Przed końcem roku obrotowego warto uporządkować należności

Zbliżający się dla większości jednostek koniec roku obrotowego to czas, kiedy trzeba szczególną uwagę zwrócić na należności. Są one bardzo ważną kategorią w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym każdej jednostki. Prawidłowe kształtowanie ich wartości determinuje płynność jednostki. W przepisach prawa bilansowego nie ma jednak definicji należności. Przyjmuje się więc – zgodnie z definicją aktywów zawartą w art. 3 ust 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości – że należności to prawa jednostki do otrzymania aktywów, najczęściej środków pieniężnych, powstałe wskutek zdarzeń, które zaistniały w przeszłości. Prawa te mogą wynikać z umów, regulacji prawnych, czasem też zwyczajów. W praktyce mamy do czynienia z różnego rodzaju należnościami, tj. od: kontrahentów (odbiorców i dostawców), urzędów, pracowników, właścicieli jednostki, banków czy innych instytucji finansowych.

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.) wskazuje tylko ogólne wytyczne dotyczące ujmowania, wyceny i inwentaryzacji należności. Pozostałe regulacje w zakresie prawa bilansowego zawiera stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami. (Dz.Urz.Min.Fin. z 2019 r. poz. 83; dalej: KSR).

KSR wskazuje, że należności i zobowiązania od/wobec kontrahentów – w szczególności, gdy ich rozliczenie ma nastąpić w środkach pieniężnych – można interpretować odpowiednio jako „wynikające z kontraktu prawo do otrzymania aktywów finansowych i zobowiązanie jednostki do wydania aktywów finansowych”. Zatem należności od kontrahentów spełniają definicję aktywów finansowych (art. 3 ust. 1 pkt 24 u.r.), natomiast zobowiązania wobec kontrahentów – definicję zobowiązań finansowych (art. 3 ust. 1 pkt 27 ustawy). Jednocześnie u.r. przewiduje klasyfikowanie rozrachunków z kontrahentami odrębnie od aktywów finansowych i zobowiązań finansowych, a w konsekwencji również ich odrębną prezentację w sprawozdaniu finansowym. Ponadto u.r. zwraca uwagę, że wycena bilansowa rozrachunków z kontrahentami powinna być wykonywana wyłącznie w kwocie wymaganej/wymagającej zapłaty, podczas gdy do wyceny aktywów finansowych i zobowiązań finansowych jednostka może zastosować również inne zasady wyceny, wskazane w ustawie. Takie podejście w polskiej u.r. wynika z tego, że: