Interpretacja indywidualna z dnia 18 sierpnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.208.2023.6.AW

Dotyczy kwestii odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego i stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej wpłynął 2 czerwca 2023 r. Uzupełnili go Państwo dwoma pismami, które wpłynęły kolejno: 27 lipca 2023 r. i 9 sierpnia 2023 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

(...) sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami VAT, spełniającymi wymogi określone w przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2022 poz. 931 t. j. ze zmian.; dalej: „ustawa o VAT”) oraz innymi podobnymi dokumentami (np. paragonami, biletami; dalej łącznie jako: „Dokumenty”).

Wydatki potwierdzone Dokumentami są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie obejmują kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2022 poz. 2587 t. j. ze zm.; dalej: „ustawa o CIT”) oraz dotyczą zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, w sytuacjach niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT (dalej: „Wydatki”).

Spółka otrzymuje od kontrahentów Dokumenty zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Spółka rozpoznaje Wydatki potwierdzone Dokumentami jako koszty uzyskania przychodów - jeżeli zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Z kolei w przypadku Dokumentów dokumentujących zakupy towarów lub usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, Spółka odlicza również podatek VAT naliczony wykazany na tych Dokumentach.

W ramach prowadzonej przez Spółkę polityki wszystkie odbierane przez nią papierowe Dokumenty są w trakcie księgowania skanowane oraz umieszczane w tym samym systemie księgowym - (...) - w postaci skanów w formacie PDF. Oprócz tego, Spółka przechowuje wspomniane dokumenty papierowe w tradycyjnej formie.

W celu uproszczenia obiegu Dokumentów, minimalizacji kosztów związanych z ich archiwizacją oraz usprawnienia procesu dostępu do Dokumentów, Spółka zamierza zrezygnować z archiwizacji Dokumentów w formie papierowej na rzecz ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Procedura przechowywania papierowych Dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

 1. Dane z Dokumentów papierowych są/będą wprowadzane do systemu przez przeszkolonego w tym celu pracownika Spółki oraz są/zostaną opatrzone indywidualną nazwą.

 2. Przy księgowaniu Dokumentu w systemie księgowym Spółki, pracownik Spółki skanuje/będzie skanować Dokument. Pracownik Spółki odpowiada za wprowadzenie do systemu księgowego Spółki czytelnego oraz kompletnego skanu Dokumentu. Pracownik Spółki każdorazowo weryfikuje skan Dokumentu pod kątem księgowym, w szczególności porównuje, czy dane zawarte w skanie Dokumentu odpowiadają wszystkim danym zawartym na oryginale Dokumentu (w formie papierowej).

 3. Po weryfikacji skanu Dokumentu przez pracownika Spółki, dany Dokument jest/będzie księgowany i archiwizowany w systemie księgowym Spółki w odpowiednim okresie rozliczeniowym, w tym dla celów podatkowych - jako podstawa do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu i odliczenia VAT (w przypadku faktur). Skan Dokumentu stanowi/będzie stanowić załącznik do danego księgowania w systemie księgowym (...).

 4. Po zeskanowaniu, obrazy Dokumentów papierowych przechowywane są/będą w formacie pliku PDF (tj. w formacie elektronicznym uniemożliwiającym ingerencję w treść Dokumentów). Wszystkie dane wprowadzone do systemu księgowego Spółki (w tym skany Dokumentów) są/będą przechowywane na serwerze.

 5. Po zeskanowaniu danego Dokumentu nie jest/nie będzie możliwe dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści - skan pozostanie dokładną kopią elektroniczną Dokumentu papierowego.

 6. Spółka ma/będzie miała możliwość swobodnego wydruku skanów Dokumentów i zapisania ich na nośniku danych w każdym czasie. Jednakże dostęp do skanów Dokumentów jest/będzie ograniczony jedynie do kręgu osób, które będą zajmowały się danym rodzajem spraw.

 7. Ustawienia systemowe uniemożliwiają/uniemożliwiać będą usuwanie skanów wprowadzanych Dokumentów, za wyjątkiem uprawnień administratora niezbędnych do prawidłowego nadzorowania funkcjonowania systemu.

 8. Po weryfikacji przez pracownika Spółki Dokumentów wprowadzonych w wersji elektronicznej - w szczególności w zakresie zasadności ich poniesienia - i ich zaksięgowaniu i zarchiwizowaniu w systemie księgowym Spółki, Dokumenty te (w oryginalnej, papierowej postaci) będą podlegać zniszczeniu (pracownicy Spółki będą upoważnieni do ich zniszczenia). Dokumenty są/będą przechowywane elektronicznie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania, zeskanowania i umieszczenia w systemie księgowym Spółki do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za okres, w którym na ich podstawie Spółka rozpoznała/rozpozna koszt uzyskania przychodów/odliczy podatek VAT.

