Aktualność
Ochrona sygnalistów - nowe obowiązki dla księgowych i doradców podatkowych
Wdrożenie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów to kolejny obowiązek dla doradców podatkowych i księgowych. Jako podmioty działające w branży usług finansowych muszą wprowadzić procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, niezależnie od liczby zatrudnianych osób. Nawet księgowi, którzy samodzielnie świadczą swoje usługi, również muszą wdrożyć procedurę wewnętrzną – wynika z odpowiedzi dwóch ministerstw na pytanie DGP.
Pracodawcy będą musieli wdrożyć nowe procedury związane z ochroną sygnalistów >>>
Sygnalista – nowa procedura krok po kroku >>>
Obowiązek wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów
25 września 2024 roku wejdą w życie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), która implementuje do polskiego systemu prawnego Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nowe przepisy będą stosować pracodawcy zarówno z sektora prywatnego jak i publicznego, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób. Limit ten nie będzie miał zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Doradcy podatkowi i księgowi będą musieli wdrożyć nowe regulacje niezależnie od liczby zatrudnianych osób.
Zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów próg zatrudnienia nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.
W odpowiedzi na pytanie DGP Ministerstwo Finansów, nawiązało wprost do obowiązków wynikających z ustawy AML: „Na podstawie art. 53 ustawy AML instytucje obowiązane, wymienione w art. 2 ust. 1 ustawy AML, mają obowiązek opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu”. Resort finansów podkreślił również, że obowiązek opracowania i wdrożenia procedury jest bezwzględny, tj. nie jest w tym przypadku zależny od liczby zatrudnionych przez instytucję pracowników. W związku z tym do podmiotów tych nie ma zastosowania art. 24 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów. Takie samo stanowisko zajął również resort pracy, zaznaczając, że obowiązek utworzenia kanału zgłoszeń wewnętrznych przez ten podmiot jest niezależny od liczby osób wykonujących pracę na jego rzecz.
Procedura i rejestr zgłoszeń
Ustawa o ochronie sygnalistów zobowiązuje do udostępnienia kanałów umożliwiających pracownikom poufne zgłaszanie naruszeń. Takie systemy sygnalizowania mają ułatwić diagnozowanie nieprawidłowości i pomóc eliminować niezgodne z prawem działania. Dlatego istotne będzie opracowanie procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i precyzyjne określenie zasad ich przyjmowania.
Zgłoszenie wewnętrzne to jedna z trzech form (zgłoszenie zewnętrzne, ujawnienie publiczne) zgłaszania naruszeń przez sygnalistę, która polega na poinformowaniu o naruszeniu podmiotu prawnego, którego sygnalista jest pracownikiem lub pozostaje z nim w innych relacjach o charakterze zarobkowym.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być tak skonstruowana, aby zapewnić ochronę tożsamości sygnalisty, a także osoby której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności będzie dotyczyła informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać m.in.:
- jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych
- jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych,
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,,
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania,
- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
Zgodnie z przepisami ustawy, podmioty zobowiązane będą również do prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, gdzie gromadzone będą dane sygnalisty, informacje o zgłoszeniu, a także o podjętych działaniach następczych. Informacje te muszą być przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Kiedy wdrożyć procedurę w firmie
Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wejdą w życie 25 września 2024 roku - po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, dla których przewidziano termin 6 miesięczny. Wdrożenie procedury wymaga jednak przeprowadzenia konsultacji, które powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
W związku z czym pojawiają się wątpliwości czy procedurę zgłoszeń wewnętrznych można wprowadzić w firmie przed wejściem w życie ustawy. Jakie stanowisku w tej sprawie zajął resort pracy?
Zdaniem resortu pracy, działania zmierzające do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych trzeba podjąć już przed wejściem w życie ustawy. Ministerstwo zwróciło uwagę, że 3 miesięczny okres vacatio legis między publikacją ustawy a jej wejściem w życie to czas, kiedy podmioty obowiązane do wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów mogą już podjąć działania zmierzające do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Takie stanowisko w tej sprawie zajęło MRPiPS w odpowiedzi na pytanie redakcji.
Podmioty, które nie wprowadzą we wskazanym terminie wymaganych procedur lub będą utrudniać sygnalistom dokonanie zgłoszenia naruszeń prawa narażają się na odpowiedzialność karną.
art. 1, art. 3–4, art. 6, art. 11–14, art. 23– 29, art. 54–59 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928)
Opracowanie: Katarzyna Bogucka
Informacje MF i MRPiPS udzielone w odpowiedzi na pytanie DGP pochodzą z artykułu - Sygnaliści. Żaden księgowy ani doradca nie uniknie obowiązków >>>
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right