Jak prawidłowo wypełnić formularz ZUS RIA

Płatnik składek, który zamierza skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, musi w pierwszej kolejności złożyć w ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (druk ZUS OSW). Następnie zobowiązany jest sporządzić i przekazać do ZUS raporty informacyjne (ZUS RIA) za pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999-2018. Raport ten zawiera dane niezbędne do ustalenia przez ZUS prawa i wysokości świadczeń emerytalnych i rentowych. Na złożenie tych raportów (za zwolnionych ubezpieczonych) płatnik składek ma 12 miesięcy, licząc  od daty złożenia oświadczenia ZUS OSW  w ZUS.

Od 1 stycznia 2019 r. płatnicy składek mogą zdecydować o skróceniu (do 10 lat) okresu przechowywania akt osobowych, w stosunku do pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnili po raz pierwszy w latach 1999-2018. W tym celu muszą najpierw przekazać do ZUS ,,Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych” na formularzu ZUS OSW. Gdy już to zrobią i nie odwołają swojego oświadczenia, zobowiązani są do sporządzenia i przekazania do ZUS raportów informacyjnych (ZUS RIA)  za poszczególnych ubezpieczonych. Raporty te muszą przekazywać:

• wraz z wyrejestrowaniem pracownika (zleceniobiorcy) z ubezpieczeń społecznych - jeżeli wyrejestrowanie następuje po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, lub
• w terminie jednego roku od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych - jeżeli płatnik składek wyrejestrował pracownika (zleceniobiorcę) przed złożeniem tego oświadczenia.

Płatnicy składek zobowiązani są złożyć dokument ZUS RIA odrębnie za każdego pracownika i zleceniobiorcę, których zatrudnili po raz pierwszy w latach 1999-2018. W raportach ZUS RIA płatnicy składek zobowiązani są przekazać dane niezbędne do ustalenia prawa i wysokości świadczeń emerytalno - rentowych za lata 1999-2018, których dotychczas nie przekazywali w dokumentach ubezpieczeniowych przesyłanych do ZUS i które tym samym nie mogły zostać zewidencjonowane na indywidualnych kontach osób ubezpieczonych.