Wyżej opisana, obowiązująca w Spółce procedura ewidencjowania Wydatków objętych Dokumentami zapewnia/będzie zapewniać autentyczność pochodzenia Dokumentów, rozumianą jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Elektroniczna forma Dokumentów gwarantuje zachowanie integralności (nienaruszalności) treści oraz czytelności takiej, jak w przypadku Dokumentu w formie papierowej.

Zachowana jest/zostanie również poufność Dokumentów oznaczająca, że dane nie będą w sposób niedozwolony przekazywane osobom niebędącym do tego upoważnionym lub upubliczniane.

Dane wprowadzone do systemu księgowego Spółki (tym skany Dokumentów) i przechowywane na serwerze są/będą odpowiednio zabezpieczone przed wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z ich utratą. Ponadto system księgowy Spółki gwarantuje ciągłość cech eksploatacyjnych w czasie wymaganym do przechowywania Dokumentów. Dostęp do danych jest/będzie ograniczony w sposób zapewniający zabezpieczenie Dokumentów przed nieupoważnionym dostępem do znajdujących się na nim danych osobom trzecim.

Systematycznie są/będą tworzone backupy (kopie zapasowe) systemu księgowego Spółki (w tym zeskanowanych Dokumentów) na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach danych w taki sposób, aby informacje na nich zawarte przetrwały wymagany okres archiwizacji.

Nie jest/nie będzie możliwe dokonywanie zmian w elektronicznej formie Dokumentu, ponieważ sposób wprowadzania oraz przechowywania Dokumentów w systemie księgowym Spółki ma uniemożliwić modyfikację danych, a wysoka jakość urządzeń skanujących Dokumenty ma zagwarantować wyraźny odczyt danych na skanie Dokumentu.

Archiwizowane skany Dokumentów są/będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich szybkie odszukanie. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, jest/będzie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych w opisany powyżej sposób Dokumentów. Dokumenty te mogą/będą mogły być udostępniane organom zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług

Czy na podstawie faktur potwierdzających poniesienie Wydatków - dotyczących zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, w sytuacjach niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT - przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w niniejszym wniosku, Spółka jest/będzie miało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego na tych fakturach?

Państwa stanowisko w sprawie (w zakresie podatku od towarów i usług)

W ocenie Spółki, na podstawie faktur potwierdzających poniesienie Wydatków, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w niniejszym wniosku, Spółka ma/będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego na tych fakturach.

a) Przechowywanie faktur:

Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Cytowana regulacja jest jedyną, która nawiązuje w sposób bezpośredni do kwestii procedur związanych z przechowywaniem faktur przez podatników. Wskazać przy tym należy, że warunki stawiane przez ustawodawcę w tym zakresie ograniczają się do konieczności:

- przechowywania faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

- zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur,

- zapewnienia integralności treści faktur oraz

- zapewnienia czytelności tych faktur

- od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (w podziale na okresy rozliczeniowe).

W związku z powyższym, z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika, w ocenie Spółki, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Przepisy wymagają jedynie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności oraz przechowywana ich w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnienia łatwego odszukiwania poszczególnych faktur - od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowanie w art. 106m ustawy o VAT.

Zgodnie z tym przepisem:

- podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury,

- przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

- przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura,

- autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zarchiwizowanie Dokumentów (faktur) w sposób przedstawiony przez Spółkę w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego zapewni integralność ich treści (nie będzie możliwe dokonywanie żadnych modyfikacji danych, które powinna zawierać faktura) oraz autentyczność ich pochodzenia. Jednocześnie, dzięki odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do skanowania faktur, pozostaną one czytelne przez cały okres ich przechowywania.

W świetle przywołanego art. 112a ustawy o VAT, należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Warunki, które należy spełnić, czyli zapewnienie autentyczności, integralności treści i czytelności faktur, są/będą w omawianym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym spełnione. Niedostępność formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Tym samym metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej opisana w niniejszym wniosku pozostaje w zgodzie z dyspozycją przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy VAT.

b) Prawo do odliczenia podatku naliczonego:

Spółka stoi na stanowisku, że ma/zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dotyczących Wydatków, w przypadku przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie zaś do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 i 2).

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tj.:

1. powstał obowiązek podatkowy,

2. faktura została otrzymana,

3. odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

4. towary lub usługi, w zawiązku z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Wszystkie te warunki są/będą spełnione w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym.

