Interpretacja indywidualna z dnia 20 stycznia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.433.2019.11.SP

Ustalenie czy posiadanie elektronicznych dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

1)ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 8 października 2019 r. (data wpływu 11 października 2019 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 18 grudnia 2020 r., sygn. akt III SA/Wa 975/20,

2)stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia czy posiadanie elektronicznych dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 października 2019 r. wpłynął Państwa wniosek z 8 października 2019 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie ustalenia czy posiadanie elektronicznych dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. S.A. S.K.A. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest polskim podmiotem, prowadzącym działalność gospodarczą w sektorze paliw ciekłych na terenie Polski, a także całej Europy. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, zarejestrowanym dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W związku z dokonywanymi dostawami towarów, po stronie Spółki zachodzi obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT i CIT oraz wystawienia i przesłania nabywcy towarów faktury potwierdzającej sprzedaż.

Również z tytułu nabywanych towarów i usług Spółka otrzymuje szereg faktur zakupowych w formie papierowej oraz elektronicznej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. Oprócz faktur Spółka otrzymuje inne niż faktury dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków tj. m.in. paragony, rachunki lub inne dowody.

W przyszłości w odniesieniu do faktur oraz innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków otrzymanych w formie papierowej, planowane jest skanowanie ich do pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie pdf.), który będzie umieszczany na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych dokumentów. Zeskanowane faktury oraz inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w formacie pdf. będą przez Spółkę przechowywane w formie elektronicznej. Dokumenty w formacie pdf. będą dokumentami nieedytowalnymi. Jednocześnie wersja papierowa oryginalnej faktury zakupowej lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku ma być niszczona, aby nie dublować posiadanej dokumentacji. Pliki elektroniczne zawierające skany faktur zakupowych i innych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów w formacie pdf. będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

Również otrzymywane faktury w formie elektronicznej nie będą przez Spółkę drukowane, ale będą podlegały archiwizacji w formie elektronicznej.

Spółka, jako podmiot prowadzący działalność na rynku paliw w zakresie handlu międzynarodowego, poza fakturami sprzedaży uzyskuje dodatkowo dokumenty, których posiadanie jest koniecznie w celu udokumentowania prawa do stosowania stawki 0% podatku VAT, w stosunku do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (dalej: „WDT”).

Na dokumenty te składają się:

a)międzynarodowe dokumenty CMR, które potwierdzają zawarcie i wykonanie umowy przewozu, oraz określają dokładnie warunki jego realizacji; oraz

b)Faktura sprzedaży;

c)Dokument magazynowy wydania ze składu podatkowego lub inny dokument potwierdzający wydanie towarów ze składu podatkowego;

d)Dokument akcyzowy ,,e-AD” (ewentualnie dokument zastępujący e-AD, gdy system jest niedostępny)

e)Wiadomości e-mail od kontrahenta potwierdzającej otrzymanie towarów wynikających z wykazu faktur dokumentujących dostawy zrealizowane w danym miesiącu.

W związku z ilością otrzymywanych przez Wnioskodawcę dokumentów, przechowywanie ich w formie fizycznej stanowi dla Spółki trudność, ze względu na ilość koniecznego do poświęcenia miejsca i czasu pracy pracowników, które to są niezbędne do bezpiecznego składowania otrzymywanych listów przewozowych i innych dokumentów. Z tego względu Spółka planuje archiwizowanie dokumentów otrzymywanych w formie papierowej oraz elektronicznej na serwerze w formie elektronicznej. Podobnie jak w przypadku faktur, powyższe dokumenty w formie papierowej będą skanowane do pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie pdf), który będzie umieszczany na serwerze Spółki. Dokumenty w formacie pdf. będą dokumentami nieedytowalnymi. Jednocześnie wersja papierowa ma być niszczona, aby nie dublować posiadanej dokumentacji. Pliki elektroniczne zawierające skany dokumentów potwierdzających dostawę towaru do odbiorcy w formacie pdf. będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie i przyporządkowanie do faktur których dotyczą, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów.

