Interpretacja indywidualna z dnia 9 lutego 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.440.2022.1.PJ

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna - stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie:

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur sprzedażowych innych niż faktury elektroniczne – jest prawidłowe,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych innych niż faktury elektroniczne – jest prawidłowe,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej sprzedażowych faktur uproszczonych – jest prawidłowe,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej zakupowych faktur uproszczonych – jest prawidłowe,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentacji podatkowej dotyczącej rozliczeń – jest prawidłowe,

- prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej – jest prawidłowe,

- obowiązku przechowywania w wersji papierowej paragonu do którego wystawiono fakturę elektroniczną – jest prawidłowe,

- przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktury niebędącej fakturą elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT oraz paragonu do którego została wystawiona, w przypadku dokonywania przez Spółkę sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej – jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur sprzedażowych innych niż faktury elektroniczne,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych innych niż faktury elektroniczne,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej sprzedażowych faktur uproszczonych,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej zakupowych faktur uproszczonych,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentacji podatkowej dotyczącej rozliczeń,

- prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej,

- obowiązku przechowywania w wersji papierowej paragonu do którego wystawiono fakturę elektroniczną oraz

- przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktury niebędącej fakturą elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT oraz paragonu do którego została wystawiona, w przypadku dokonywania przez Spółkę sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, wpłynął 9 sierpnia 2022 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

X. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) posiada siedzibę w Polsce i jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT) oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: CIT).

W ramach prowadzonej działalności, Spółka zajmuje się przede wszystkim (...), nabywanych przez Spółkę od podmiotu powiązanego.

Spółka nabywa znaczne ilości towarów i usług, których zakup jest dokumentowany fakturami, w tym fakturami uproszczonymi - tj. paragonami fiskalnymi dokumentującymi sprzedaż do kwoty 450 PLN (100 EUR), zawierającymi numer identyfikacji podatkowej (dalej: NIP) nabywcy (tj. Spółki).

Część faktur jest wystawiana i doręczana Spółce przez jej kontrahentów w formie papierowej. Co do zasady, wskazane dokumenty są przechowywane w takiej formie, w jakiej są przez Wnioskodawcę otrzymywane (tj. w formie tradycyjnej/papierowej). Niemniej, jednocześnie, Spółka skanuje wszystkie faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej, wprowadza je do swojego systemu elektronicznego obiegu dokumentów - a zatem jednocześnie, są one przechowywane w formie elektronicznej.

Niezależnie od powyższego, zakup towarów oraz usług jest także dokumentowany fakturami elektronicznymi w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.; dalej: ustawa o VAT), które są przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej.

Jednocześnie, w związku ze sprzedażą realizowaną przez Spółkę - Wnioskodawca wystawia następujące dokumenty sprzedażowe:

- faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT - przy czym Spółka stosuje faktury elektroniczne wyłącznie w przypadku posiadania akceptacji nabywcy takiej faktury w tym zakresie;

- faktury inne niż faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT;

- paragony fiskalne, w tym paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż do kwoty 450 PLN (100 EUR), będące fakturami uproszczonymi.

Odbiorcami paragonów wystawianych przez Spółkę są zarówno podmioty prowadzące działalność gospodarczą, będące podatnikami VAT - jak i osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, występujące w charakterze konsumentów.

W przypadku paragonów fiskalnych wystawianych na rzecz podatników VAT, wartość towarów/usług których sprzedaż jest udokumentowana paragonem fiskalnym może być: (i) niższa niż 450 PLN, w związku z czym takie paragony będą stanowiły faktury uproszczone w rozumieniu przepisów ustawy o VAT oraz (ii) wyższa niż 450 PLN - przy czym w każdym przypadku dokumenty te zawierają/będą zawierały NIP nabywcy.

Jednocześnie - w odniesieniu do paragonów oraz faktur innych niż faktury elektroniczne - co do zasady, Spółka zasadniczo przechowuje te dokumenty w formie tradycyjnej (papierowej).

Faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT Spółka przechowuje w formie elektronicznej.

Mając na uwadze strategię grupy kapitałowej, do której należy Wnioskodawca - Spółka zamierza wprowadzić zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej.

W odniesieniu do paragonów - w przypadku uzyskania zgody określonych nabywców w tym zakresie - Spółka planuje rozpocząć wystawianie paragonów w formie elektronicznej na ich rzecz.

Tym samym, zgodnie z planowanym modelem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, w momencie dokonywania sprzedaży Spółka będzie wystawiała paragony w formie papierowej lub - w przypadku posiadania zgody nabywcy - w formie elektronicznej. Jednocześnie, kopie paragonów będą zapisywane na nośniku elektronicznym danych.

Ewidencja sprzedaży Spółki jest/będzie bowiem prowadzona na kasach rejestrujących umożliwiających elektroniczną archiwizację kopii paragonów oraz raportów powstających w module kasy fiskalnej (np. fiskalny raport dobowy, miesięczny), tj. ich zapisywanie na elektronicznych nośnikach danych.

Tym samym, treść paragonów zapisywana przez Wnioskodawcę na elektronicznym nośniku danych będzie mogła zostać w każdej chwili odczytana.

W odniesieniu do wystawianych paragonów, zarówno elektronicznych, jak i papierowych - mogą wystąpić sytuacje, gdy nabywcy zażądają wystawienia przez Spółkę faktury do paragonu.

W takich przypadkach, Spółka planuje przyjęcie rozwiązania polegającego na wystawianiu oraz wydawaniu nabywcom faktur z jednoczesnym pozostawianiem paragonów dokumentujących sprzedaż w swojej dokumentacji - rozwiązanie to nie dotyczy jednak faktur uproszczonych wystawianych na rzecz podatników VAT.

Wystawiane do paragonów faktury będą mogły być jednoznacznie powiązane z paragonami fiskalnymi, do których zostały wystawione. W każdej chwili możliwe będzie odnalezienie paragonu i faktury wystawionej do paragonu dokumentujących daną transakcję.

Jednocześnie, w przypadku wyrażenia zgody przez określonego nabywcę na wystawienie i przesłanie faktury elektronicznej w myśl przepisów ustawy o VAT - faktura wystawiona do paragonu będzie miała formę faktury elektronicznej.

W takich sytuacjach, podczas dokonywania transakcji, Spółka uzyska zgodę nabywcy na otrzymanie faktury elektronicznej na wskazany adres e-mail lub w inny uzgodniony sposób. Wówczas, gdy dany nabywca wyrazi chęć/żądanie otrzymania faktury jako dokumentu potwierdzającego zakup towarów od Spółki, Spółka wystawi fakturę elektroniczną, a następnie doręczy ją drogą elektroniczną w uzgodniony z nim sposób.

