Pracownik w zakładzie pracy - od przyjęcia do zwolnienia

Podstawowym dokumentem tego rodzaju jest umowa o pracę albo inny akt zatrudnienia pracownika. Ten inny akt będzie wymagany w przypadku zatrudnienia na podstawie powołania, wyboru albo mianowania. Dokumenty te powinny określać zakres obowiązków i czynności, a także uprawnień i odpowiedzialności. Ta część akt osobowych pracowników powinna też zawierać umowę o współodpowiedzialności majątkowej lub oświadczenie pracownika o przyjęciu odpowiedzialności majątkowej za powierzone mienie - jeśli jest to oczywiście konieczne z uwagi na zajmowane przez pracownika stanowisko.

Do tej grupy dokumentów należy zaliczyć również orzeczenia lekarskie z badań kontrolnych i okresowych, dokumenty o przyznaniu pracownikowi nagród lub wyróżnień albo potwierdzające wymierzenie pracownikowi ewentualnej kary porządkowej (nagany, upomnienia lub kary pieniężnej), dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika (a więc wszelkiego rodzaju świadectwa i zaświadczenia ukończenia szkół, dyplomy, zaświadczenia z kursów i szkoleń, w jakich pracownik uczestniczył podczas trwania zatrudnienia). Dokumentacja z okresu zatrudnienia obejmuje również oświadczenia pracownika m.in. dotyczące korzystania lub niekorzystania z praw do opieki nad dzieckiem (dziećmi), ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a także spraw podatkowych (w tym podatku dochodowego od osób fizycznych).

Wśród omawianej dokumentacji wymienić można również pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z wewnętrznymi przepisami, dokumenty urlopowe (dotyczące nie tylko urlopu wypoczynkowego, ale również macierzyńskiego, wychowawczego czy bezpłatnego), ewentualne oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków. Zaliczyć tu można jeszcze wiele innych dokumentów i informacji szczególnego rodzaju (m.in. umowę o zakazie konkurencji jeśli oczywiście umowa taka została zawarta w czasie zatrudnienia, pisma i inną korespondencję między pracodawcą a pracownikiem, w tym z zakładową organizacją związkową oraz innymi podmiotami, a dotyczącą spraw związanych ze stosunkiem pracy, wreszcie nawet takie dokumenty, które zawierają dane dotyczące powszechnego obowiązku obrony).