Ochrona sygnalistów - nowe obowiązki dla księgowych i doradców podatkowych

Wdrożenie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów to kolejny obowiązek dla doradców podatkowych i księgowych. Jako podmioty działające w branży usług finansowych muszą wprowadzić procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, niezależnie od liczby zatrudnianych osób. Nawet księgowi, którzy samodzielnie świadczą swoje usługi, również muszą wdrożyć procedurę wewnętrzną – wynika z odpowiedzi dwóch ministerstw na pytanie DGP.

Pracodawcy będą musieli wdrożyć nowe procedury związane z ochroną sygnalistów >>>

Sygnalista – nowa procedura krok po kroku >>>

Obowiązek wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów

25 września 2024 roku wejdą w życie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), która implementuje do polskiego systemu prawnego Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nowe przepisy będą stosować pracodawcy zarówno z sektora prywatnego jak i publicznego, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób. Limit ten nie będzie miał zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Doradcy podatkowi i księgowi będą musieli wdrożyć nowe regulacje niezależnie od liczby zatrudnianych osób.

W odpowiedzi na pytanie DGP Ministerstwo Finansów, nawiązało wprost do obowiązków wynikających z ustawy AML: „Na podstawie art. 53 ustawy AML instytucje obowiązane, wymienione w art. 2 ust. 1 ustawy AML, mają obowiązek opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu”. Resort finansów podkreślił również, że obowiązek opracowania i wdrożenia procedury jest bezwzględny, tj. nie jest w tym przypadku zależny od liczby zatrudnionych przez instytucję pracowników. W związku z tym do podmiotów tych nie ma zastosowania art. 24 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów. Takie samo stanowisko zajął również resort pracy, zaznaczając, że obowiązek utworzenia kanału zgłoszeń wewnętrznych przez ten podmiot jest niezależny od liczby osób wykonujących pracę na jego rzecz.

Procedura i rejestr zgłoszeń

Ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje do udostępnienia kanałów umożliwiających pracownikom poufne zgłaszanie naruszeń. Takie systemy sygnalizowania mają ułatwić diagnozowanie nieprawidłowości i pomóc eliminować niezgodne z prawem działania. Dlatego istotne będzie opracowanie procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i precyzyjne określenie zasad ich przyjmowania. 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być tak skonstruowana, aby zapewnić ochronę tożsamości sygnalisty, a także osoby której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności będzie dotyczyła informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać m.in.:

• jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych
• jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych,
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,,
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania,
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.

Zgodnie z przepisami ustawy, podmioty zobowiązane będą również do prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, gdzie gromadzone będą dane sygnalisty, informacje o zgłoszeniu, a także o podjętych działaniach następczych. Informacje te muszą być przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Kiedy wdrożyć procedurę w firmie

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wejdą w życie 25 września 2024 roku - po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, dla których przewidziano termin 6 miesięczny. Wdrożenie procedury wymaga jednak przeprowadzenia konsultacji, które powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

W związku z czym pojawiają się wątpliwości czy procedurę zgłoszeń wewnętrznych można wprowadzić w firmie przed wejściem w życie ustawy. Jakie stanowisku w tej sprawie zajął resort pracy?

Czy można wdrożyć wewnętrzne procedury zgłoszeń naruszeń prawa przez sygnalistów przed wejściem w życie ustawy – stanowisko MRPiPS >>>

Podmioty, które nie wprowadzą we wskazanym terminie wymaganych procedur lub będą utrudniać sygnalistom dokonanie zgłoszenia naruszeń prawa narażają się na odpowiedzialność karną.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka

Informacje MF i MRPiPS udzielone w odpowiedzi na pytanie DGP pochodzą z artykułu - Sygnaliści. Żaden księgowy ani doradca nie uniknie obowiązków >>>