Co do zasady, Spółka przechowuje różnego rodzaju dokumentację podatkową i księgową w formie tradycyjnej - papierowej. Dotyczy to w szczególności faktur innych niż faktury elektroniczne (przy czym faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej są jednocześnie skanowane i przechowywane dodatkowo w formie elektronicznej), paragonów, dowodów księgowych, wyciągów bankowych, dokumentów w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a także wewnątrzwspólnotowego nabycia usług oraz dokumentów uprawniających do zastosowania 0% stawki VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, przy czym - po wdrożeniu zmian - Wnioskodawca planuje przechowywać różnego rodzaju dokumenty podatkowe wyłącznie w formie elektronicznej.

Niezależnie od powyższego, jak zostało wspomniane we wcześniejszej części wniosku, w odniesieniu do wybranych dokumentów (głównie faktur), Spółka obecnie stosuje również elektroniczny system obiegu i przechowywania dokumentów podatkowych:

- w odniesieniu do dokumentów zakupowych (głównie faktur) - obecnie stosowany przez Spółkę system obiegu i przechowywania dokumentów jest realizowany przez moduł obiegu dokumentów w systemie Y., polegający na: (i) skanowaniu faktur zakupowych, otrzymanych przez Spółkę papierowo lub (ii) wykorzystaniu faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w formie plików pdf i (iii) dalszym procesowaniu tych dokumentów przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej;

- w odniesieniu do dokumentów sprzedażowych (głównie faktur) - obecnie stosowany przez Spółkę system obiegu i przechowywania dokumentów polega na wykorzystaniu w dużym stopniu systemu EDI do przesyłania do nabywców wystawionych faktur sprzedażowych w formie elektronicznej.

- W związku ze zmianami w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej (w szczególności faktur oraz paragonów), w odniesieniu do faktur innych niż elektroniczne - w tym faktur uproszczonych - Wnioskodawca rozważa wdrożenie rozwiązania polegającego na tym, iż dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej poprzez:

- wystawianie i otrzymywanie faktury w wersji papierowej,

- skanowanie/fotografowanie faktury,

- umieszczanie zeskanowanej/sfotografowanej faktury w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz

niszczenie wystawionej/otrzymanej faktury po jej elektronicznym zaewidencjonowaniu.

Jednocześnie, faktury wystawione/otrzymane w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Analogiczne rozwiązania zostałyby wprowadzone w odniesieniu do innych dokumentów - takich jak przykładowo dowodów księgowych, wyciągów bankowych, dokumentów w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a także wewnątrzwspólnotowego nabycia usług oraz dokumentów uprawniających do zastosowania 0% stawki VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Dodatkowo - towary i usługi nabywane przez Spółkę, które będą dokumentowane fakturami zakupowymi przechowywanymi w formie elektronicznej we wskazany powyżej sposób służyć będą czynnościom opodatkowanym realizowanym przez Spółkę oraz nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

W odniesieniu zaś do przechowywania paragonów - w sytuacji, gdy do paragonów, zgodnie z żądaniem nabywców, wystawiane będą faktury - Wnioskodawca rozważa rezygnację z przechowywania wydrukowanych paragonów w formie papierowej.

W przypadku wystawiania do takich paragonów faktur elektronicznych - rozwiązanie to będzie polegało na tym, iż wydrukowane paragony będą poddawane procesowi dematerializacji/zniszczenia, zaś w dokumentacji Wnioskodawcy będą pozostawały jedynie elektroniczne kopie paragonów (ich treści zapisane na elektronicznym nośniku danych).

W odniesieniu zaś do faktur innych niż elektroniczne wystawianych do paragonów na żądanie nabywców - Spółka planuje wdrożenie rozwiązania, które będzie polegało na: (i) wystawieniu paragonu, a następnie na żądanie - wystawieniu faktury do paragonu (ii) zeskanowaniu/sfotografowaniu papierowej faktury oraz paragonu, w których posiadaniu będzie Spółka, (iii) umieszczeniu zeskanowanej/sfotografowanej faktury oraz paragonu w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) zniszczeniu faktury oraz paragonu po ich elektronicznym zaewidencjonowaniu.

Spółka będzie przechowywała elektronicznie wskazane powyżej dokumenty:

- w podziale na okresy rozliczeniowe;

- w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie;

- w sposób zapewniający: (i) autentyczność ich pochodzenia, (ii) integralność treści dokumentów oraz (iii) czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, Wnioskodawca będzie w stanie zapewnić dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej - na żądanie - odpowiednim organom podatkowym.

Spółka zapewni także funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie bowiem przechowywała wszystkie dokumenty podatkowe w formie elektronicznej co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, Spółka będzie w stanie przedstawić, na żądanie określonych organów podatkowych, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych elektronicznie oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wydatki klasyfikowane przez Spółkę jako koszty uzyskania przychodów na podstawie dokumentów/dowodów podatkowych i księgowych takich jak przykładowo faktury, paragony, wyciągi bankowe oraz dowody księgowe, przechowywanych w formie elektronicznej, spełniają/będą spełniać ogólne warunki dotyczące zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów wynikające z przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.; ustawa o CIT).

W szczególności, wydatki te są/będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie stanowią/nie będą stanowiły wydatków wymienionych w art. 16 ustawy o CIT.

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług

1. Czy zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie postępowanie Spółki w odniesieniu do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur sprzedażowych innych niż faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT polegające na: (i) wystawianiu faktur tradycyjnych, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) umieszczaniu faktur w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu ich wersji papierowych?

2. Czy zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie postępowanie Spółki w odniesieniu do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych innych niż faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT polegające na: (i) otrzymywaniu faktur tradycyjnych, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) umieszczaniu faktur w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu ich wersji papierowych?

3. Czy zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie postępowanie Spółki w odniesieniu do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej sprzedażowych faktur uproszczonych polegające na: (i) wystawianiu faktur uproszczonych, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) umieszczaniu faktur uproszczonych w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu ich wersji papierowych?

4. Czy zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie postępowanie Spółki w odniesieniu do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej zakupowych faktur uproszczonych polegające na: (i) otrzymywaniu faktur uproszczonych, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) umieszczaniu faktur uproszczonych w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu ich wersji papierowych?

5. Czy zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie postępowanie Spółki w odniesieniu do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej różnego rodzaju dokumentacji podatkowej dotyczącej rozliczeń w zakresie VAT - przykładowo dokumentów w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a także wewnątrzwspólnotowego nabycia usług oraz dokumentów potwierdzających prawo do zastosowania 0% stawki podatku VAT przy wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów polegające na: (i) ich wystawianiu/otrzymywaniu, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) ich umieszczaniu w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu wersji papierowych?

6. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zarówno w odniesieniu do faktur elektronicznych w rozumieniu przepisów ustawy o VAT – w przypadku otrzymywania takich faktur od sprzedawców, pod warunkiem wyrażenia przez Spółkę zgody w tym zakresie - jak i faktur innych niż faktury elektroniczne, w tym faktur uproszczonych?

7. Czy w przypadku dokonywania przez Spółkę sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej umożliwiającej elektroniczną archiwizację kopii paragonów, w odniesieniu do transakcji, gdy Spółka wystawi fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT do paragonu - w przypadku posiadania zgody nabywcy w tym zakresie - Spółka nie będzie obowiązana do przechowywania paragonu dokumentującego sprzedaż wystawionego w wersji papierowej, w związku z czym dopuszczalne będzie jego zniszczenie?

8. Czy w przypadku dokonywania przez Spółkę sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, w stosunku do której wystawiona zostanie faktura niebędąca fakturą elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktury oraz paragonu w formie wyłącznie elektronicznej w sposób polegający na: (i) ich wystawianiu, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) ich umieszczaniu w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu wersji papierowych?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przedstawionego powyżej stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym:

1. Zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie postępowanie Spółki w odniesieniu do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur sprzedażowych innych niż faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT polegające na: (i) wystawianiu faktur tradycyjnych, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) umieszczaniu faktur w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu ich wersji papierowych.

2. Zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie postępowanie Spółki w odniesieniu do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych innych niż faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT polegające na: (i) otrzymywaniu faktur tradycyjnych, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) umieszczaniu faktur w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu ich wersji papierowych.

3. Zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie postępowanie Spółki w odniesieniu do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej sprzedażowych faktur uproszczonych polegające na: (i) wystawianiu faktur uproszczonych, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) umieszczaniu faktur uproszczonych w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu ich wersji papierowych.

4. Zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie postępowanie Spółki w odniesieniu do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej zakupowych faktur uproszczonych polegające na: (i) otrzymywaniu faktur uproszczonych, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) umieszczaniu faktur uproszczonych w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu ich wersji papierowych.

5. Zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie postępowanie Spółki w odniesieniu do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej różnego rodzaju dokumentacji podatkowej dotyczącej rozliczeń w zakresie VAT - przykładowo dokumentów w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów a także wewnątrzwspólnotowego nabycia usług oraz dokumentów potwierdzających prawo do zastosowania 0% stawki podatku VAT przy wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów polegające na: (i) ich wystawianiu/otrzymywaniu, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) ich umieszczaniu w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu wersji papierowych.

6. Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zarówno w odniesieniu do faktur elektronicznych w rozumieniu przepisów ustawy o VAT - w przypadku otrzymywania takich faktur od sprzedawców, pod warunkiem wyrażenia przez Spółkę zgody w tym zakresie - jak i faktur innych niż faktury elektroniczne, w tym faktur uproszczonych.

7. W przypadku dokonywania przez Spółkę sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej umożliwiającej elektroniczną archiwizację kopii paragonów, w odniesieniu do transakcji, gdy Spółka wystawi fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT do paragonu - w przypadku posiadania zgody nabywcy w tym zakresie - Spółka nie będzie obowiązana do przechowywania paragonu dokumentującego sprzedaż wystawionego w wersji papierowej, w związku z czym dopuszczalne będzie jego zniszczenie.

8. W przypadku dokonywania przez Spółkę sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, w stosunku do której wystawiona zostanie faktura niebędąca fakturą elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktury oraz paragonu w formie wyłącznie elektronicznej w sposób polegający na: (i) ich wystawianiu, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) ich umieszczaniu w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu wersji papierowych.

Uzasadnienie

Ramy prawne

Ad. 1-5)

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei, zgodnie z pkt 32 tej regulacji, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Dodatkowo, jak stanowi art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 tej regulacji dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14 tej regulacji, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:

1. podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;

2. przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

3. przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;

4. autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług;

5. poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w pkt 4 powyżej, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

- kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

- Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Dodatkowo, zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Ponadto, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8 ustawy o VAT.

Jak stanowi art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie, stosownie do ust. 2 tej regulacji, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Ponadto, jak stanowi ust. 3 tej regulacji, przepisu ust. 2 tej regulacji nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z ust. 4 tej regulacji, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 tej regulacji, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ad. 6)

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT.

Jak stanowi ust. 2 pkt 1 tej regulacji, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ad. 7-8)

Jak stanowi art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Jednocześnie, zgodnie z art. 106h ustawy o VAT:

1. w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż;

2. przepis ust. 1 tej regulacji nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy;

3. w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę;

4. przepisu ust. 1 tej regulacji nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jednocześnie, jak stanowi ust. 3a pkt 1 tej regulacji, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Jednocześnie, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.; dalej: Rozporządzenie), podatnicy, prowadząc ewidencję przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 i 1598), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217), i zapewniają do nich dostęp.

Jednocześnie, jak stanowi § 29 Rozporządzenia, podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12 Rozporządzenia, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych. Przepis § 22 ust. 4 Rozporządzenia stosuje się.

Stanowisko Wnioskodawcy

Ad. 1-5)

1.

Mając na uwadze przywołane powyżej regulacje, należy wskazać, iż przepisy ustawy o VAT przewidują dobrowolność podatników co do sposobu/formy przechowywania faktur.

Jednocześnie, przechowywanie faktur musi się odbywać z zachowaniem następujących zasad:

- przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe.

- łatwości ich odszukania,

- autentyczności ich pochodzenia,

- integralności treści faktur,

- czytelności faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Należy przy tym wskazać, iż przepisy ustawy o VAT nie regulują kwestii tego, w jaki sposób powyższe zasady mają być spełnione - w szczególności, mając na uwadze literalne brzmienie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, należy wskazać, iż to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktur.

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, przepisy ustawy o VAT dopuszczają możliwość przechowywania faktur (również niebędących fakturami elektronicznymi) w formie elektronicznej (np. skanów czy zdjęć).

Jednocześnie, przechowywanie faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych w formie elektronicznej poprzez: (i) wystawienie/otrzymanie faktury tradycyjnej, (ii) jej zeskanowanie/sfotografowanie, (iii) umieszczenie skanu/fotografii faktury w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) zniszczenie tradycyjnej faktury po zastosowaniu kontroli biznesowej, sprawdzeniu jej poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz po jej zaewidencjonowaniu - jest akceptowane przez organy podatkowe.

