Obliczanie wynagrodzenia za pracę za część miesiąca – zasady postępowania

Osoby zajmujące się zagadnieniami z obszaru kadr i płac bardzo często spotykają się z koniecznością uwzględniania przy rozliczeniach płacowych nieobecności pracowników w pracy. Wymuszają one dokonywanie odpowiednich przeliczeń, których celem jest przede wszystkim właściwe ustalenie kwoty wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. Wybór prawidłowego schematu obliczeniowego uzależniony jest od rodzaju nieobecności pracownika. Absencje uprawniające do świadczeń chorobowych wymagają zastosowania przy wyliczeniach stałego dzielnika w postaci liczby 30. Przy nieobecnościach niepłatnych dzielnikiem winna być liczba godzin, do wypracowania których pracownik zobowiązany jest zgodnie z wymiarem czasu pracy wyznaczonym na podstawie art. 130 Kodeksu pracy.

Niekiedy kalkulacje wynagrodzenia bywają skomplikowane, szczególnie w sytuacji, gdy w trakcie jednego miesiąca u danego zatrudnionego wystąpiły zarówno absencje, za czas których pracownik jest uprawniony do świadczeń (np. chorobowych czy urlopowych), jak i te, za które nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (np. urlop bezpłatny bądź wychowawczy). Wyliczenia komplikują dodatkowo także przypadki, kiedy nieobecnościom towarzyszy podwyżka lub obniżka płacy.

Dwa główne schematy obliczeniowe

Sporządzanie list płac pracowników ze stałą płacą, którzy z różnych przyczyn nie pracowali przez część miesiąca, wymaga m.in. odpowiedniego zastosowania § 11 i § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (dalej: rozporządzenie z 29 maja 1996 r.). Istotę ww. regulacji prezentuje poniższa tabela.