W jakich okolicznościach jest dopuszczalne zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem dotyczącego pracy zdalnej?

W związku z wątpliwościami, w jakich okolicznościach jest dopuszczalne zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem, określającego zasady wykonywania pracy zdalnej, tzn. czy tylko w okresie przed zawarciem porozumienia ze stroną społeczną bądź wydaniem regulaminu, czy też pomimo niezawarcia porozumienia bądź niewydania regulaminu, ministerstwo wyjaśnia, że porozumienie z pracownikiem może zostać zawarte, gdy nie zostało zawarte porozumienie zakładowe (lub wydany regulamin).

Oznacza to więc każdy przypadek, w którym nie funkcjonuje w zakładzie pracy akt wewnętrzny regulujący zasady pracy zdalnej. 

Polecanie pracy zdalnej także może zostać objęte zakresem przedmiotowym porozumienia zakładowego (lub regulaminu).

Czy w każdym przypadku pracodawca może „cofnąć” pracownika z pracy zdalnej do pracy stacjonarnej?

W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia, pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. 

Uprawnienie pracodawcy w tym zakresie nie będzie jednak mogło dotyczyć pracowników wykonujących pracę zdalną na swój – wiążący dla pracodawcy – wniosek (tj. pracowników, o których mowa w art. 67 § 6 i 7 K.p.), chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

W przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę, co do zasady nie jest możliwe cofnięcie zgody na pracę zdalną i przywrócenie pracownika do pracy w dotychczasowym miejscu (np. w biurze).

Czy należy naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika, np. za energię elektryczną?

Szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (oraz ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu) będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin.

W ustawie wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należało będzie brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Natomiast kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości ww. świadczeń pozostawiono do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym.

Czy pracodawcy muszą zwracać pracownikom koszty, np. za wodę i za używaną przez nich w mieszkaniu powierzchnię biurową?

Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu).

Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło?

Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł ich weryfikować ani podważać. 

Ponadto, zgodnie z dodawanym art. 67²⁴ § 1 pkt 3 K.p. pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.