Powyższe znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydanych przez organy podatkowe, przykładowo w interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z:

- 2 maja 2022 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.101.2022.1.MC), w której organ wskazał, iż: „obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. (...) w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego będziecie Państwo uprawnieni do przechowywania faktur, dokumentujących zakupy towarów i usług, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych papierowych wersji tych dokumentów”-,

- 2 marca 2022 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.6.2022.2.AMA), w której organ uznał, że: „skoro elektroniczna forma przechowywania faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami otrzymywanych przez Spółkę, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ustawy. W konsekwencji stwierdzić należy, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, dokumentujących zakupy towarów i usług, dotyczących wydatków pracowniczych, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych papierowych wersji tych dokumentów”,

- 7 lutego 2022 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ) w której organ wskazał, iż: „wersje papierowe otrzymywanych przez Spółkę faktur będą skanowane do nieedytowalnego formatu PDF (może to być też format JPG lub BMP) i przechowywane wyłącznie w postaci tych plików elektronicznych. Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przy tym zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przechowywanych elektronicznie faktur. Wersje elektroniczne faktur będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. Wnioskodawca zapewni organom podatkowym bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznie faktur, umożliwi ich pobór lub wydruk. Zatem przedstawiony opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wskazuje, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur zakupowych. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone oraz

- 2 lutego 2022 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.744.2021.2.AMA).

2.

Należy przy tym wskazać, iż powyższe wnioski mają także zastosowanie do szczególnego rodzaju faktur - tj. faktur uproszczonych (paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż do kwoty 450 PLN (100 EUR), zawierających NIP nabywcy), które są traktowane na równi ze standardowymi fakturami zawierającymi wszystkie dane nabywcy określone w przepisach ustawy o VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe, dopuszczalne jest elektroniczne przechowywanie paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż do kwoty 450 PLN (100 EUR), zawierający NIP nabywcy/faktur uproszczonych, co znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe - przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 października 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.448.2020.2.ISK), w której organ wskazał, że:

- „ustawa o podatku od towarów i usług reguluje kwestie związane z przechowywaniem faktur. Ponadto, jak wskazano we wcześniej przytoczonych przepisach, paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura”;

- „z uwagi na fakt, że w odniesieniu do ww. paragonów stanowiących faktury uproszczone stosuje się wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur, to skoro Wnioskodawca zapewnieni autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, oraz będą one przechowywane w uporządkowany sposób, co zapewnia łatwe ich odszukanie oraz da możliwość na żądanie uprawnionego organu bezzwłocznego dostępu do nich, przy czym w celu ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu Wnioskodawca będzie przeprowadzać kontrole biznesowe, to spełnione zostaną przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy, w zw. z art. 106m ustawy, a w konsekwencji Wnioskodawca będzie miał prawo do przechowywania ww. paragonów stanowiących faktury uproszczone w wersji elektronicznej”.

3.

Dodatkowo, w praktyce organów podatkowych dopuszczalne jest również przechowywanie różnego rodzaju dokumentacji podatkowej - w tym dokumentów niebędących fakturami – w formie elektronicznej.

Powyższe dotyczy przykładowo dokumentów uprawniających do zastosowania 0% stawki VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - należy bowiem wskazać, iż zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów nie zależy od formy dokumentów, których posiadanie jest konieczne w celu zastosowania tej preferencyjnej stawki. Przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się bowiem do formy/sposobu przechowywania takich dokumentów.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie przykładowo w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 stycznia 2022 r. (sygn.: 0112‑KDIL1‑3.4012.376.2021.4.JK), w której organ wskazał, że:

- „w dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentom przechowywanym w formie elektronicznej. Jeżeli są to dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody potwierdzające realizowane przez Wnioskodawcę transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Okoliczność, że zgromadzone w formie papierowej dokumenty uprawniające Wnioskodawcę do zastosowania stawki 0% będą przez Niego przechowywane w formie elektronicznej, nie wpłyną na prawo do zastosowania stawki obniżonej w odniesieniu do danych transakcji, pod warunkiem, że zostanie zapewniona autentyczność tych dokumentów”,

- „odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie możliwości przechowywania w formie elektronicznej Dokumentów Wspierających otrzymanych przez Wnioskodawcę na potwierdzenie prawa do zastosowania stawki 0% z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wskazać należy, że żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług nie odnosi się do tej kwestii. Zatem można wnioskować, że każda ich forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów zostanie uprawdopodobniona”.

Analogicznie, dotyczy to również dokumentów w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a także wewnątrzwspólnotowego nabycia usług.

4.

Odnosząc powyższe do wdrożenia przez Spółkę nowych zasad przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, należy wskazać, iż w odniesieniu do każdego rodzaju dokumentacji podatkowej (w szczególności faktur sprzedażowych i zakupowych, w tym faktur uproszczonych, dokumentów w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a także wewnątrzwspólnotowego nabycia usług oraz dokumentów uprawniających do zastosowania 0% stawki podatku VAT przy wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów) spełnione będą ogólne zasady związane z przechowywaniem dokumentacji podatkowej, tj.:

- Spółka będzie przechowywała dokumenty:

- w podziale na okresy rozliczeniowe;

- w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie;

- w sposób zapewniający: (i) autentyczność ich pochodzenia, (ii) integralność treści dokumentów oraz (iii) czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

- Spółka będzie w stanie zapewnić niezwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - na żądanie - odpowiednim organom podatkowym;

- Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - w szczególności, Spółka będzie przechowywała dokumenty podatkowe w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie uprawniona do przechowywania w formie wyłącznie elektronicznej różnego rodzaju dokumentów podatkowych – w szczególności faktur zakupowych oraz sprzedażowych (innych niż faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT), paragonów do kwoty 450 PLN zawierających NIP nabywcy (faktur uproszczonych), a także dokumentów w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a także wewnątrzwspólnotowego nabycia usług oraz dokumentów uprawniających do zastosowania 0% stawki podatku VAT przy wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów realizowanych przez Spółkę w sposób opisany przez Wnioskodawcę, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie poprzez: (i) wystawianie/otrzymywanie dokumentów, (ii) ich skanowanie/fotografowanie, (iii) umieszczanie dokumentów w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczenie ich papierowych wersji po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności - z możliwością ich udostępniania, na żądanie, odpowiednim organom podatkowym.

