E-doręczenia już od stycznia - poradnik dla firm

Od 1 stycznia 2024 r. obowiązkiem stosowania e-doręczeń będą objęci przedsiębiorcy składający wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 r.  Jak rozpocząć wdrażania systemu e-doręczeń w firmie?

System e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Zamiast osobistych wizyt w urzędzie możesz wysłać i odebrać elektroniczny „list polecony” każdego dnia, o dowolnej porze, z dowolnego miejsca, za pomocą różnych narzędzi (komputera, tabletu, smartfona). Adres do e-doręczeń pozostaje stały nawet gdy zmieni się fizycznie adres firmy.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-doręczeń?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Termin, od którego musisz posiadać skrzynkę do e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo KRS:

• firmy, które zarejestrują działalność po 10 grudnia 2023 roku (KRS) oraz od 1 stycznia 2024 roku (CEIDG), będą zakładać skrzynki do e-Doręczeń przy okazji rejestracji firm
• firmy, które powstały przed tymi datami, muszą złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń w określonym terminie: firmy z rejestru KRS do 10 marca 2024 roku, firmy z rejestru CEIDG – do 30 września 2026 roku.

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

1. Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń na stronie biznes.gov.pl
2. Urząd sprawdzi wniosek merytorycznie i formalnie i może wezwać do usunięcia braków formalnych w ciągu 7 dni
3. Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń o czym powiadomi drogą mailową
4. Aktywuj skrzynkę i adres do e-Doręczeń
5. Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych BAE

Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.

Założenie i korzystanie z e-Doręczeń jest bezpłatne.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:

- skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,

- skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,

- system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,

- aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Korespondencja przez system elektroniczny będzie bezpłatna, jeżeli jest to dokument przesyłany od obywateli i firm do podmiotów publicznych. Podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych. Natomiast firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.

Katarzyna Bogucka