Tak przygotowane faktury oraz dokumenty przewozowe i inne dowody, potwierdzające prawo do zastosowania stawki 0% podatku VAT, przeznaczone są wyłącznie do odczytu, niemożliwe jest nanoszenie na nie zmian.

Spółka wskazuje również, że z dniem 1 stycznia 2020 r. wejdą w życie przepisy Rozporządzenia Rady (UE) 2018/1911 z dnia 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie (UE) 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi.

Rozporządzenie UE zmienia obowiązki dokumentacyjne w zakresie zastosowania preferencyjnej stawki VAT Zmiany opierają się na wprowadzeniu dwóch grup dokumentów, które mają być akceptowane jako dowód wysyłki lub transportu:

1)dokumenty odnoszące się do wysyłki lub transportu towarów (podpisany list przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy lub faktura od przewoźnika towarów);

2)dokumenty nieodnoszące się do wysyłki (polisa ubezpieczeniowe, dokumenty bankowe, dokumenty urzędowe wydane przez organ władzy publicznej, poświadczenie odbioru).

Również po wejściu w życie powyższych zmian, Spółka zamierza przechowywać dokumenty CMR oraz oświadczenia kontrahentów lub nabywców, potwierdzające, że określony towar został otrzymany przez nabywcę na terenie innego państwa członkowskiego niż Polska, w formie elektronicznej, i za ich pośrednictwem dokumentować prawo do stosowania stawki 0% podatku VAT w odniesieniu do dokonywanych przez siebie transakcji WDT.

Przedmiotowy wniosek o interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczy zatem trzech zagadnień, znajdujących się w zakresie dwóch ustaw podatkowych, jednakże zbliżonych do siebie tematycznie oraz posiadających podobne uzasadnienie:

1.Pierwsze zagadnienie dotyczy możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych i sprzedażowych otrzymywanych oraz wystawianych w formie papierowej lub elektronicznej;

2.Drugie zagadnienie odnosi się do przechowywania przez Spółkę w formie elektronicznej dokumentów służących udokumentowaniu prawa do stosowania stawki 0% podatku VAT w stosunku do transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w szczególności dokumenty CMR, oświadczenia kontrahentów, oraz inne dokumenty potwierdzające drogę towaru, w formie elektronicznej,

Trzecie z nich dotyczy możliwości potwierdzenia poniesienia wydatku, w formie skanu faktury lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w formacie pdf, uprawniającego do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

Pytania

1.Czy w świetle art. 112a ustawy o VAT, opisany wyżej sposób przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych i zakupowych, a więc przechowywanie w postaci danych elektronicznych zapisanych na serwerze, jest prawidłowy?

2.Czy wskazane w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty, wykorzystywane przez Spółkę do potwierdzenia możliwości stosowania stawki 0% podatku N/AT w stosunku do transakcji WDT, tj. skan CMR, potwierdzenie od nabywcy zawarte w korespondencji e-mail oraz inne dokumenty potwierdzające transport towarów, mogą być skanowane i przechowywane na serwerach Spółki w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania przez Spółkę ww. dokumentów w formie fizycznej?

3.Czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów?

Przedmiotem interpretacji indywidualnej jest rozstrzygnięcie w zakresie pytania numer 3 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych.

W zakresie pytań 1 i 2 dotyczących podatku od towarów i usług zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 3

Zdaniem Spółki, w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm. dalej także „ustawa o CIT”), posiadanie przez Spółkę skanów dokumentów w postaci plików w formacie pdf, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Spółkę wydatku. W konsekwencji, nawet w przypadku utylizacji papierowej wersji dokumentów, Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów. Również otrzymane w formie elektronicznej dokumenty potwierdzające poniesienie danych wydatków będzie stanowiło podstawę do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Co do zasady zatem dany wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów, gdy spełnia on łącznie następujące przesłanki:

‒został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;

‒wydatek ten został poniesiony i jest definitywny - przez co należy rozumieć, że w ostatecznym rozrachunku musi on być pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

‒nie został wymieniony wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartych w zamkniętym katalogu takich wydatków wskazanym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji dotyczących sposobu dokumentowania faktu poniesienia kosztu. Jednak dla celów wykazania związku pomiędzy kosztem a osiąganym przez podatnika przychodem powinien on jednak być w posiadaniu stosownych dowodów.

