Kto będzie płatnikiem zasiłków w 2025 roku

30 listopada to ważny termin dla pracodawców i przedsiębiorców. Liczba osób zgłoszonych według stanu na 30 listopada 2024 r. do ubezpieczenia chorobowego zdecyduje kto będzie płatnikiem składek w 2025 roku - pracodawca czy ZUS?

Wypłata zasiłków przez ZUS – jakie dokumenty powinien złożyć pracodawca >>>

Ustalenie liczby ubezpieczonych na 30 listopada

Obowiązek wypłaty zasiłków w kolejnym roku kalendarzowym zależy od liczby ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego według stanu na 30 listopada danego roku. Jeżeli:

• ustalona przez pracodawcę na 30 listopada liczba osób ubezpieczonych przekracza 20, to pracodawca będzie zobowiązany w przyszłym roku do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego,

• płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, to zasiłki z ubezpieczenia chorobowego wypłaci ZUS.

W związku z powyższym, jeżeli 30 listopada 2024 r. płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób, to w 2025 r. będzie także płatnikiem zasiłków. A to oznacza, że będzie zobowiązany do ustalania wysokości i wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Mniejsza liczba osób ubezpieczonych (20 lub mniej) na ten dzień spowoduje, że w kolejnym roku kalendarzowym zasiłki będzie wypłacał ZUS.

Zmniejszenie lub zwiększenie liczby ubezpieczonych po 30 listopada danego roku nie powoduje zmiany płatnika zasiłków. Taka zmiana może nastąpić dopiero w kolejnym roku kalendarzowym.

Płatnicy, którzy rozpoczęli działalność gospodarczą i na 30 listopada 2024 r. nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego, ustalają liczbę ubezpieczonych według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego.

ZUS jako płatnik zasiłków

Jeżeli od 1 stycznia 2025 roku płatnikiem zasiłków będzie ZUS wówczas pracodawca będzie zobowiązany przekazać do ZUS dokumentację stanowiącą podstawę do wypłacenia danego świadczenia, taką, jakiej sam wymagał do ustalenia uprawnień i dokonania wypłaty. Dodatkowo płatnik składek musi wypełnić i przesłać do ZUS zaświadczenie wystawione na druku:

• ZUS Z-3 - w przypadku przekazania wypłaty świadczeń chorobowych pracowników,
• ZUS Z-3a - w przypadku przekazania wypłaty świadczeń chorobowych ubezpieczonych niebędących pracownikami (umowa zlecenia, umowa agencyjna).

Jeżeli pracodawca stracił uprawnienia do wypłaty świadczeń ZUS, a mimo to wypłaci swojemu pracownikowi świadczenie chorobowe, a kwotę tego zasiłku potrąci ze składek, musi wystąpić do ZUS z wnioskiem o wyrażenie zgody na uznanie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA kwoty wypłaconych zasiłków. W tym celu wraz z pismem kierowanym do ZUS z opisem zdarzenia należy przesłać dokumenty, na podstawie których zostało ustalone prawo do zasiłku i dokonano jego wypłaty.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka