Wyjazdy szefa powinny być wcześniej zaplanowane i umieszczone w harmonogramie jego czasu pracy. Planowanie podróży służbowej wymaga od sekretarki działania na zasadzie trzech "P": planowanie, przypomnienie, podsumowanie. Planujemy wszystko z osobą wyjeżdżającą, w porozumieniu z firmą, do której szef jedzie. Przygotowanie do wyjazdu należy rozpocząć od powiadomienia osoby lub instytucji o terminie przyjazdu szefa. Następnie należy ustalić z szefem, jakim środkiem lokomocji odbędzie podróż, kiedy przewiduje powrót oraz jakie niezbędne materiały należy przygotować. Zadaniem sekretarki czy asystentki jest znalezienie najszybszych i najwygodniejszych połączeń komunikacyjnych w obie strony, z uwzględnieniem środków podróży wybranych przez szefa, a także zakup wszystkich niezbędnych biletów oraz rezerwacja i ewentualnie opłacenie hoteli.

Ponadto uzgodnienie dokładnych miejsc i terminów spotkań szefa oraz skompletowanie niezbędnych dokumentów, takich jak bilety, rezerwacje, plany, umowy, formularze, teksty przemówień, papiery firmowe, niezbędne pieczęcie, reklamówki, bilety wizytowe. Dokumenty układa się w kolejności umożliwiającej łatwe posługiwanie się nimi w czasie planowanych spotkań.