Interpretacja indywidualna z dnia 3 stycznia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.532.2022.3.AMA

Przechowywanie i archiwizowanie faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 listopada 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 listopada 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania i archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 5 grudnia 2022 r. (wpływ 5 grudnia 2022 r.) oraz pismem z 9 grudnia 2022 r. (wpływ 9 grudnia 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Jako Spółka C. wchodzicie Państwo w skład międzynarodowej Grupy (dalej: „Grupa”) zajmującej się sprzedażą odzieży oraz akcesoriów. Oprócz Państwa, w skład Grupy wchodzi m.in. Spółka A (dalej: A.), której zakres działalności, oprócz sprzedaży odzieży i akcesoriów, obejmuje również świadczenie usług rachunkowo-księgowych, w ramach których zapewnia ona obsługę administracyjno-księgową innym polskim spółkom z Grupy (tzw. Spółkom brandowym), w tym Państwu.

W związku z tym, wszelkie opisane poniżej działania w zakresie sposobu przyjmowania i przechowywania faktur zakupowych dotyczących Państwa działalności są faktycznie wykonywane przez pracowników A. (w ramach świadczonych na Państwa rzecz usług). Niemniej mają one bezpośrednie przełożenie i wpływ na Państwa sytuację prawnopodatkową tak, jak gdyby były wykonywane przez Państwa, samych. Z tego względu w dalszej części wniosku opisujecie Państwo te działania jako własne.

Jesteście Państwo polskim rezydentem podatkowym, posiadającym swoją siedzibę i miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski, a także jesteście zarejestrowani jako czynny podatnik VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywacie Państwa towary i usługi od szeregu dostawców i usługodawców krajowych i zagranicznych, będących podatnikami VAT lub podatnikami podatku od wartości dodanej (dalej: „Kontrahenci”). Realizowane dostawy oraz świadczone przez Kontrahentów usługi dokumentowane są fakturami VAT, przy czym w znacznej mierze faktury te są wystawiane i przesyłane do Państwa w formie papierowej. Faktury te stanowią dla Państwa podstawę do odliczenia wynikającego z nich podatku VAT na zasadach przewidzianych w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”).

W chwili obecnej stosujecie Państwo następujące zasady w zakresie przyjmowania i przechowywania faktur zakupowych:

a)wszystkie otrzymywane faktury są na bieżąco skanowane przez pracowników recepcji i wysyłane elektronicznie w postaci plików PDF na Państwa serwer - pracownicy ci odpowiadają za weryfikację wykonanego skanu, w tym zapewnienie jego czytelności, autentyczności, kompletności i wierności odwzorowania skanowanego dokumentu; b)

b)na Państwa serwerze faktury w formie plików PDF (nieedytowalnych) są przetwarzane przez oprogramowanie OCR, dzięki któremu dane z plików PDF wprowadzane są automatycznie do aplikacji (...) (finansowo-księgowej);

c)aplikacja (...) przechowuje faktury w „podwójny” sposób czyli:

-w postaci wprowadzonych danych do systemu oraz

-obrazów PDF (nieedytowalnych) dostępnych dla każdej faktury;

d)w efekcie, w Państwa systemie przechowywany jest zarówno obraz w pełni zgodny z oryginałem papierowym faktury, jak i dane fizycznie znajdujące się na fakturze wprowadzone do systemu;

e)tak przechowywane faktury są oceniane i weryfikowane przez pracowników księgowości pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz uwzględniane w księgach rachunkowych i w Państwa rozliczeniach podatkowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;

f)w każdym momencie macie Państwo możliwość łatwego odszukania i dostępu do poszczególnych faktur (są one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe), wglądu do ich treści oraz w razie konieczności, np. na żądanie organu podatkowego, udostępnienia obrazu faktury (PDF) bądź wszelkich danych zawartych na fakturach;

g)opisany sposób elektronicznego przechowywania faktur zapewnia integralność (nienaruszalność) treści i czytelność faktur oraz autentyczność ich pochodzenia;

h)niezależnie od elektronicznej formy przechowywania faktur zakupowych dodatkowo archiwizujecie Państwa wszystkie faktury otrzymywane od Kontrahentów w formie papierowej.