Zgodnie z art. 9 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

W przedmiotowej sprawie istotne znaczenie ma brzmienie art. 73 ust. 2 UoR, zgodnie z którym z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile przepisy nie stanowią inaczej.

Mając na uwadze powyższe, dowód księgowy będący dokumentem dającym podstawę do wprowadzenia danego zdarzenia do ksiąg rachunkowych, jest także stosownym dokumentem potwierdzającym fakt poniesienia kosztu, dla celów podatku dochodowego.

Spółka zwraca również uwagę na fakt, iż definiując koszt uzyskania przychodów w art. 15 ustawy o CIT, ustawodawca nie uwarunkował możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów, od sposobu jego udokumentowania, w szczególności nie zawarł również w tym przepisie odesłania do art. 9 ustawy o CIT, stanowiącego o konieczności prowadzenia ewidencji zgodnie z odrębnymi przepisami. W konsekwencji, nawet gdyby uznać, że Wnioskodawca nie dysponuje wystarczającym dowodem księgowym, spełniającym wszystkie warunki formalne określone w UoR, możliwe jest zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem udokumentowania związku poniesionego wydatku z osiąganymi przychodami w inny sposób.

Podsumowując, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż planowany elektroniczny sposób archiwizacji faktur nie stawowi przesłanki wykluczającej zasadność kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem Wnioskodawcy, o nabyciu i zachowaniu prawa do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decydują wyłącznie przesłanki wskazane w art. 15 ustawy o CIT Biorąc pod uwagę, że wśród tych przesłanek ustawodawca nie wymienił konieczności przechowywania dokumentacji w formie papierowej, w konsekwencji, w przypadku archiwizowania przez Spółkę dokumentów źródłowych w formie elektronicznej, Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku, spełniającego warunki określone w art. 15 ustawy o CIT, jako kosztu uzyskania przychodu.

Stanowisko takie prezentowane jest również w interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego wydawanych przez Ministra Finansów, m in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 lipca 2015 r., znak: IBPB-1-3/4510-23/15/PC, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12 czerwca 2015 r., znak. IPTPB3/4510-79/15-4/GG oraz interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 25 września 2013 r, znak: IPPB5/423-490/13-2/IŚ.

W związku z powyższym w ocenie Spółki jest stanowisko w powyższym zakresie powinno zostać uznane za prawidłowe.

Interpretacja indywidualna

Rozpatrzyłem Państwa wniosek – 16 grudnia 2019 r. wydałem postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania znak: 0114-KDIP2-1.4010.433.2019.4.SP, które postanowieniem z 19 lutego 2020 r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.433.2019.5.SP/KS utrzymałam w mocy.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 25 lutego 2020 r.

Skarga na interpretację indywidualną

26 marca 2020 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Skarga wpłynęła do mnie 30 marca 2020 r.

Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego postanowienia i poprzedzającego go postanowienia.

Postępowanie przed sądem administracyjnym/sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżone postanowienie z 19 lutego 2020 r. nr 0114-KDIP2-1.4010.433.2019.5.SP/KS oraz poprzedzające je postanowienie z 16 grudnia 2019 r. nr 0114-KDIP2-1.4010.433.2019.4.SP – wyrokiem z 18 grudnia 2020 r. sygn. akt III SA/Wa 975/20.

Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 10 sierpnia 2022 r., sygn. akt II FSK 755/21 oddalił skargę kasacyjną.

Prawomocny wyrok WSA w Warszawie z 18 grudnia 2020 r. sygn. akt III SA/Wa 975/20, zawierający w załączeniu również akta sprawy, wpłynął do mnie 21 listopada 2022 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku  

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm. dalej jako „PPSA”):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

‒uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w ww. wyroku;

‒ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawiliście Państwo we wniosku w zakresie ustalenia czy posiadanie elektronicznych dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów – jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, obowiązującego w dniu wydania pierwotnej interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszlego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

‒Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (PPSA).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).

Podstawą prawną do odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.