieniężny. Jeżeli jednak pracodawca dopuszcza używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia, za ich zgodą, wówczas zobowiązany jest do wypłaty stosownego ekwiwalentu pieniężnego. Pracownicy mają prawo otrzymać go w wysokości uwzględniającej aktualne ceny odzieży i obuwia, natomiast za pranie odzieży roboczej należy się ekwiwalent w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów. Sąd Najwyższy stwierdził przy tym, że ryczałt może być traktowany jako ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych.