Jak prawidłowo sporządzić i korygować listę płac - praktyczne rozwiązania

O ile pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika np. na odliczenie nadpłaconego mu wynagrodzenia z kolejnej bezpośredniej wypłaty, o tyle problem pojawia się, jeśli miałoby to nastąpić później. Co do zasady, sposób korekty w obu takich przypadkach jest identyczny.

I. Nadpłata wynagrodzenia w związku z dostarczeniem zwolnienia lekarskiego po terminie wypłaty wynagrodzenia

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim (bezpośrednio) terminie płatności, za okresy nieobecności w pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Takie odliczenie nie wymaga zgody pracownika.

Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia za pracę należy odróżnić od potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Mimo że w następstwie zarówno odliczenia, jak i potrącenia z wynagrodzenia dochodzi do pomniejszenia wypłaty należnej pracownikowi, to odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia dokonywane jest na innych zasadach niż potrącenie. Podstawowa różnica polega na tym, że do odliczeń z wynagrodzenia nie należy stosować tych regulacji, które chronią je przed nadmiernymi potrąceniami. Oznacza to, że w przypadku dokonywania odliczenia nie pozostawiamy pracownikowi kwoty wolnej ani nie stosujemy granicy odliczenia, czyli nie dbamy o to, aby odliczenie nie przekroczyło określonej wysokości procentowej wynagrodzenia. Odliczenia dokonujemy zatem w całości, bez uwzględniania dodatkowych regulacji. Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia dotyczy jednak ograniczonego zakresu świadczeń. Taka sytuacja ma miejsce najczęściej wtedy, kiedy po obliczeniu i postawieniu do dyspozycji pracownika jego wynagrodzenia wystąpi okoliczność uzasadniająca naliczenie wynagrodzenia w niższej wysokości (np. dostarczenie zaświadczania o czasowej niezdolności do pracy po wypłacie wynagrodzenia, nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy przypadająca na ostatnie dni miesiąca). Problem ten, co do zasady, nie występuje u pracodawców, u których wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane w następnym miesiącu. To co istotne, odliczenie z wynagrodzenia, o którym mowa w art. 87 § 7 Kodeksu pracy (dalej k.p.), nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca jest jednak ograniczony wymogiem dokonania takiego odliczenia w najbliższym terminie płatności. W praktyce powoduje to utrudnienie zwłaszcza w sytuacji, kiedy w najbliższym terminie płatności pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, a np. zasiłek chorobowy czy inne świadczenie chorobowe. Ograniczenie to skutkuje tym, że pracodawca nie może odliczyć z pensji pracownika nadpłaconego wynagrodzenia po upływie kilku miesięcy od wystąpienia nadpłaty. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 4 października 1994 r. (sygn. akt I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89):