Ważny termin dla przedsiębiorców wpisanych do KRS

Od 1 kwietnia 2025 roku firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku powinny posiadać adres do e-Doręczeń. Składając wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń na biznes.gov.pl przedsiębiorcy muszą pamiętać o kilku kluczowych kwestiach. Jeżeli wniosek składa pełnomocnik, konieczne może być dołączenie pełnomocnictwa lub jego kopii wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej.

E-doręczenia

Obecnie do posiadania aktywnego adresu e-Doręczeń zobowiązane są m.in. urzędy, instytucje publiczne oraz nowopowstające firmy. Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek obejmie kolejną grupę podmiotów: przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r.

Są to podmioty wymienione w art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w tym w szczególności:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółki akcyjne,
• proste spółki akcyjne,
• spółki europejskie,
• spółki jawne,
• spółki komandytowe,
• spółki komandytowo- akcyjne,
• spółki partnerskie,
• spółdzielnie,
• spółdzielnie europejskie,
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej,
• fundacje oraz stowarzyszenia posiadające osobowość prawną – w przypadku, gdy oprócz posiadania wpisu do rejestru stowarzyszeń i fundacji są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (a więc gdy prowadzą działalność gospodarczą).

Jak przedsiębiorca może założyć adres do e-Doręczeń?

Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mogą wnioskować o założenie adresu do e-Doręczeń przez:

1. Biznes.gov.pl - bezpłatny wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń powiązanego z bezpłatną skrzynką w Koncie Przedsiębiorcy na portalu Biznes.gov.pl
2. KRS - wniosek o adres do e-Doręczeń składany razem z wnioskiem o rejestrację lub zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców KRS - ważne! wnioski rejestracyjne i zmianowe w KRS są płatne; adres do e-Doręczeń założony w ten sposób też jest powiązany z bezpłatną skrzynką w Koncie Przedsiębiorcy na portalu Biznes.gov.pl
3. komercyjnego dostawcę - na warunkach oferowanych przez poszczególnych kwalifikowanych dostawców usługi e-Doręczeń.

O czym trzeba pamiętać składając wniosek na Biznes.gov.pl?

Składając wniosek na Biznes.gov.pl, przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą pamiętać o kilku istotnych krokach. Wniosek powinien być podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji lub pełnomocnika. W przypadku składania wniosku przez pełnomocnika, konieczne może być dołączenie odpowiednich dokumentów. Dodatkowo, przedsiębiorca musi wyznaczyć administratora skrzynki do e-Doręczeń, który będzie zarządzał korespondencją.

W przypadku podmiotów wpisanych do KRS:

1. Wniosek muszą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy albo pełnomocnik/ prokurent, który ma umocowanie do złożenia wniosku

Po przejściu przez kreator znajdziesz się na stronie podpisywania dokumentu. Możesz wybrać podpis osobisty, podpis zaufany lub podpis kwalifikowany. Po podpisaniu dokumentu sprawozdania kliknij przycisk „Wyślij”.

Nie musisz podpisać wniosku od razu po przejściu kreatora. Jeśli wniosek ma podpisać kilka osób, możesz zebrać wymagane podpisy i wrócić do kreatora w późniejszym czasie, aby dołączyć i wysłać podpisany dokument. W tym celu skorzystaj z opcji „wiele podpisów”. Po przejściu kreatora, na stronie „Podpis” kliknij przycisk „Wiele podpisów”. System wyświetli ekran umożliwiający popranie dokumentu. Wybierz przycisk „Pobierz dokument” i zapisz plik na dysku. Do podpisu można użyć usługi podpisywania dokumentów Podpisem Zaufanym lub użyć podpisu osobistego oraz podpisu kwalifikowanego. Aby dodać gotowy dokument zaloguj się ponownie do swojego konta Biznes.gov.pl. Dodaj podpisany dokument XML lub XADES. Podpisany dokument musi być dokładnie tym samym, który został pobrany podczas realizacji tej usługi.

2. Jeżeli wniosek składa pełnomocnik, prokurent albo członek organu uprawnionego do reprezentacji, którego uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy wynika z KRS to nie musi dołączać dokumentu pełnomocnictwa

Natomiast w sytuacji gdy to uprawnienie nie wynika z KRS to do wniosku na Biznes.gov należy dołączyć pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę albo kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo profesjonalnego pełnomocnika przedsiębiorcy dowód zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (sprawdź praktyczne informacje na temat opłaty skarbowej) bądź dokument potwierdzający reprezentację albo jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo profesjonalnego pełnomocnika przedsiębiorcy. Wielkość wszystkich plików łącznie nie może przekroczyć 3,7 MB.

3. Przedsiębiorca z KRS musi wyznaczyć administratora skrzynki do e-Doręczeń

Administrator skrzynki to osoba, która obsługuje (zarządza) tą skrzynką. Na adres e-mail administratora przychodzi powiadomienie systemowe z linkiem aktywacyjnym.

Zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje w szczególności:

a) wysyłania i odbierania korespondencji,

b) zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,

c) konfigurowania skrzynki doręczeń;

d) wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji, o których mowa w pkt 1.

Źródło: Ministerstwo Rozwoju i Technologii

Oprac. Katarzyna Bogucka