Mając na celu ograniczenie kosztów przechowywania faktur oraz dążąc do wprowadzania nowoczesnych standardów zarządczych, rozważacie Państwo zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym faktur dających Państwu prawo do odliczenia podatku VAT.

Zmieniony proces przechowywania faktur będzie obejmować wszystkie czynności opisane powyżej w lit. a) - g). Jedyną zmianą jaką chcieliby Państwo wprowadzić jest rezygnacja z przechowywania i archiwizowania papierowych oryginałów otrzymywanych faktur zakupowych - faktury te, po ich zeskanowaniu i umieszczeniu w Państwa systemie księgowym, a więc również po zweryfikowaniu ich poprawności, autentyczności i czytelności skanu (pliku PDF), będą podlegały zniszczeniu. Rozważacie Państwo wprowadzenie opisanych zmian zarówno w odniesieniu do faktur papierowych jakie będziecie otrzymywać w przyszłości, jak również w odniesieniu do faktur papierowych otrzymanych w przeszłości, które obecnie są przechowywane zgodnie z przedstawioną powyżej aktualnie stosowaną procedurą.

Podkreślacie Państwo przy tym, że nawet po zniszczeniu papierowych oryginałów faktur zakupowych, faktury te będą przechowywane w Państwa systemie księgowym w wersji elektronicznej, przy czym:

‒faktury te są i będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe,

‒Państwa system umożliwia (i będzie umożliwiać) niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym oraz wszelkim innym organom upoważnionym do żądania tychże dokumentów na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a także pobór i analizę danych w nich zawartych;

‒wdrożone i stosowane przez Państwa procedury i kontrole biznesowe zapewniają, że:

‒podczas skanowania faktur zakupowych oraz ewentualnych załączników do nich, zachowywana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu jest wiernym oraz wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej (Państwa pracownicy są i będą zobowiązani do sprawdzenia, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny, tj. czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu) oraz

‒na etapie skanowania faktury zakupowej i załączników, a także po ich wprowadzeniu do systemu jakakolwiek modyfikacja treści dokumentu nie jest możliwa (po zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Państwa systemie, na zasadach opisanych powyżej);

‒co więcej faktury zakupowe są/będą przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości co do ich treści i autentyczności przez cały ten okres (należy bowiem zauważyć, że przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwala na zapobieganie degradacji faktur zakupowych poprzez zacieranie lub blaknięcie ich elementów, co może mieć miejsce w przypadku przechowywania ich w formie papierowej).

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wskazaliście Państwo także, że faktury objęte przedmiotem wniosku, po planowanej rezygnacji z przechowywania ich papierowych oryginałów, będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju (tj. na terytorium Hiszpanii).

Zgodnie z informacją przedstawioną we wniosku, w odniesieniu do faktur, które są i będą przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej, dostęp do tych faktur na żądanie organów podatkowych jest i będzie zapewniony - niezależnie od miejsca położenia serwerów, na których są/będą one przechowywane.

Zatem potwierdzacie Państwo, że w sytuacji gdy faktury te są/będą przechowywane i archiwizowane na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju (tj. w Hiszpanii), umożliwicie Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podkreślacie Państwo, że w związku z powyższym, w Państwa ocenie sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz zapewnienie dostępu do tych faktur organom podatkowym (na zasadach opisanych we wniosku) będą spełniać warunki określone w art. 112a ustawy o VAT. Jak wskazaliście Państwo we wniosku, w każdym momencie macie Państwo możliwość łatwego odszukania i dostępu do poszczególnych faktur (są one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur), wglądu do ich treści oraz w razie konieczności, np. na żądanie organu podatkowego, udostępnienia obrazu faktury (PDF) bądź wszelkich danych zawartych na fakturach.