Ustawodawca umożliwił podatnikom odliczenie podatku naliczonego (w określonych terminach), pod warunkiem spełnienia przez nich zarówno tzw. przesłanek pozytywnych to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT - które w analizowanej sytuacji nie występują. Odliczenie VAT nie jest natomiast uzależnione od formy przechowywania faktur tj. od tego czy faktury są przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, konkretna forma przechowywania faktur nie jest warunkiem nabycia czy realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury są/będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej w niniejszym wniosku procedury, to dają/będą dawały Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego (przy spełnieniu ogólnych - wskazanych powyżej - warunków do odliczenia VAT), niezależnie od okoliczności, że pierwotne faktury papierowe będą już niedostępne (zostaną zniszczone).

Należy więc, zdaniem Spółki, przyjąć, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego - o ile tylko zostaną spełnione materialne warunki do odliczenia VAT.

W szczególności należy podkreślić, że przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania faktur, w tym faktur dokumentujących dokonane przez podatnika zakupy, w takiej samej formie w jakiej zostały one temu podatnikowi wysłane lub udostępnione. Ustawodawca, regulując obowiązek przechowywania faktur, nie zastrzegł, że postać w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres przechowywania faktur. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Uznać w związku z tym należy, że jeżeli otrzymane przez podatnika faktury w formie papierowej, przechowywane w formie elektronicznej (skan), będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, to będą upoważniały do odliczenia podatku naliczonego, niezależnie od tego, że pierwotna forma papierowa faktury nie będzie się już znajdowała w posiadaniu podatnika. Każdorazowo powinny być przy tym zachowane wymogi w zakresie przechowywania faktur określone w art. 112a ustawy o VAT, który to przepis nie przesądza jednak w jakiej formie (papierowej czy elektronicznej) faktury powinny być przechowywane, pozostawiając podatnikowi swobodę decyzji w tym względzie - także decyzji o przechowywaniu faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

W świetle powyższego należy przyjąć, że Spółka ma/będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego na fakturach potwierdzających poniesienie Wydatków, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w niniejszym wniosku.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone także przez organy podatkowe w licznych indywidualnych interpretacjach podatkowych, w tym m.in. w:

- interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 27 marca 2023 r. sygn. 0111-KDIB1-2.4010.166.2019.9.DP,

- interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 28 kwietnia 2023 r. sygn. 0111-KDIB3- 1.4012.140.2023.4.MSO,

- interpretacji indywidualnej z dnia 21 kwietnia 2023 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.187.2023.l.PRM,

- interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 20 marca 2023 r. sygn. 0111-KDIB1-3.4010.477.2019.11.PC,

- interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 20 stycznia 2023 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.433.2019.11.SP,

- interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 30 grudnia 2022 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

 1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem; sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

 2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

 3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

 4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

 1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

 2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

 3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach potwierdzających poniesienie Wydatków - dotyczących zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, w sytuacjach niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w niniejszym wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że:

obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

b) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zgodnie z opisem sprawy, jesteście Państwo polskim rezydentem, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. Wskazujecie Państwo, że nabywane towary i usługi, dokumentowane dokumentami zakupowymi będą służyć czynnościom opodatkowanym. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, nie dokonacie Państwo obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z dokumentu.

Z opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika, że prowadzicie Państwo działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT i jesteście Państwo czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Otrzymujecie Państwo od kontrahentów faktury VAT oraz inne dokumenty, np. paragony, zarówno w formie elektronicznej jak i w formie papierowej. W przypadku Dokumentów potwierdzających zakupy towarów lub usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, odliczacie Państwo podatek VAT naliczony wykazany na tych Dokumentach. W celu uproszczenia obiegu Dokumentów, minimalizacji kosztów związanych z ich archiwizacją oraz usprawnienia procesu dostępu do Dokumentów, zamierzacie Państwo zrezygnować z archiwizacji Dokumentów w formie papierowej na rzecz ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy zachowacie Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach potwierdzających poniesienie Wydatków - dotyczących zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT w sytuacjach niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT - przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany we wniosku.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak Państwo wskazali, przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów i mogą/będą mogły być udostępniane organom zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W konsekwencji, mają/będziecie Państwo mieli prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach potwierdzających poniesienie Wydatków - dotyczących zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT w sytuacjach niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT - przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany we wniosku.

Tym samym Państwo stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

- stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym,

- zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zadanego pytania), w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Państwo, w treści składanego wniosku, kształtujecie jego zakres przedmiotowy. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny/zdarzenia przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, jak również w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji wskazać należy, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych oraz konkretnych stanów prawnych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), ul. (…).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259, ze zm. dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa