Obsługa zgłoszeń sygnalistów - nowe obowiązki i terminy dla pracodawcy

Od 25 września 2024 roku obowiązują przepisy ustawy o ochronie sygnalistów. Oprócz wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych pracodawcy muszą pamiętać o innych obowiązkach i terminach wynikających z nowych regulacji. W przypadku gdy do firmy wpłynie zgłoszenie od sygnalisty o naruszeniu prawa obowiązkiem pracodawcy jest jego wprowadzenie do rejestru oraz potwierdzenie zgłoszenia sygnaliście w nieprzekraczalnym terminie 7 dni.

Sygnaliści w zakładzie pracy – odpowiedzi na 10 pytań z praktyki >>>

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych – jak go prawidłowo przygotować >>>

Przyjęcie zgłoszenia i wpis do rejestru

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych (art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie sygnalistów). Przyjęcie nowego zgłoszenia od sygnalisty jest równoznaczne z wpisaniem go do rejestru zgłoszeń. Na tym etapie koordynatorzy korzystający z platform do obsługi zgłoszeń nie będą musieli się tym martwić, bo stanie się to automatycznie. Jeśli nie korzystamy z takiego narzędzia, uzupełniamy nasz rejestr zgodnie z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych powinien zawierać następujące dane:

• numer zgłoszenia,
• przedmiot naruszenia prawa lub innej nieprawidłowości, jeśli pracodawca rozszerzył katalog zgłoszeń o dodatkowe kategorie,
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji,
• adres do kontaktu sygnalisty,
• datę dokonania zgłoszenia,
• informację o podjętych działaniach następczych,
• datę zakończenia sprawy.

Administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze jest pracodawca. Dane te oraz wszystkie inne informacje zawarte w rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po roku kalendarzowym, w którym ukończono działania następcze (zakończono sprawę) lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Postępowanie wyjaśniające

Jeżeli po wstępnej analizie zgłoszenia zakwalifikowaliśmy je jako podlegające procedurze zgłoszeń wewnętrznych, to obowiązkiem koordynatorów będzie przeprowadzenie starannego i rzetelnego postępowania wyjaśniającego.

Nie ma przepisów rangi ustawowej, które regulują wewnętrzne postępowania wyjaśniające. Ustawa o ochronie sygnalistów zawiera tylko generalne wytyczne, takie jak: staranność, dbanie o poufność i tajemnicę tożsamości sygnalisty oraz innych osób, które zostały wymienione w zgłoszeniu. Wszelkie ustalenia, które zostaną poczynione w postępowaniu, mają charakter wewnętrzny – przy ewentualnym postępowaniu sądowym zostaną zweryfikowane i sprawdzone.

W każdym postępowaniu wyjaśniającym, które będzie wymagało zaawansowanych czynności niezbędnych do ustalenia stanu faktycznego, prawdopodobnie dojdzie do sytuacji, gdy konieczne będzie przeprowadzenie rozmów wyjaśniających – czy to z samym sygnalistą, czy z potencjalnymi świadkami naruszeń, a na pewno ze wskazanym sprawcą. Dobrą praktyką jest jednak, żeby takie rozmowy odbyły się po tym, jak wykorzysta się wszystkie inne źródła dowodów takie jak np. dokumenty, e-maile, nagrania z monitoringu firmowego czy dowody finansowe.

To, jakie dowody okażą się potrzebne, za każdym razem będzie zależało od wielu czynników, rodzaju naruszenia, specyfiki działalności firmy i jej organizacji wewnętrznej.

W przypadku zamiaru przeprowadzenia rozmowy z sygnalistą:

• nie informujemy, czego będzie ona dotyczyła – zwłaszcza przy rozmowach z potencjalnymi sprawcami naruszeń nie chcemy, żeby przyszli oni na rozmowę z przygotowaną wersją wydarzeń,
• nie informujemy, jeśli nie jest to konieczne, o tym przełożonych pracownika,
• krąg osób, które wiedzą o organizowaniu takiej rozmowy, powinien być, ze względu na konieczność zachowania poufności, ściśle ograniczony,
• miejsce i czas spotkania powinny być, z tych samych względów, przemyślane i uzależnione od wszystkich okoliczności.

Wnioski, konsekwencje i działania naprawcze

Każde zgłoszenie, wykryte naruszenie prawa lub nieprawidłowość oraz sposób przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego należy wnikliwie przeanalizować. Sprawcy naruszeń muszą ponieść konsekwencje i trzeba podjąć działania, żeby przeciwdziałać podobnym przypadkom w przyszłości.

Przykładowe konsekwencje dla sprawców naruszeń prawa wykrytych przez sygnalistów:

• zawiadomienie do organów ścigania,
• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia (tzw. dyscyplinarka) ze względu na ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych lub popełnienie przestępstwa w czasie trwania umowy o pracę,
• rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem ze względu na niezadowalającą jakość pracy, naruszenie obowiązków pracowniczych lub utratę zaufania,
• upomnienie lub nagana.

Wykryte naruszenie musi skutkować wyciągnięciem wniosków i podjęciem działań, które ograniczą ryzyko wystąpienia podobnych sytuacji w przyszłości. W takim przypadku należy:

• poddać analizie istniejące procedury i polityki wewnętrzne oraz wprowadzić do nich wymagane aktualizacje,
• opracować nowe procedury odpowiadające ryzyku wykrytych naruszeń,
• wzmocnić kontrolę w obszarach narażonych na ryzyko naruszenia,
• przeprowadzić audyt.

Na koniec należy przeanalizować całość działań związanych z obsługą zgłoszenia i wyciągnąć wnioski z ewentualnych błędów popełnionych podczas postępowania wyjaśniającego.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka