Wyliczenie wynagrodzenia 2022. Informacje wstępne

Ustalenie wysokości wynagrodzenia, a także innych świadczeń pracowniczych, oraz sporządzenie listy płac często sprawiają kłopoty służbom kadrowo-płacowym. Te problemy będą jeszcze większe od 1 stycznia 2022 r. w związku z wejściem w życie tzw. Polskiego Ładu. Program ten wprowadza zmiany w zakresie naliczania podatku i składek ZUS m.in. od wynagrodzeń.

Zobacz również

Przewodnik po zmianach w prawie pracy i ZUS 2022>>>

Jak po zmianach rozliczać wynagrodzenia w 2022 r.>>>

Najważniejsze zmiany w prawie pracy i ubezpieczeniach społecznych w 2022 r. - przegląd >>>

Informacja o przychodach PIT-11 oraz deklaracja PIT-4R za 2021 r. - zasady wypełniania>>>

Minimalne wynagrodzenie i świadczenia od niego zależne od 1 stycznia 2022 r. - ile wynoszą>>>

 

W niniejszym poradniku wyjaśniono kwestie związane z obliczaniem wynagrodzenia za okresy nieobecności w pracy, takie jak urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe itp. Omówiono także zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę oraz sporządzanie listy płac w różnych konfiguracjach, zarówno dla pracowników, jak i zleceniobiorców. Przedstawiamy również najważniejsze zmiany, jakie wprowadzono w zakresie naliczania wynagrodzeń.

Od 1 stycznia 2022 r. jak co roku wzrasta wynagrodzenie minimalne - zarówno dla pracowników, jak i osób pracujących na zlecenie. Z tego powodu wzrosną także inne świadczenia pracownicze zależne od płacy minimalnej.

Od 1 stycznia 2022 r. obowiązywać będzie również więcej nowych zwolnień z podatku dochodowego - dla rodzin wielodzietnych czy pracujących emerytów. W określonych przypadkach przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy pracodawcy będą musieli stosować nowy rodzaj odliczenia od dochodu - tzw. ulgę dla klasy średniej. Nowością jest też brak prawa do obniżenia zaliczki na podatek o pobraną składkę zdrowotną.

Zmiany podatkowe wiążą się z podwyższeniem kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej oraz kwoty zmniejszającej podatek.

Książka uwzględnia wymienione zmiany i na przykładach pokazuje nowy sposób rozliczania wynagrodzeń pracowników, a także zleceniobiorców.

 

                                                                      KUP WYDANIE PAPIEROWE>>>

 

I. Ustalanie wynagrodzenia za pracę - zasady

Wynagrodzenie za pracę jest to wypłacane okresowo świadczenie za umówioną pracę. Jest ono ustalane odpowiednio do rodzaju, ilości i jakości wykonywanych zadań, a także stosownie do kwalifikacji pracownika. Powinno zawierać wszystkie składniki przewidziane w przepisach Kodeksu pracy bądź przepisach odrębnych ustaw, a także w przepisach wewnątrzzakładowych oraz w umowie o pracę (uchwała Sądu Najwyższego z 30 grudnia 1986 r., III PZP 42/86, OSNC 1987/8/106).

Wynagrodzenie może się składać z różnych składników - stałych lub zmiennych.

Zastosowanie w wynagrodzeniu elementów stałych i zmiennych podyktowane jest zróżnicowaniem wykonywanych prac, właściwościami czy warunkami, w jakich one przebiegają, jednak nie może naruszać kilku ważnych zasad w zakresie wynagradzania.

Warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustalają:

• Kodeks pracy, układy zbiorowe pracy (art. 771 ustawy - Kodeks pracy; dalej: k.p.),
• regulaminy wynagradzania (art. 772 k.p.) - u tych pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników i nie są objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym,
• umowy o pracę - u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników.

Pracodawca zatrudniający:

• co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania,
• mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania,
• co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.

Podstawowym aktem prawnym regulującym zagadnienia związane z wynagrodzeniem za pracę jest Kodeks pracy. Ogranicza on jednak swoje postanowienia do:

• przekazania pracodawcy kompetencji w zakresie określenia zasad wynagradzania za pracę,
• wskazania kryteriów, jakimi jest zobowiązany kierować się pracodawca, ustalając zasady wynagradzania,
• wskazania sytuacji, w których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia pomimo nieświadczenia pracy, oraz sposobów obliczania takiego wynagrodzenia,
• ustanowienia norm ochronnych dla wynagrodzenia za pracę (np. zakaz zrzekania się prawa do wynagrodzenia, zakaz potrąceń ponad ustaloną granicę, minimalna częstotliwość wypłaty, minimalna wysokość wynagrodzenia), ustanowienia obligatoryjnych składników wynagrodzenia (np. dodatku za pracę w nocy, za pracę w godzinach nadliczbowych),
• wskazania zasad ustalania i wypłacania należności z tytułu podróży służbowej.

