O czym warto pamiętać, przeprowadzając roczną inwentaryzację

Koniec roku to czas przygotowywania się jednostek do zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dane, które jednostka wykaże w sprawozdaniu finansowym, będą wiarygodne tylko w sytuacji, gdy zostały one wcześniej zweryfikowane ze stanem faktycznym w wyniku przeprowadzanej inwentaryzacji. W niniejszym materiale przedstawiamy podstawowe obowiązki jednostki w tym zakresie, skutki podatkowe stwierdzenia różnic między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, a także rozwiązania najczęściej występujących problemów, z jakimi jednostki się spotykają w toku inwentaryzacji. 

Zasadą jest, że „coroczną” inwentaryzację musi przeprowadzić każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości (rozdział 3 ustawy o rachunkowości; dalej: uor). Nie można z niej zrezygnować, a jej przeprowadzanie w określonym czasie jest obowiązkiem spoczywającym na kierowniku każdej jednostki. Co istotne, nie może on scedować na inną osobę tej odpowiedzialności. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za proces inwentaryzacji ponoszą wszyscy jego członkowie. Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym.

Do zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za inwentaryzację wchodzi między innymi:

• powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego, 

• wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji,

• powiadomienie biegłego rewidenta o tych terminach, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu (art. 66 ust. 5 uor),

• nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

Warto nadmienić, że księgowy, który przejął odpowiedzialność za pozostałe obowiązki w zakresie rachunkowości, odpowiada jedynie za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald z kontrahentami oraz weryfikację sald aktywów i pasywów, których nie można poddać spisowi z natury, czyli nie odpowiada za inwentaryzację w formie spisu z natury.