Pracodawca może użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego w kontaktach z podwładnymi

Jego zastosowanie ma taki sam skutek jak złożenie podpisu własnoręcznie. Nie można jednak zapominać o warunkach technicznych jego prawidłowego użycia

W dobie pandemii pracodawcy i pracownicy starają się ograniczać do minimum bezpośrednie kontakty. Jednym ze sposobów na to jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (qualified electronic signature, dalej: QES) i wymiana wszelkiej korespondencji drogą elektroniczną. Podpisanie dokumentu za pomocą QES ma taki sam skutek prawny jak podpisanie dokumentu własnoręcznie na kartce papieru. Oznacza to, że w zasadzie wszystkie dokumenty w relacjach pracowniczych, np. umowa o pracę oraz wypowiedzenie umowy o pracę, mogą zostać podpisane elektronicznie, a ich wymiana między stronami może odbywać się również w ten sposób. Co istotne, wiele dokumentów z obszaru prawa pracy nie wymaga dla swej ważności użycia QES. Wystarczające jest bowiem użycie zwykłego podpisu elektronicznego lub po prostu zawarcie oświadczeń woli pracodawcy i pracownika w wiadomości e-mailowej. Dotyczy to np. wniosku urlopowego, oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z regulaminami lub tzw. NDA (non-disclosure agreement), czyli umów o zachowanie poufności, o ile nie zawierają one zakazu konkurencji.