W jakiej formie można składać wnioski o urlop bezpłatny i wyjście prywatne

Nasi pracownicy korzystają z aplikacji pozwalającej na składanie wniosków urlopowych w formie elektronicznej i to wszystko odkłada nam się w e-teczkach w systemie. Tak samo składają wnioski o urlop bezpłatny. Czy taka praktyka jest prawidłowa, czy jednak urlop bezpłatny powinien być ewidencjonowany w formie pisemnej i archiwizowany w aktach osobowych? W regulaminie pracy mamy zapis o aplikacji. Podobne pytanie dotyczy wniosków w sprawie wyjść prywatnych. Chcielibyśmy je wprowadzić tak, żeby można było je składać w aplikacji, czy jest to możliwe? Pytam, ponieważ wszędzie trafiam na zapisy, że te dwa dokumenty wymagają formy pisemnej.