Pozostałe zasady wynagradzania w firmie powinny określać regulaminy wynagradzania, układy zbiorowe oraz umowy o pracę.

Wynagrodzenie za pracę podlega ochronie, która przejawia się m.in. w zobowiązaniu pracodawcy do wypłacania wynagrodzenia systematycznie i terminowo.

Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. za kwartał, półrocze, rok), wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy (np. regulaminie pracy). Informację o terminie wypłat pracodawca umieszcza w:

• układzie zbiorowym pracy lub
• regulaminie pracy - jeżeli jest obowiązany do jego utworzenia, tj. zatrudnia co najmniej 50 pracowników,
• piśmie o warunkach zatrudnienia wręczanym pracownikowi na podstawie art. 29 § 3 k.p., jeżeli pracodawca nie ma regulaminu pracy.

Termin wypłaty wynagrodzeń powinien być określony jako konkretny dzień. Może to być ostatni dzień miesiąca za dany miesiąc lub dzień miesiąca następnego, np. 5, 7 czy 10 dzień. Termin powinien być stały, oznaczony.

W przypadku rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę przed ustalonym w zakładzie pracy terminem wypłaty wynagrodzeń - np. w trakcie miesiąca lub w ostatnim dniu miesiąca, gdy płace są realizowane w miesiącu następnym - należne wynagrodzenie za pracę wraz z pozostałymi świadczeniami, jak: ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop, odprawy (emerytalna, rentowa, pieniężna z tytułu zwolnień grupowych, odszkodowanie z tytułu skróconego okresu wypowiedzenia), powinny być wypłacone w dniu ustania stosunku pracy. Dniem wymagalności tych świadczeń, a więc i terminem ich spełnienia (wypłaty), jest dzień, w którym kończy się zatrudnienie. Przez ten fakt dochodzi do zerwania więzi prawnej między stronami i to zobowiązuje je do wzajemnego rozliczenia się z obowiązków wynikających z rozwiązanej umowy, w tym finansowych.

Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej. Częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy (art. 86 § 2 k.p.).

Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o jego wypłatę do rąk własnych. Oznacza to, że wynagrodzenia są wpłacane na konto pracownika z urzędu, a gdyby ten wybrał jednak formę gotówkową, to musi złożyć pisemną dyspozycję w tej sprawie.

Wypłata wynagrodzenia bezgotówkowo skutkuje tym, że pracodawca ma prawo zażądać numeru rachunku płatniczego, na który będzie dokonywał wypłaty wynagrodzenia (jeżeli pracownik nie złoży wniosku o wypłatę do rąk własnych). Jest to dodatkowa informacja, którą trzeba pracodawcy udostępnić oprócz numeru PESEL i innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci - jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Przy formie bezgotówkowej wynagrodzenie pracownika musi być obliczone i przekazane odpowiednio wcześniej, tak aby w dniu wypłaty, ustalonym np. w regulaminie pracy, wpłynęło na konto pracownika. Zatem trzeba odpowiednio wcześniej złożyć dyspozycję przelewu, uwzględniając czas na rozliczenia międzybankowe.

1. Pensja podstawowa

Wynagrodzenie pracownika może składać się z wielu elementów. Najczęściej spotykanym systemem jest wypłata pensji podstawowej oraz ewentualnych dodatków.

1.1. Wynagrodzenie zasadnicze

Wynagrodzenie zasadnicze jest najważniejszym, stałym i obligatoryjnym składnikiem wynagrodzenia. Pracownik musi je otrzymywać regularnie, w stałych odstępach czasu. Należy jednak podkreślić, że wynagrodzenie zasadnicze nie musi odpowiadać stawce minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Jego wysokość zależy od:

• kategorii zaszeregowania pracownika,
• rodzaju i ilości wykonywanej pracy,
• zajmowanego stanowiska,
• pełnionej funkcji.

Nie bez znaczenia pozostaje tu również system wynagradzania stosowany przez pracodawcę.

Wynagrodzenie zasadnicze wynika z przyjętego w zakładzie pracy systemu wynagradzania:

• czasowego,
• akordowego,
• prowizyjnego.

System czasowy wynika z wynagradzania za efektywny czas pracy oraz kategorii osobistego zaszeregowania. Wynagrodzenie zasadnicze w systemie czasowym może być określane w stawce miesięcznej lub godzinowej.

