aktualności

Rejestr zgłoszeń zewnętrznych – jak go utworzyć i prowadzić

Już za nieco ponad miesiąc organy publiczne będą musiały w nim zapisywać sprawy przekazane 
przez sygnalistów. Konieczne jest więc wyznaczenie osoby do prowadzenia tego dokumentu i nadanie 
jej odpowiednich upoważnień

Od 25 grudnia br. organy publiczne będą musiały przyjmować zgłoszenia zewnętrzne. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928; dalej: u.o.s.) nakłada na nie wiele obowiązków w tym zakresie. Jeden z nich to prowadzenie rejestru zgłoszeń zewnętrznych, o czym stanowi art. 46 ust. 1 pkt 1 i 2 u.o.s. Organy mają wiele pytań oraz wątpliwości m.in. dotyczących tego, kto powinien go prowadzić, w jakiej formie, jakie dane powinny się w nim znaleźć, a także kiedy wpisać dane zgłoszenie.

Niezbędna treść

Katalog informacji, jakie musi zawierać rejestr zgłoszeń zewnętrznych, określa art. 46 ust. 3 u.o.s. Dokument ten powinien zawierać:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) datę dokonania zgłoszenia;

5) informację o podjętych działaniach następczych;

6) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 (chodzi o potwierdzenie, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 u.o.s.);

7) datę zakończenia sprawy;

8) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 u.o.s. (tj. gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczące sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawiera istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym);