Umowa na zastępstwo 
– co musi wiedzieć pracodawca

Nie wlicza się jej do limitów umów na czas określony. Przy jej zawieraniu należy zwrócić szczególną uwagę na warunki zatrudnienia zastępcy – nie muszą być takie same jak pracownika zastępowanego, ale nie mogą być ukształtowane w sposób wykraczający poza zakres jego pracy ‒ czasowy i merytoryczny. Ważne jest też właściwe określenie terminu końcowego takiej umowy.

Przepisy prawa pracy przewidują trzy rodzaje umów o pracę:

• na okres próbny,
• na czas określony,
• na czas nieokreślony.

Wśród umów na czas określony pojawiają się umowy zawierane w pewnych celach, nastawione wprost na zaspokojenie okresowego zapotrzebowania na pracę, z założenia powiązane z sytuacjami czasowymi. Nie są to odrębne rodzaje umów o pracę, raczej można je określić jako „warianty” umowy na czas określony. Wśród nich pojawia się umowa na zastępstwo, czyli umowa zawierana na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika z zastępującą go osobą.

W przepisach dotyczących części pracodawców umowa zawarta na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika stanowi umowę wyłączoną spod szczególnej procedury zatrudnienia lub taką, w przypadku której procedura ta jest ograniczona:

• zatrudnienie w samorządzie na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym, wymaga przeprowadzenia otwartego i konkurencyjnego naboru; regulacja ta nie obowiązuje jednak przy zatrudnieniu na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego (art. 12 ust. 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych; t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1135);
• w przypadku naboru na wolne stanowisko w służbie cywilnej termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia, ale dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej może być krótszy i wynosić nie mniej niż pięć dni (art. 28 ust. 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej; t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 409).