System akordowy wynika z wynagradzania za efekty pracy. W tym systemie wynagrodzenie zależy od wydajności pracy indywidualnego pracownika lub zespołu pracowników, uzyskanej w jednostce czasu, oraz stawek płac wynikających z kategorii zaszeregowania danej pracy.

System wynagradzania prowizyjnego to wysokość wynagrodzenia uzależniona np. od wielkości uzyskanego obrotu, wartości zawartych umów z kontrahentami czy ściągniętych należności. Nie ma tutaj określonego górnego pułapu wynagrodzenia, określona jest tylko stawka prowizji.

Oprócz podstawowych systemów wynagradzania często w firmach występują systemy mieszane, np. czasowo-akordowy czy czasowo-prowizyjny, w których płaca zasadnicza jest sumą stawek.

1.2. Wynagrodzenie za część miesiąca

Tryb naliczania wynagrodzenia za część miesiąca regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (dalej: rozporządzenie z 29 maja 1996 r.).

Rozporządzenie to rozróżnia 2 sposoby ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca w zależności od tego, czy absencja pracownika spowodowana jest chorobą czy innym usprawiedliwionym powodem.

Nieobecności, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy płatne przez pracodawcę bądź świadczone z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, wymagają zastosowania dzielnika - 30 (średnia arytmetyczna dni kalendarzowych w miesiącu). Natomiast nieobecności spowodowane przyczynami innymi niż powyższe powinny być rozliczane według roboczogodzin.

1.2.1. Choroba, opieka, urlop macierzyński

Aby obliczyć wynagrodzenie ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości za czas przepracowany, jeżeli pracownik za część miesiąca otrzymał wynagrodzenie chorobowe, należy:

Krok 1. miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30;

Krok 2. otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby;

Krok 3. obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc (§ 11 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.).

Przykład 1

Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 8 dni, za które otrzymał wynagrodzenie chorobowe. Jego miesięczne wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę wynosi 4000 zł. Aby ustalić wynagrodzenie za część miesiąca:

• miesięczną stawkę wynagrodzenia dzielimy przez 30: 4000 zł : 30 dni = 133,33 zł,

• otrzymaną kwotę mnożymy przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim: 133,33 zł × 8 dni = 1066,64 zł.

Tak obliczoną kwotę odejmujemy od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc: 4000 zł - 1066,64 zł = 2933,36 zł.

Otrzymana kwota stanowi wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.

Powyższy mechanizm naliczeń należy również stosować, aby ustalić wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, podczas gdy przez jego resztę pracownik pobierał zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, tj. zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński oraz świadczenie rehabilitacyjne.

Metoda ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, w przypadku gdy przez pozostałą jego część pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, jest taka sama, bez względu na liczbę dni miesiąca. Pozostaje ona w ścisłym powiązaniu z regulacją dotyczącą sposobu obliczania zasiłku chorobowego. Podstawą wymiaru zasiłku za jeden dzień niezdolności do pracy jest bowiem 1/30 przyjmowanego wynagrodzenia, niezależnie od liczby dni kalendarzowych w danym miesiącu, a pensja ustalona w stałej miesięcznej stawce przysługuje w tej samej kwocie, zarówno gdy miesiąc ma 28, jak i 31 dni.

Przykład 2

Pracownik w okresie od 1 do 25 lutego 2022 r. (25 dni) przebywał na zwolnieniu lekarskim i za czas tej nieobecności otrzymał wynagrodzenie chorobowe. Jego miesięczne wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę wynosi 3850 zł. W celu obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca należy:

Krok 1. miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30: 3850 zł : 30 dni (a nie przez 28) = 128,33 zł;

Krok 2. otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim: 128,33 zł × 25 dni = 3208,25 zł;

Krok 3. tak obliczoną kwotę odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc: 3850 zł - 3208,25 zł = 641,75 zł.

Kwota 641,75 zł to wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca (w tym przypadku 1 dzień roboczy 28 lutego 2022 r.).

Zastosowanie schematu naliczeń polegającego na podzieleniu płacy miesięcznej przez 30, a nie 28 (w lutym 2022 r. jest 28 dni), powoduje, że za czas przepracowany pracownik otrzyma wyższe wynagrodzenie, niżby otrzymał, gdyby jako dzielnik można było zastosować 28 czy 29 w roku przestępnym.

Aby obliczyć wynagrodzenie za czas przepracowany, gdy miesiąc ma 31 dni, a pracownik przez jego część przebywał na zwolnieniu lekarskim, należy także stosować zasadę zawartą w rozporządzeniu, w myśl której stałą płacę miesięczną dzieli się przez 30, a nie przez 31 dni.

