Jak sporządzić informację o warunkach zatrudnienia

Informacja o warunkach zatrudnienia to dokument, który zawiera najważniejsze informacje dotyczące zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca powinien przekazać pracownikowi informację w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Od 26 kwietnia 2023 r. znacznie rozbudowany został zakres danych, które powinien uwzględnić pracodawca. Zmieniona została także forma przekazania takiej informacji. Na co zwrócić uwagę przygotowując informacje dla pracownika?

praca, biznes, umowa o pracę, rozwiązanie umowy o pracę, wypowiedzenie, pracownik, pracodawca

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników 2025 »»»

Co powinna zwierać informacja?

Po zmianach przepisów Kodeksu pracy od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca powinien poinformować pracownika, w formie papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż określone w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym jest objęty pracownik, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwach takich organów lub instytucji,
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej, przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ponadto, pracodawca ma obowiązek poinformować, w formie papierowej lub elektronicznej, pracownika, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia go do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy, oraz ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę (nie dotyczy to przypadku, w którym to pracownik wybiera instytucję zabezpieczenia społecznego).

Natomiast informacja o zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę jest podawana tylko w razie wykonywania przez pracownika pracy zmianowej.

Informacja o składnikach wynagrodzenia dotyczy tylko tych składników, które wynikają z przepisów prawa pracy, postanowień regulaminów czy układów zbiorowych pracy.

Informacja o zasadach ustalania i przyznawania płatnego urlopu odnosi się m.in. do: ustalania długości urlopu wypoczynkowego, zasady wykorzystania urlopu wypoczynkowego w roku bieżącym i terminu wykorzystania urlopu zaległego, urlopu na żądanie.

Wymienione informacje mogą być przekazywane wcześniej, przed nawiązaniem stosunku pracy (dotyczy to w szczególności informacji w zakresie przerw w pracy, zasad przechodzenia ze zmiany na zmianę czy przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności – jeśli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy). Informacje te dotyczą czasu pracy, a zatem pracodawca, który dopuści pracownika do pracy bez poinformowania go o tych warunkach zatrudnienia, będzie musiał wziąć na siebie ryzyko jego niezastosowania się do zasad obowiązujących w zakładzie pracy, a pracownik nie poniesie z tego tytułu negatywnych konsekwencji.

Długość okresu wypowiedzenia zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, natomiast długość urlopu wypoczynkowego – od ogólnego stażu pracy pracownika. W związku z tym jeżeli nie będzie możliwe określenie wymiaru urlopu wypoczynkowego w terminie przekazywania pracownikowi informacji, pracodawca poinformuje go o procedurach przyznawania i ustalania tego urlopu. Jeśli nie będzie możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dniu przekazywania pracownikowi omawianej informacji, pracodawca poinformuje go o sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia.

W jakiej formie przekazać informację pracownikowi

Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia może nastąpić przez wskazanie, w postaci papierowej lub elektronicznej, odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli te warunki zatrudnienia zostały uregulowane w przepisach. Informacje o warunkach zatrudnienia można również podać w sposób bardziej wyczerpujący w formie opisowej.

Aktualizacja informacji - wytyczne resortu pracy

W stanowisku z 30 stycznia 2024 r. wydanym dla DGP Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odpowiedziało na dwa pytania dotyczące informacji o warunkach zatrudnienia – jedno dotyczące treści informacji, a drugie – zasad jej aktualizowania.

Zgodnie z art. 29 § 3³ Kodeksu pracy pracodawca musi poinformować pracownika o zmianach w warunkach pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej. Przekazanie informacji ma nastąpić niezwłocznie, ale nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.

W odpowiedzi udzielonej DGP Ministerstwo wyjaśnia, że "W przypadku gdy zmiana warunków zatrudnienia, o których mowa w ww. przepisie, następuje w okresie usprawiedliwionej nieobecności pracownika spowodowanej np. chorobą pracownika, korzystaniem przez niego z jednego z urlopów związanym z rodzicielstwem, czy też z urlopu bezpłatnego, wydaje się, że nie ma przeszkód prawnych, aby poinformowanie pracownika o zmienionych warunkach zatrudnienia nastąpiło w dniu powrotu pracownika z urlopu."

Ministerstwo doprecyzowało również, że w informacji o warunkach zatrudnienia należy ująć także składniki o charakterze jednorazowym tj. odprawę emerytalno-rentową, co potwierdza dotychczasowe stanowisko PIP w tej kwestii.

Opracowanie: Katarzyna Bogucka