Ad. 6)

Mając na uwadze przywołane powyżej regulacje, należy wskazać, iż - co do zasady - prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego przysługuje wówczas, gdy odliczenia tego dokonuje podatnik VAT oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Jednocześnie, prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego powstaje pod warunkiem posiadania przez podatnika faktury dokumentującej nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Niezależnie od powyższego, przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa do odliczenia podatku VAT ani od rodzaju faktur, ani od sposobu/formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Należy również wskazać, iż w praktyce organy podatkowe prezentują stanowisko, zgodnie z którym podatnikom przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej - w tym faktur elektronicznych.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej - przykładowo w interpretacji z:

- 19 maja 2022 r. (sygn. 0114-KDIP4-3.4012.143.2022.2.DM), w której organ wskazał, iż: „należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej będzie zgodne z przepisami ustawy, a Państwo zachowają na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej”,

- 5 maja 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.99.2022.2.AJB), w której organ uznał, iż: „w sytuacji zniszczenia/zagubienia oryginałów faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną we wniosku procedurą, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) w całości lub w części prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w ww. fakturach dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych odpowiednio w całości lub w części do czynności opodatkowanych podatkiem VAT”.

- 2 maja 2022 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.101.2022.1.MC), w której organ wskazał, że: „należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur dotyczących faktur zakupu, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Spółka zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur. W konsekwencji powyższego zachowacie Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w niniejszej sprawie procedur. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę faktur VAT otrzymanych w formie papierowej”, oraz

•8 marca 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.17.2022.1.MG), w której organ uznał, że: „skoro elektroniczna forma przechowywania otrzymywanych przez Pana faktur, zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwia dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur jest zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione są warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Wobec powyższego archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie stanu faktycznego procedur dotyczących faktur zakupu, jest zgodne z przepisami ustawy, zatem skoro - jak wskazano w opisie sprawy - zakupione towary i usługi służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym, to przysługuje Panu - na ogólnych zasadach - prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.

Powyższe wnioski mają także zastosowanie do faktur uproszczonych, co znajduje potwierdzenie przykładowo w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 listopada 2021 r. (sygn. 0114-KDIP4-3.4012.539.2021.2.IG)

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku związku nabytych towarów lub usług udokumentowanych fakturami z czynnościami opodatkowanymi realizowanymi przez Spółkę oraz w przypadku niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy o VAT, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych - w tym faktur uproszczonych - przechowywanych w formie wyłącznie elektronicznej, niezależnie od tego, czy stanowią one faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, czy też pierwotnie były otrzymane w formie papierowej

Ad. 7)

1.

Odnosząc się do faktur elektronicznych wystawianych do paragonów, należy wskazać, iż w przepisach ustawy o VAT oraz w aktach wykonawczych do tej ustawy nie została określona jednoznaczna forma przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami elektronicznymi w myśl przepisów ustawy o VAT

Jednocześnie, w przypadkach ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii oraz wystawiania faktur elektronicznych w rozumieniu przepisów ustawy o VAT do paragonów - mając na uwadze przepisy Rozporządzenia - sprzedawca nie ma obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych oraz - w przypadku wygenerowania przez kasę fiskalną paragonów fiskalnych - ich przechowywania w papierowej formie.

W szczególności - należy zwrócić uwagę na fakt, iż w odniesieniu do faktur elektronicznych wystawianych do paragonów zastosowanie znajduje art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, który nakłada obowiązek „zostawienia” w dokumentacji paragonu dotyczącego sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. W regulacji tej zastosowana jest inna fraza niż w treści przepisu odnoszącego się do faktur innych niż faktury elektroniczne (tj. art. 106h ust. 1 ustawy o VAT), w związku z czym, należy uznać, iż w takich sytuacjach nie znajduje zastosowania mechanizm polegający na „dołączeniu” do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika paragonu fiskalnego.

Tym samym, należy uznać, iż zasadniczo dopuszczalne jest niszczenie paragonów fiskalnych dokumentujących transakcje, do których wystawione są faktury elektroniczne, zaś kopie paragonów są przechowywane w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej/na elektronicznym nośniku danych.

Stanowisko, stosownie do którego zgodne z przepisami ustawy o VAT jest przechowywanie wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej oraz niszczenie wydrukowanych paragonów fiskalnych (ich wersji pozostających u sprzedawcy), w odniesieniu do których wystawione zostały faktury elektronicznie znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej - przykładowo w interpretacji z:

- 19 maja 2022 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.110.2022.2.PRM), w której organ wskazał, iż: „skoro Wnioskodawca dokonaną sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii, to stosownie do regulacji zawartych w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz § 29 rozporządzenia Wnioskodawca ma obowiązek dokonania wydruku paragonów z dokonanej sprzedaży. Wnioskodawca - w myśl § 29 rozporządzenia - nie będzie miał natomiast obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych (karta pamięci). (...) należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że przechowywanie paragonów fiskalnych wystawionych w ramach transakcji zawieranych z Konsumentami na zasadach opisanych we wniosku spełnia warunki przewidziane w art. 106h ustawy i będzie zgodne z wymogami zdefiniowanymi w ustawie o podatku od towarów i usług”:

- 25 kwietnia 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN), w której organ wskazał, iż: „skoro sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych ewidencjonujecie Państwo za pomocą kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii, to stosownie do regulacji zawartych w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz § 29 rozporządzenia mają Państwo obowiązek wydruku paragonów ze sprzedaży, jak również miesięcznych raportów fiskalnych. Jednocześnie wskazaliście Państwo, że akceptacja regulaminu zakupów internetowych w Sklepie internetowym przez wszystkich klientów będzie wiązała się ze zgłoszeniem żądania wystawienia faktury oraz wyrażeniem zgody przez klienta na wystawienie i przesłanie faktury w formie elektronicznej tzw. e-faktury (jako oryginału faktury). Ponieważ przechowywane przez państwa wyłącznie w formie elektronicznej paragony fiskalne będą zapewniały możliwość ich odczytu oraz wydruku na żądanie organów skarbowych, to nie będzie konieczne dodatkowe przechowywanie paragonów fiskalnych generowanych przez kasy w formie papierowych wydruków. Zatem przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Planowany Model, w ramach którego będziecie Państwo:

- przechowywali wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej,

- niszczyli wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klientów)

- będzie zgodny z realizacją obowiązku, który wynika z art. 106h ustawy”;

- 6 kwietnia 2022 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.95.2022.1.MBN), w której organ wskazał, że: „wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji, wystawionych w sklepie internetowym paragonów fiskalnych, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej dematerializując (niszcząc) wydrukowane paragony fiskalne (tzw. oryginały dla klienta) będzie stanowić realizację obowiązku wynikającego z art. 106h ustawy o VAT i będzie zgodne z wymogami wynikającymi z przepisów tej ustawy”.

2.

