Zaległy urlop wypoczynkowy - o czym powinni pamiętać pracodawcy

Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Urlop niewykorzystany w tym terminie staje się urlopem zaległym i pracodawca powinien udzielić go najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Nieudzielenie urlopu w tym terminie nie powoduje, że pracownik traci do niego prawo. O czym powinni pamiętać pracodawcy?

Pracodawcy powinni udzielić zaległego urlopu do końca września 2024 r. >>>

Urlopy wypoczynkowe i świadczenia z ZFŚS w pytaniach i odpowiedziach >>>

Zasady udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego

Niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy nie przepada - przechodzi na następny rok jako urlop zaległy. Pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Nieudzielenie przez pracodawcę urlopu zaległego w terminie określonym powyżej stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Typową sytuacją, która powoduje obowiązkowe przesunięcie urlopu, jest czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby. Do przyczyn, które mogą powodować niemożność wykorzystania urlopu w danym roku kalendarzowym, zalicza się również m.in. odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, jak również powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy. Są to obligatoryjne przyczyny przesunięcia urlopu. Przesunięcie to może mieć oczywiście miejsce w ramach bieżącego roku kalendarzowego – wówczas nie ma mowy o powstaniu urlopu zaległego, może również dotyczyć okresu przyszłorocznego – wówczas urlop zaległy siłą rzeczy powstanie.

Powyższa, wydawałoby się prosta, zasada może w praktyce wywoływać wątpliwości. Powstaje pytanie – czy obowiązek udzielenia urlopu zaległego do 30 września oznacza, że pracownik powinien urlop zaległy do końca września wykorzystać?

Wypełnienie obowiązku udzielania urlopu zaległego do 30 września oznacza takie zorganizowanie pracy, aby pracownik mógł najpóźniej w ostatnim dniu września rozpocząć korzystanie z urlopu zaległego. Z przepisów nie wynika wymóg wykorzystania całego urlopu zaległego do końca września. Pracodawca nie postąpi jednak w sposób prawidłowy, gdy 30 września zaakceptuje wniosek urlopowy w sprawie wykorzystania urlopu zaległego, a faktycznie termin wykorzystania urlopu przypadnie przykładowo pod koniec października lub w listopadzie.

Wystąpienie urlopu zaległego może powodować wątpliwości w zakresie sposobu jego udzielania. Pojawia się pytanie – czy urlop taki powinien być planowany razem z nabywanym od 1 stycznia każdego roku nowym urlopem wypoczynkowym? Przepisy nie rozstrzygają powyższej wątpliwości.

Uwzględniając jednak brak szczególnych zasad w zakresie udzielania urlopu zaległego (z wyjątkiem dopuszczalnego granicznego terminu jego udzielania) należy uznać, że urlop zaległy powinien być udzielany na podstawie planu urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem, w sytuacji gdy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu.

W praktyce może powstać wątpliwość w zakresie dopuszczalności podziału urlopu zaległego na części. Wątpliwość ta wynika z faktu, że w typowych przypadkach urlop zaległy nie jest pełną pulą dni urlopu z roku poprzedniego. Urlop zaległy to z reguły pojedyncze dni, lecz nie można wykluczyć ich większej liczby, co może wynikać z przyczyny uniemożliwiającej wykorzystanie urlopu w roku bieżącym, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Uwzględniając brak specyficznych zasad dotyczących podziału urlopu zaległego na części można uznać, że urlop taki jak najbardziej może być podzielony na części na takich samych zasadach jak urlop bieżący. Z oczywistych względów trudno wymagać, aby podział urlopu zaległego uwzględniał 14 dni nieprzerwanego wypoczynku.

Wynikające z przepisów zobowiązanie pracodawcy do udzielenia urlopu zaległego najpóźniej do końca września nie oznacza, że w każdym przypadku powyższy obowiązek będzie mógł być zrealizowany. Tak jak w przypadku urlopu bieżącego, również termin wykorzystania urlopu zaległego będzie mógł być skorygowany. W przypadku urlopu zaległego należy pamiętać, że podstawą jego nieterminowego udzielenia nie może być wniosek pracownika ani szczególne potrzeby pracodawcy.

Urlop zaległy nie przepada

Nie można także mówić o udzieleniu i wykorzystaniu zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie wynikającym z Kodeksu pracy w przypadku wystąpienia obligatoryjnych przyczyn uzasadniających przesunięcie urlopu wypoczynkowego, o których była już mowa wyżej.

Gdy bez względu na okoliczności doszło do nieudzielenia zaległego urlopu do końca września, należy uznać, że urlop zaległy nie przepada. Nie ma bowiem przepisów, które łączyłyby skutek w postaci przepadku prawa do zaległego urlopu z nieterminowym jego udzieleniem. Obowiązkiem pracodawcy jest wówczas zapewnienie, aby nieudzielony do końca września urlop zaległy został przez pracownika wykorzystany, jak tylko ustanie przyczyna, która spowodowała brak możliwości udzielenia urlopu zaległego zgodnie z przepisami.

Zaległy urlop na żądanie

Nie można wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik z różnych względów nie wykorzysta przysługującego mu urlopu w pełnym wymiarze w danym roku kalendarzowym, w tym nie skorzysta z urlopu na żądanie. W takim przypadku pracodawca może mieć wątpliwość, czy częścią urlopu zaległego przechodzącego na rok kolejny jest również niewykorzystany urlop na żądanie.

Urlop na żądanie wchodzi w zakres wymiaru urlopu należnego pracownikowi na dany rok kalendarzowy. Może to dawać wrażenie, że przechodzi na kolejny rok również jako urlop na żądanie. Należy zatem podkreślić, że dni urlopu na żądanie niewykorzystane w roku bieżącym nie przepadają, jednak przechodzą na kolejny rok już jako zwykły urlop zaległy, którego nie można wykorzystać na żądanie.

Należy pamiętać, że obowiązek udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego nie dotyczy urlopu na żądanie (art. 168 Kodeksu pracy). Jednak zdaniem części ekspertów niewykorzystany przez pracownika urlop na żądanie staje się normalnym urlopem zaległym, który powinien być pracownikowi udzielony do 30 września kolejnego roku.

Inne stanowisko w tym zakresie zajęła Państwowa Inspekcja Pracy w piśmie z 7 kwietnia 2008 r. (GPP-110-4560-170/08/PE). Zdaniem PIP pracodawca nie może żądać od pracownika wykorzystania w tym terminie dni niewykorzystanego urlopu za poprzedni rok, które miały charakter dni urlopu na żądanie (4 dni w roku). Takie dni powinny być, zdaniem PIP, wykorzystane łącznie z urlopem za kolejny rok na ogólnych zasadach. Pracodawca może zatem odmówić pracownikowi, który w poprzednim roku nie wykorzystał żadnego dnia urlopu na żądanie, udzielenia 4 dni zaległego urlopu w terminie do końca września kolejnego roku.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka