Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2005-03-09
Wersja aktualna od 2005-03-09
obowiązujący
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY1)
z dnia 15 lutego 2005 r.
w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
Na podstawie art. 51n ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:
§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa warunki przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej „dokumentacją”, przez podmioty prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji.
§ 2.[Wymagania dotyczące budynków, w których jest przechowywana dokumentacja] Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny:
1) być sytuowane na gruncie:
a) suchym,
b) niegrożącym osunięciem,
c) położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych;
2) posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.
§ 3.[Wymagania dotyczące pomieszczeń do przechowywania dokumentacji] Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji:
1) nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku;
2) powinno być:
a) wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,
b) zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.
§ 4.[Zakaz prowadzenia instalacji wodociągowych, kanalizacyjnych i gazowych] Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe.
§ 5.[Szczegółowe wymagania dotyczące wyposażenia pomieszczeń] W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja:
1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem;
2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.
§ 6.[Wymagania dotyczące pomieszczeń do przechowywania dokumentacji wytworzonej na nośniku papierowym] 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do rozporządzenia.
2. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane.
3. Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.
§ 7.[Oświetlenie pomieszczeń] 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV. Maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów.
2. W pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, należy eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.
§ 8.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.3)
Minister Kultury: W. Dąbrowski
|
1) Minister Kultury kieruje działem administracji rządowej – kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury (Dz. U. Nr 134, poz. 1430).
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 241, poz. 2074, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, Nr 202, poz. 2065 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 10, poz. 69.
3) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 98, poz. 901), które traci moc z dniem 22 lutego 2005 r. na podstawie art. 85 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r – Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1808).
Załącznik do rozporządzenia Ministra Kultury
z dnia 15 lutego 2005 r. (poz. 284)
WARUNKI WILGOTNOŚCI I TEMPERATURY, JAKIE NALEŻY UTRZYMYWAĆ W POMIESZCZENIACH, W KTÓRYCH JEST PRZECHOWYWANA DOKUMENTACJA WYTWORZONA NA NOŚNIKU PAPIEROWYM