Data publikacji: 01.06.2006
Jak archiwizować zbiory dokumentacji księgowej (cz. 1)
Dokumentacja księgowa każdej jednostki gospodarczej podlega archiwizacji. Jest to proces niezbędny, wynikający zarówno z obowiązujących regulacji prawnych, jak i z potrzeb samej jednostki. Pełni rolę dowodową, dlatego sposoby archiwizowania nie mogą być dowolne. Poniżej przedstawiamy zasady archiwizacji dokumentów oraz wymogi dotyczące prowadzenia archiwum zakładowego. W następnym numerze przedstawimy zasady archiwizowania dokumentacji komputerowej, okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów, a także zasady przechowywania dokumentacji likwidowanych firm oraz brakowanie zbiorów dokumentacji księgowej.
Przechowywanie zbiorów dokumentacji księgowej powinno być zorganizowane tak, by w razie potrzeby można było określić: kto i w jaki sposób, gdzie i jak długo przechowuje dokumenty księgowe oraz szybko odnaleźć odpowiednie dokumenty.
Celem archiwizowania zbiorów informacyjnych rachunkowości jest zapewnienie sprawdzalności ksiąg rachunkowych.
Sprawdzalność ksiąg rachunkowych polega na umożliwieniu:
• weryfikacji legalności, prawidłowości i rzetelności dokonanych zapisów, prowadzenia ksiąg i sporządzonych na ich podstawie sprawozdań finansowych
• badania przebiegu i wyników prowadzonej działalności gospodarczej
• dochodzenia praw (przez określoną jednostkę oraz przez inne podmioty wobec danej jednostki)
Sposoby przechowywania danych powinny być adekwatne do formy prowadzenia rachunkowości. Inne rozwiązania stosuje się przy rachunkowości skomputeryzowanej, a inne przy prowadzeniu ksiąg techniką tradycyjną (ręczną). W tym ostatnim przypadku archiwizowaniu podlegają księgi wiązane, pliki kart kontowych i inne urządzenia ewidencyjne, a stosowane sposoby ochrony mają charakter instrukcji opisujących czynności związane z ochroną danych oraz dokumentów określających obowiązki pracowników.
POTRZEBUJESZ POMOCY?