Odnosząc powyższe do wdrożenia przez Spółkę nowych zasad przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, należy wskazać, iż w przypadkach wystawiania faktur elektronicznych do paragonów fiskalnych, Spółka będzie posiadała zgodę nabywcy w tym zakresie, a ponadto:

- treści paragonów będą zapisywane przez Spółkę na elektronicznym nośniku danych, w sposób zapewniający do nich dostęp oraz możliwość ich odczytania i wydrukowania w dowolnym momencie;

- możliwe będzie jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących daną transakcję oraz ich powiązanie;

- Spółka będzie przechowywała wskazane dokumenty:

- w podziale na okresy rozliczeniowe:

- w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie;

- w sposób zapewniający: (i) autentyczność ich pochodzenia, (ii) integralność treści dokumentów oraz (iii) czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

- Spółka będzie w stanie zapewnić niezwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - na żądanie - odpowiednim organom podatkowym;

- Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - w szczególności, Spółka będzie przechowywała wskazane dokumenty podatkowe w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku dokonywania przez Spółkę sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej umożliwiającej elektroniczną archiwizację kopii paragonów, w odniesieniu do transakcji, gdy Spółka wystawi fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT do paragonu, Spółka nie będzie obowiązana do przechowywania paragonu dokumentującego sprzedaż wystawionego w wersji papierowej, w związku z czym dopuszczalne będzie jego zniszczenie - w szczególności, w takiej sytuacji spełniony będzie warunek określony w art. 106h ust. 3 ustawy o VAT.

Ad. 8)

W odniesieniu do przechowywania w formie elektronicznej paragonów oraz faktur wystawionych do tych paragonów niestanowiących faktur elektronicznych w myśl przepisów ustawy o VAT - zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT - istnieje obowiązek dołączenia do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika paragonu dokumentującego sprzedaż.

Tym samym - we wskazanej sytuacji konieczne jest łączne przechowywanie faktur oraz paragonów fiskalnych, dokumentujących jedną sprzedaż.

Niezależnie od powyższego, przepisy podatkowe nie wprowadzają ograniczeń w zakresie możliwości przechowywania dokumentów wystawionych w formie tradycyjnej/papierowej w formie elektronicznej.

Uzasadnienie Wnioskodawcy w tym zakresie zostało szczegółowo przedstawione w łącznym uzasadnieniu do pytań 1-5 niniejszego wniosku. Tym samym, uzasadnienie do pytań 1-5 przedstawione powyżej ma zastosowanie także w odniesieniu do sytuacji przedstawionej w pytaniu 8 wniosku.

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie uprawniona do przechowywania w formie wyłącznie elektronicznej paragonów fiskalnych oraz faktur innych niż elektroniczne wystawionych do tych paragonów poprzez ich: (i) wystawianie, (ii) skanowanie/fotografowanie, (iii) umieszczanie w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczenie ich papierowych wersji.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku w podatku od towarów i usług w zakresie:

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur sprzedażowych innych niż faktury elektroniczne – jest prawidłowe,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych innych niż faktury elektroniczne – jest prawidłowe,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej sprzedażowych faktur uproszczonych – jest prawidłowe,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej zakupowych faktur uproszczonych – jest prawidłowe,

- możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentacji podatkowej dotyczącej rozliczeń – jest prawidłowe,

- prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej – jest prawidłowe,

- obowiązku przechowywania w wersji papierowej paragonu do którego wystawiono fakturę elektroniczną – jest prawidłowe,

- przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktury innej niż elektroniczna wystawionej do paragonu – jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 931 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”,

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy

Natomiast stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy,

Według art. 2 pkt 22 ustawy,

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy. Zgodnie z tym przepisem,

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy,

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy,

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy,

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r., poz. 1625 ze zm.) zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kas.

Zgodnie z § 2 pkt 1 lit. b rozporządzenia w sprawie kas

Zgodnie z § 2 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas

Stosownie do § 2 pkt 25 rozporządzenia w sprawie kas:

Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie kas,

Natomiast w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 i 7 rozporządzenia w sprawie kas,

Zgodnie z § 29 rozporządzenia w sprawie kas:

Ponadto stosownie do § 30 rozporządzenia w sprawie kas:

Natomiast jeżeli chodzi o zasady dotyczące wystawiania faktur, w pierwszej kolejności należy odnieść się do art. 2 pkt 31 ustawy, w którym wyjaśniono:

Z kolei w art. 2 pkt 32 ustawy wskazano, że:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

W myśl art. 106b ust. 3 ustawy:

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT.

Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż. Zasada ta nie dotyczy czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy.

W myśl art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Jak wynika z przytoczonych przepisów, paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy,

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy,

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 106h ust. 2 ustawy:

Zgodnie z art. 106h ust. 3 ustawy:

W myśl art. 106h ust. 4 ustawy:

tj. gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł (…).

Zgodnie z art. 106m ustawy:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy,

W myśl art. 112 ustawy,

Stosownie do art. 112a ustawy,

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób. Przepisy te nie nakładają obowiązku przechowywania faktur, bez względu na to czy są to faktury tradycyjne czy elektroniczne, w formie papierowej.

Sposób stosowany przez podatnika, ma przede wszystkim zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W pierwszej kolejności przedmiotem Państwa wątpliwości (sformułowanych w pytaniach nr 1–4 ) jest możliwość przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej:

- faktur sprzedażowych innych niż faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT,

- faktur zakupowych innych niż faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT,

- sprzedażowych faktur uproszczonych oraz

- zakupowych faktur uproszczonych.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Spółka nabywa znaczne ilości towarów i usług, których zakup jest dokumentowany fakturami, w tym fakturami uproszczonymi - tj. paragonami fiskalnymi dokumentującymi sprzedaż do kwoty 450 PLN (100 EUR), zawierającymi NIP Spółki. Część faktur jest wystawiana i doręczana Spółce przez jej kontrahentów w formie papierowej. Co do zasady, wskazane dokumenty są przechowywane w takiej formie, w jakiej są przez Wnioskodawcę otrzymywane (tj. w formie tradycyjnej/papierowej). Niemniej, jednocześnie, Spółka skanuje wszystkie faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej, wprowadza je do swojego systemu elektronicznego obiegu dokumentów - a zatem jednocześnie, są one przechowywane w formie elektronicznej.

Jednocześnie, w związku ze sprzedażą realizowaną przez Spółkę - Wnioskodawca wystawia następujące dokumenty sprzedażowe:

- faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT - przy czym Spółka stosuje faktury elektroniczne wyłącznie w przypadku posiadania akceptacji nabywcy takiej faktury w tym zakresie;

- faktury inne niż faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT;

- paragony fiskalne, w tym paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż do kwoty 450 PLN (100 EUR), będące fakturami uproszczonymi.