Jeśli w miesiącu, który ma 31 dni, pracownik przez 30 dni chorował, a przez 1 dzień pracował, przysługuje mu wynagrodzenie za ten 1 dzień.

1.2.2. Wynagrodzenie za nieobecność z innych przyczyn niż choroba

Aby ustalić wysokość pensji za czas przepracowany, jeśli w trakcie miesiąca pracownik był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż choroba i za czas tej niezdolności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, należy korzystać z regulacji zawartych w § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.

Zgodnie z tymi regulacjami należy:

Krok 1. miesięczną stawkę wynagrodzenia ustaloną w stałej wysokości podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu;

Krok 2. następnie otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn;

Krok 3. tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Powyższy schemat obliczeń przeznaczony jest do ustalania wynagrodzenia za czas przepracowany, gdy przez część miesiąca pracownik przebywał np. na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, miał nieobecność nieusprawiedliwioną oraz w sytuacji nawiązania bądź rozwiązania stosunku pracy w trakcie miesiąca.

Przykład 3

Załóżmy, że pracownik od 25 do 29 kwietnia 2022 r. (tj. 5 dni = 40 godzin) przebywał na urlopie bezpłatnym. W kwietniu miał do przepracowania 160 godzin. Wynagrodzenie pracownika składa się tylko z płacy zasadniczej w wysokości 3500 zł.

Aby ustalić wynagrodzenie za część miesiąca:

Krok 1. miesięczną stawkę wynagrodzenia dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w kwietniu: 3500 zł : 160 godzin = 21,88 zł/godz.;

Krok 2. otrzymaną kwotę mnożymy przez liczbę godzin nieobecności w pracy z powodu urlopu bezpłatnego: 21,88 zł/godz. × 40 godzin = 875,20 zł;

Krok 3. obliczoną kwotę odejmujemy od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc: 3500 zł - 875,20 zł = 2624,80 zł.

Otrzymana kwota stanowi wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.

1.3. Choroba i inna nieobecność w jednym miesiącu

W przypadku gdy pracownik w trakcie jednego miesiąca korzystał ze zwolnienia lekarskiego oraz przebywał np. na urlopie wychowawczym, stosuje się oba określone w przepisach rozporządzenia z 29 maja 1996 r. sposoby obliczania wynagrodzenia za część miesiąca - osobno dla każdego rodzaju nieobecności. W takiej sytuacji ustalenie wynagrodzenia za czas przepracowany polega na:

Krok 1. ustaleniu kwoty zmniejszenia miesięcznej pensji o czas zwolnienia lekarskiego,

Krok 2. ustaleniu kwoty zmniejszenia miesięcznej pensji o czas urlopu wychowawczego bądź innej usprawiedliwionej nieobecności,

Krok 3. odjęciu ustalonych kwot od płacy przysługującej za cały miesiąc.

Przykład 4

Załóżmy, że pracownik w okresie od 1 do 18 marca 2022 r. (tj. 112 godzin) przebywał na urlopie wychowawczym oraz w okresie od 29 do 31 marca (tj. 3 dni) na zwolnieniu lekarskim, a wynagradzany jest według stałej stawki miesięcznej w kwocie 3600 zł.

Krok 1. Ustalamy kwotę zmniejszenia wynagrodzenia o czas choroby.

W tym celu należy:

• stawkę miesięczną wynagrodzenia podzielić przez 30: 3600 zł : 30 dni = 120 zł,

• otrzymaną kwotę (kwotę zmniejszenia pensji za 1 dzień zwolnienia lekarskiego) pomnożyć przez liczbę dni zwolnienia lekarskiego: 120 zł × 3 dni zwolnienia lekarskiego = 360 zł.

Krok 2. Ustalamy kwotę zmniejszenia pensji o czas urlopu wychowawczego.

W tym celu należy:

• stawkę miesięczną wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w marcu (tj. 184 godziny): 3600 zł : 184 godz. = 19,57 zł/godz.,

• otrzymaną kwotę (kwotę zmniejszenia pensji za 1 godzinę urlopu wychowawczego) pomnożyć przez liczbę godzin urlopu: 19,57 zł/godz. × 112 godz. = 2191,84 zł.

Krok 3. Obliczamy wynagrodzenie za czas przepracowany w marcu.

W tym celu od miesięcznej stawki wynagrodzenia należy odjąć kwoty zmniejszenia pensji za czas zwolnienia lekarskiego oraz za czas urlopu: 3600 zł - 360 zł - 2191,84 zł = 1048,16 zł.

