Zamknięcie roku w firmie - o czym trzeba pamiętać

Koniec roku to dla przedsiębiorców okres intensywnych prac związanych z zakończeniem roku obrotowego w firmie. Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego należy przeprowadzić szereg czynności, aby rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową i finansową firmy oraz prawidłowo ustalić wynik finansowy.

rachunkowość sprawozdanie

Harmonogram prac księgowych związanych ze sprawozdaniem finansowym za 2024 r. >>>

Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje na dzień kończący dany rok obrotowy. Jednak zanim to nastąpi, jednostka powinna przeprowadzić określone czynności, aby rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową i finansową oraz prawidłowo ustalić wynik finansowy.

Czynności związane z zamknięciem ksiąg rachunkowych można podzielić na cztery etapy.

Etap I – Sprawdzenie kompletności i poprawności ewidencji księgowej

Na początku jednostka powinna sprawdzić, czy prowadzona przez nią ewidencja księgowa jest kompletna i poprawna pod względem formalnym. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Następnie należy przeanalizować, czy zostały ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zapewnienie kompletności i poprawności ksiąg rachunkowych wiąże się m.in. z koniecznością wprowadzenia do nich wszystkich operacji dotyczących danego roku.

Etap II – Inwentaryzacja

W kolejnym etapie jednostka powinna sprawdzić, czy figurujące w księgach rachunkowych stany aktywów i pasywów pokrywają się ze stanem rzeczywistym. W tym celu jednostka dokonuje inwentaryzacji, która powinna zostać przeprowadzona na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Etap III – Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy

Na tym etapie dokonywana jest weryfikacja oraz aktualizacja aktywów i pasywów poprzez ich wycenę na dzień bilansowy. Powinna zostać zapewniona kompletność i współmierność przychodów oraz związanych z nimi kosztów.

Należy także zastanowić się, czy występuje zagrożenie kontynuacji działalności, szczególnie w sytuacjach nadzwyczajnych, takich np. jak pandemia. To pytanie jest jeszcze bardziej zasadne w czasie, gdy największym problemem wielu firm jest uzyskanie przychodów. Wiele firm nie do końca posiada wiedzę, jak będzie wyglądał ich biznes za kilka miesięcy, gdyż nie wie, jak się potoczy sytuacja gospodarcza w kraju i na świecie. W związku z tym jednostki powinny dokładnie przyjrzeć się i dokonać oceny, czy występuje zagrożenie kontynuacji działalności.

W sytuacji gdy założenie kontynuacji działalności przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości nie jest zasadne, zastosowanie ma art. 29 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Przepis ten zobowiązuje do wyceny aktywów po cenach sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych od cen ich nabycia albo kosztów wytworzenia (pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty wartości) oraz do utworzenia rezerwy na przewidywane dodatkowe koszty i straty spowodowane zaniechaniem lub utratą zdolności do kontynuowania działalności.

Etap IV – Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych

Wstępnego zamknięcia ksiąg rachunkowych należy dokonać na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego ten rok. W przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, wstępne zamknięcie ksiąg za 2024 r. powinno nastąpić 31 grudnia 2024 r., nie później niż do 31 marca 2025 r. Na podstawie wstępnie zamkniętych ksiąg sporządzane jest roczne sprawozdanie finansowe. Jednostki mają na to 3 miesiące, licząc od dnia bilansowego. Oznacza to, że jednostka, której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sporządza sprawozdanie finansowe za rok 2024 nie później niż do końca marca 2025 r.

Więcej na ten temat przeczytasz w Poradniku Gazety Prawnej - Sprawozdanie finansowe 2024 >>>