Odbiorcami paragonów wystawianych przez Spółkę są zarówno podmioty prowadzące działalność gospodarczą, będące podatnikami VAT - jak i osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, występujące w charakterze konsumentów.

W przypadku paragonów fiskalnych wystawianych na rzecz podatników VAT, wartość towarów/usług których sprzedaż jest udokumentowana paragonem fiskalnym może być: (i) niższa niż 450 PLN, w związku z czym takie paragony będą stanowiły faktury uproszczone w rozumieniu przepisów ustawy o VAT oraz (ii) wyższa niż 450 PLN - przy czym w każdym przypadku dokumenty te zawierają/będą zawierały NIP nabywcy. W odniesieniu do paragonów oraz faktur innych niż faktury elektroniczne - co do zasady, Spółka zasadniczo przechowuje te dokumenty w formie papierowej.

Spółka zamierza wprowadzić zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej - w związku ze zmianami w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej (w szczególności faktur oraz paragonów), w odniesieniu do faktur innych niż elektroniczne - w tym faktur uproszczonych - Wnioskodawca rozważa wdrożenie rozwiązania polegającego na tym, iż dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej poprzez:

- wystawianie i otrzymywanie faktury w wersji papierowej,

- skanowanie/fotografowanie faktury,

- umieszczanie zeskanowanej/sfotografowanej faktury w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz

- niszczenie wystawionej/otrzymanej faktury po jej elektronicznym zaewidencjonowaniu.

Jednocześnie, faktury wystawione/otrzymane w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka będzie przechowywała elektronicznie wskazane powyżej dokumenty:

- w podziale na okresy rozliczeniowe;

- w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie;

- w sposób zapewniający: (i) autentyczność ich pochodzenia, (ii) integralność treści dokumentów oraz (iii) czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, Wnioskodawca będzie w stanie zapewnić dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej - na żądanie - odpowiednim organom podatkowym.

Spółka zapewni także funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie bowiem przechowywała wszystkie dokumenty podatkowe w formie elektronicznej co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, Spółka będzie w stanie przedstawić, na żądanie określonych organów podatkowych, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych elektronicznie oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur (innych niż faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o VAT) wystawionych i otrzymywanych przez Państwa, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści, ich czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy to opisany sposób archiwizowania będzie spełniać warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz 112a ustawy.

W konsekwencji stwierdzić należy, że Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur innych niż elektroniczne (sprzedażowych i zakupowych) wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia papierowych wersji tych dokumentów.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 1 i 2 jest prawidłowe.

Ponadto należy wskazać, że przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT, podczas gdy ustawodawca w art. 112a ust. 1 ustawy uregulował sposób, w jaki należy przechowywać wyłącznie faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku od towarów i usług przez podatnika tego podatku. Jak wcześniej wskazano przez fakturę, zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Tym samym z uwagi na fakt, że w odniesieniu do faktur uproszczonych, w tym paragonów stanowiących faktury uproszczone stosuje się wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur, to opisany sposób przechowywania będzie spełniać warunki także w ich przypadku. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał prawo do przechowywania w wersji elektronicznej również faktur uproszczonych, w tym paragonów stanowiących faktury uproszczone.

Reasumując, w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania zakupowych i sprzedażowych faktur uproszczonych, w tym paragonów stanowiących faktury uproszczone wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 i 4 jest prawidłowe.

Przedmiotem Państwa wątpliwości sformułowanych w pytaniu nr 5 jest możliwość przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej różnego rodzaju dokumentacji podatkowej dotyczącej rozliczeń w zakresie VAT.

Jak wskazali państwo w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego co do zasady, Spółka przechowuje różnego rodzaju dokumentację podatkową i księgową w formie tradycyjnej - papierowej. Dotyczy to w szczególności faktur innych niż faktury elektroniczne, paragonów, dowodów księgowych, wyciągów bankowych, dokumentów w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a także wewnątrzwspólnotowego nabycia usług oraz dokumentów uprawniających do zastosowania 0% stawki VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, przy czym - po wdrożeniu zmian - Wnioskodawca planuje przechowywać różnego rodzaju dokumenty podatkowe wyłącznie w formie elektronicznej.

Jak już wskazano przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT, podczas gdy ustawodawca w art. 112a ust. 1 ustawy uregulował sposób, w jaki należy przechowywać wyłącznie faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku od towarów i usług przez podatnika tego podatku. Oznacza to, że regulacje ustawy o podatku od towarów i usług odnoszą się wyłącznie do sposobu przechowywania faktur. Jednakże nie ma przeciwskazań do przechowywania pozostałych dokumentów w tożsamy sposób jak faktury.

W okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego należy zatem zgodzić się z Państwa stanowiskiem, że zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie postępowanie Spółki w odniesieniu do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej różnego rodzaju dokumentacji podatkowej dotyczącej rozliczeń w zakresie VAT - przykładowo dokumentów w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów a także wewnątrzwspólnotowego nabycia usług oraz dokumentów potwierdzających prawo do zastosowania 0% stawki podatku VAT przy wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów polegające na: (i) ich wystawianiu/otrzymywaniu, (ii) ich skanowaniu/fotografowaniu, (iii) ich umieszczaniu w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz (iv) niszczeniu wersji papierowych.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 5 jest prawidłowe.

Przedmiotem Państwa wątpliwości sformułowanych w pytaniu nr 6, jest prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zarówno w odniesieniu do faktur elektronicznych w rozumieniu przepisów ustawy o VAT jak i faktur innych niż faktury elektroniczne, w tym faktur uproszczonych.

Odnosząc się do powyższego zagadnienia należy wskazać, w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zgodnie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Spółka posiada siedzibę w Polsce i jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Towary i usługi nabywane przez Spółkę, które będą dokumentowane fakturami zakupowymi przechowywanymi w formie elektronicznej we wskazany powyżej sposób służyć będą czynnościom opodatkowanym realizowanym przez Spółkę oraz nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Mając na uwadze powyższe, że nabywane towary i usługi służą Państwu do wykonywania działalności opodatkowanej, to Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zarówno w odniesieniu do faktur elektronicznych w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, jak i faktur innych niż faktury elektroniczne, w tym faktur uproszczonych.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 6 jest prawidłowe.

Przedmiotem Państwa wątpliwości sformułowanych w pytaniu nr 7 jest obowiązek przechowywania paragonu dokumentującego sprzedaż wystawionego w wersji papierowej, gdy Spółka wystawi fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT do tego paragonu i dopuszczalność związanego z tym zniszczenia tego paragonu. Państwa pytanie w tym zakresie dotyczy sytuacji ewidencjonowania sprzedaży przez Spółkę na kasie rejestrującej umożliwiającej elektroniczną archiwizację kopii paragonów.