Za czas przepracowany w marcu 2022 r. pracownik powinien otrzymać 1048,16 zł.

1.3.1. Zero dni pracy a wynagrodzenie

Zdarza się, że zwolnienie lekarskie lub wniosek o zasiłek opiekuńczy pracownika obejmuje jedynie dni robocze. W efekcie poza zaświadczeniem ZUS ZLA/wnioskiem są tylko dni wolne (soboty, niedziele, święta). W związku z tym nasuwają się wątpliwości, czy w przypadku nieprzepracowania ani jednego dnia ze swojego wymiaru pracownik miał w ogóle prawo do wynagrodzenia określonego w stawce miesięcznej.

Otóż nie. Wynagrodzenie przysługuje bowiem za pracę wykonaną. Zaś wynagrodzenie częściowe w przypadku prawa do zasiłków oblicza się wg § 11 rozporządzenia z 29 maja 1996 r., ale za „przepracowaną część miesiąca”. Aby zastosować wzór z użyciem podzielnika 30, pracownik musiałby przepracować chociaż 1 dzień. Zatem, zero dni pracy to brak prawa do wynagrodzenia, chyba że pracodawca postąpiłby na korzyść podwładnych i wypłacił część pensji za dni wolne.

II. Wynagrodzenie za czas nieobecności w pracy

Za czas nieobecności w pracy pracownikowi także przysługuje wynagrodzenie. Jednak w zależności od rodzaju tej nieobecności jest ono wyliczane według różnych zasad. Inaczej oblicza się np. wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, a inaczej wynagrodzenie za czas przestoju. Odrębne zasady obowiązują także przy obliczaniu wynagrodzenia za czas choroby.

1. Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego

Każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Za czas tej nieobecności przysługuje mu wynagrodzenie, jakie otrzymywałby, gdyby w tym czasie normalnie pracował. W przypadku stałej pensji obliczenie jest proste. Problem pojawia się, gdy pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia. Zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe).

1.1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego

W wynagrodzeniu urlopowym nie uwzględnia się składników wynagrodzenia i świadczeń, które mają charakter jednorazowy, nieperiodyczny lub przysługują z tytułu np. rozwiązania umowy o pracę.

A zatem przy ustalaniu jego wysokości nie należy brać pod uwagę:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (np. nagrody),
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

- (§ 6 rozporządzenia urlopowego).

Powyższy katalog jest zamknięty, a zatem wszystkie inne składniki wynagrodzenia za pracę oraz wypłaty ze stosunku pracy należy uwzględnić przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

W wynagrodzeniu urlopowym powinny zostać ujęte wszystkie inne niż wymienione powyżej (wyłączone) składniki wynagrodzenia, pod warunkiem że przysługują one w okresie korzystania przez pracownika z urlopu.

Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego należy brać pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzenia, które mają charakter stały, są wypłacane periodycznie i mają ścisły, bezpośredni związek z wykonywaną pracą.

Przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop uwzględnia się zatem m.in.:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych (przy 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym),
• dodatek za pracę w porze nocnej,
• premie i nagrody periodyczne.

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego odrębne zasady stosuje się w stosunku do składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości i do określonych w zmiennej wysokości przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, stała miesięczna premia regulaminowa) uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Bez względu na długość urlopu pracownikowi przysługują za ten czas wszystkie składniki wynagrodzenia przyjęte w stawce miesięcznej w wysokości przewidzianej w umowie o pracę bądź w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u pracodawcy. W praktyce takie składniki są wypłacane w przysługujących stawkach, tak jak za normalną pracę, bez wliczania ich do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Odmienne zasady obowiązują przy uwzględnianiu w podstawie urlopowej wynagrodzenia zmiennego. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych i porze nocnej) uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli ulegają znacznym wahaniom - liczone maksymalnie z 12 miesięcy. Ustalone według powyższych zasad wynagrodzenie stanowi podstawę wynagrodzenia urlopowego.

W podstawie wynagrodzenia urlopowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premia kwartalna, półroczna, roczna). Wypłaca się je w przyjętych terminach ich wypłaty.

W przypadku gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru, nastąpiły zmiany w składnikach wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc lub nastąpiły zmiany w ich wysokości i zostały one wprowadzone przed rozpoczęciem urlopu lub w miesiącu jego rozpoczęcia, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego).

Jeśli więc w trakcie urlopu pracownik utracił prawo do jakiegoś składnika wynagrodzenia, to od dnia utraty do niego prawa nie może być on brany pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia za okres urlopu, pomimo że występował w czasie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Gdyby pracownik pracował, zamiast wykorzystywać urlop, to nie otrzymałby już tego składnika.