Czy faktura wystawiona poza KSeF pozwoli na odliczenie VAT?
Pomimo, że przepisy dotyczące obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wejdą w życie dopiero w lutym 2026 r., wiele firm już teraz podejmuje kroki w kierunku wdrożenia e-fakturowania. Podatnicy, mają jednak wątpliwości, co do statusu faktur wystawionych poza systemem przez sprzedawców, którzy powinni dokumentować transakcje fakturami ustrukturyzowanymi. Czy na podstawie takich dokumentów można odliczyć VAT? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 4 marca 2025 r. wyjaśnia, czy jest to możliwe.
Z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej wystąpiła spółka, która jest czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i dystrybucji leków oraz badań i rozwoju nowych produktów farmaceutycznych. Wątpliwości dotyczą kwestii, czy spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych, które wbrew obowiązkowi, zostaną wystawione bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Zgodnie z art. 106ga ust. 1-4 ustawy o VAT, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Przepis ten przewiduje kilka wyjątków od tej zasady. Przykładowo, obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF nie będą objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, czy też podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz posiadający stałe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których będzie wystawiana faktura. Natomiast żaden przepis nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci np. pod kątem posiadania przez sprzedawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (awaria, niedostępność KSeF, inna przyczyna).
W związku z powyższym, w ocenie podatnika, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na rzecz spółki przez dostawców, również w przypadku gdy faktura, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura wystawiona poza KSeF a odliczenie VAT
W interpretacji indywidualnej z dnia 4 marca 2025 r. dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy i uznał, że będzie on uprawniony do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF, wbrew ustawowemu obowiązkowi. Zaznaczył, że prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur jest uzależnione od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT, który określa listę przypadków, które pozbawiają prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przepis ten nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Podkreślił również, że obok fundamentalnych przesłanek takich jak status czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi, najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto, prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.
Prawidłowo wystawiona faktura papierowa, elektroniczna czy ustrukturyzowana pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia VAT. Jej wystawienie bez użycia KSeF nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Oprac. Katarzyna Bogucka
POTRZEBUJESZ POMOCY?