Należy zaznaczyć, że w przypadku sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych i wystawienia faktury papierowej lub elektronicznej – podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz dokonania wydruku paragonu.

Zgodnie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego odbiorcami paragonów wystawianych przez Spółkę są zarówno podmioty prowadzące działalność gospodarczą, będące podatnikami VAT - jak i osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, występujące w charakterze konsumentów. Zgodnie z planowanym modelem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, w momencie dokonywania sprzedaży Spółka będzie wystawiała paragony w formie papierowej lub - w przypadku posiadania zgody nabywcy - w formie elektronicznej. Jednocześnie, kopie paragonów będą zapisywane na nośniku elektronicznym danych. Ewidencja sprzedaży Spółki jest/będzie bowiem prowadzona na kasach rejestrujących umożliwiających elektroniczną archiwizację kopii paragonów oraz raportów powstających w module kasy fiskalnej, tj. ich zapisywanie na elektronicznych nośnikach danych. Treść paragonów zapisywana przez Wnioskodawcę na elektronicznym nośniku danych będzie mogła zostać w każdej chwili odczytana. W odniesieniu do wystawianych paragonów, zarówno elektronicznych, jak i papierowych - mogą wystąpić sytuacje, gdy nabywcy zażądają wystawienia przez Spółkę faktury do paragonu. W takich przypadkach, Spółka planuje przyjęcie rozwiązania polegającego na wystawianiu oraz wydawaniu nabywcom faktur z jednoczesnym pozostawianiem paragonów dokumentujących sprzedaż w swojej dokumentacji. Wystawiane do paragonów faktury będą mogły być jednoznacznie powiązane z paragonami fiskalnymi, do których zostały wystawione. W każdej chwili możliwe będzie odnalezienie paragonu i faktury wystawionej do paragonu dokumentujących daną transakcję. Jednocześnie, w przypadku wyrażenia zgody przez określonego nabywcę na wystawienie i przesłanie faktury elektronicznej w myśl przepisów ustawy o VAT - faktura wystawiona do paragonu będzie miała formę faktury elektronicznej. Wnioskodawca rozważa rezygnację z przechowywania wydrukowanych paragonów w formie papierowej. W przypadku wystawiania do takich paragonów faktur elektronicznych - rozwiązanie to będzie polegało na tym, iż wydrukowane paragony będą poddawane procesowi dematerializacji/zniszczenia, zaś w dokumentacji Wnioskodawcy będą pozostawały jedynie elektroniczne kopie paragonów (ich treści zapisane na elektronicznym nośniku danych).

Do powyższej sytuacji zastosowanie znajdzie przepis art. 106h ust. 3, który nakłada obowiązek „zostawienia” w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Skoro więc ustawodawca posługuje się inną frazą, oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Tym samym nie znajduje tu zastosowania mechanizm polegający na „dołączeniu” (art. 106h ust. 1 ustawy) oryginału paragonu.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że w sytuacji niszczenia paragonu fiskalnego (jego wydruku) dokumentującego transakcję, dla której wystawiona została faktura elektroniczna, zaś kopia paragonu jest przechowywana w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej oraz istnieje możliwość powiązania tej faktury z paragonem wystawionym przez Spółkę, spełniają Państwo warunki przewidziane w art. 106h ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 7 jest prawidłowe.

Przedmiotem Państwa wątpliwości sformułowanych w pytaniu nr 8 jest uprawniona do przechowywania faktury oraz paragonu w formie wyłącznie elektronicznej w przypadku dokonywania przez Spółkę sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, w stosunku do której wystawiona zostanie faktura niebędąca fakturą elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

Zgodnie z opisem w związku ze sprzedażą realizowaną przez Spółkę - Wnioskodawca wystawia paragony fiskalne. Odbiorcami paragonów wystawianych przez Spółkę są zarówno podmioty prowadzące działalność gospodarczą, będące podatnikami VAT - jak i osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, występujące w charakterze konsumentów. W odniesieniu do wystawianych paragonów, zarówno elektronicznych, jak i papierowych - mogą wystąpić sytuacje, gdy nabywcy zażądają wystawienia przez Spółkę faktury do paragonu. W takich przypadkach, Spółka planuje przyjęcie rozwiązania polegającego na wystawianiu oraz wydawaniu nabywcom faktur z jednoczesnym pozostawianiem paragonów dokumentujących sprzedaż w swojej dokumentacji. Wystawiane do paragonów faktury będą mogły być jednoznacznie powiązane z paragonami fiskalnymi, do których zostały wystawione. W każdej chwili możliwe będzie odnalezienie paragonu i faktury wystawionej do paragonu dokumentujących daną transakcję. W odniesieniu do przechowywania paragonów - w sytuacji, gdy do paragonów, zgodnie z żądaniem nabywców, wystawiane będą faktury - Wnioskodawca rozważa rezygnację z przechowywania wydrukowanych paragonów w formie papierowej. W odniesieniu zaś do faktur innych niż elektroniczne wystawianych do paragonów na żądanie nabywców - Spółka planuje wdrożenie rozwiązania, które będzie polegało na:

(i) wystawieniu paragonu, a następnie na żądanie - wystawieniu faktury do paragonu,

(ii) zeskanowaniu/sfotografowaniu papierowej faktury oraz paragonu, w których posiadaniu będzie Spółka,

(iii) umieszczeniu zeskanowanej/sfotografowanej faktury oraz paragonu w systemie informatycznym w nieedytowalnej wersji elektronicznej oraz

(iv) zniszczeniu faktury oraz paragonu po ich elektronicznym zaewidencjonowaniu.

W przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl art. 106h ust. 1 ustawy do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż, (co stanowi odmienną regulację niż przypadek, gdy sprzedaż została udokumentowana fakturą w formie elektronicznej). Obowiązek „dołączenia” niejako determinuje obowiązek przechowywania takiego paragonu w formie papierowej, na co wskazuje literalne brzmienie art. 106h ust. 3 ustawy. W tym przypadku bowiem istnieje konieczność „zostawienia” wydrukowanego paragonu.

Nie można zatem zgodzić się z Państwa stanowiskiem, zgodnie z którym w przypadku dokonywania przez Spółkę sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, w stosunku do której wystawiona zostanie faktura niebędąca fakturą elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktury oraz paragonu w formie wyłącznie elektronicznej.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 8 jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz stanu prawnego obowiązującego w momencie zaistnienia zdarzenia, oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Interpretacja dotyczy wyłącznie Państwa zapytania w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku.

W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 329, ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).