Zgodnie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) przedstawionym we wniosku, towary i usługi nabywane przez Państwa (zarówno w ramach zakupów już zrealizowanych, jak i tych, które dopiero będą dokonywane w przyszłości) - które są/będą udokumentowane fakturami przechowywanymi i archiwizowanymi w formie dokumentów elektronicznych - co do zasady, służą i będą służyły czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Państwa.

Zastrzegacie Państwo jednak, iż w toku prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej incydentalnie zdarzają się i mogą zdarzać się w przyszłości również takie zakupy, które dotyczą towarów i/lub usług innych niż służące czynnościom opodatkowanym. Państwa pracownicy, odpowiedzialni za obsługę księgową oceniają i weryfikują wszystkie otrzymywane faktury pod względem formalnym i merytorycznym oraz uwzględniają w księgach rachunkowych i w Państwa rozliczeniach podatkowych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, a więc m.in. w taki sposób, aby podstawą odliczenia podatku naliczonego były tylko te faktury, które dotyczą towarów i usług służących czynnościom opodatkowanym, wykonywanym przez Państwa (z zastrzeżeniem wyłączeń z art. 88 ustawy o VAT).

Zgodnie z informacjami przedstawionymi we wniosku, wskazujecie Państwo, że wśród nabytych (nabywanych) towarów i usług, dokumentowanych fakturami przechowywanymi i archiwizowanymi w formie dokumentów elektronicznych, mogą znajdować się:

a)zarówno takie towary i usługi, co do których nie zachodzą (nie będą zachodziły) przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT,

b)jak również takie towary lub usługi, które są/będą wyłączone od odliczenia lub zwrotu podatku na podstawie art. 88 ustawy o VAT (np. usługi noclegowe, gastronomiczne).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi oraz przepisami i zasadami dotyczącymi sposobu prowadzenia ewidencji rachunkowych i podatkowych, dokumentowania zdarzeń itd. zobligowani jesteście Państwo do przechowywania i archiwizowania dowodów dotyczących wszystkich dokonywanych zakupów i wydatków ponoszonych w toku prowadzonej działalności gospodarczej.

Wyjaśniliście Państwo dodatkowo, że:

‒zakresem pytania oznaczonego we wniosku numerem 1 (dotyczącego potwierdzenia dopuszczalności przechowywania faktur papierowych wyłącznie w formie elektronicznej) - objęte są wszystkie faktury zakupowe otrzymywane przez Państwa, natomiast

‒zakresem pytania, oznaczonego we wniosku numerem 2 (dotyczącego zachowania przez Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych (otrzymanych w przeszłości oraz otrzymywanymi obecnie i w przyszłości), jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, po zniszczeniu ich papierowych oryginałów) - objęte są wyłącznie te faktury, które dotyczą towarów i usług, nabywanych przez Państwa i przechowywanych w ww. sposób, które:

a)służą czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Państwa oraz

b)nie stanowią wydatków wyłączonych od odliczenia lub zwrotu podatku wymienionych w art. 88 ustawy o VAT, tj. faktur, które zasadniczo mogą stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy o VAT i na zasadach tam określonych.

Innymi słowy, formułując we wniosku pytanie nr 2, wnosicie Państwo o potwierdzenie w ramach interpretacji indywidulnej, czy w przedstawionych okolicznościach (tj. w przypadku przechowywania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, po zniszczeniu ich papierowych oryginałów) zachowacie Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z takimi fakturami zakupowymi, w odniesieniu do których spełnione są generalne przesłanki do odliczenia podatku VAT, a więc: udokumentowanie czynności faktycznie zrealizowanych, wystąpienie związku zakupu z działalnością opodatkowaną nabywcy (Państwa) oraz brak wystąpienia którejkolwiek z negatywnych przesłanek określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Pytania

1)Czy w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego dopuszczalne jest przechowywanie i archiwizowanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób szczegółowo opisany we wniosku) i niszczenie otrzymanych od kontrahentów papierowych oryginałów tych dokumentów?

2)W razie odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1), czy zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z otrzymanymi w przeszłości oraz otrzymywanymi obecnie i w przyszłości fakturami zakupowymi, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą, a więc również po zniszczeniu ich papierowych oryginałów?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Opisany przez Państwa, planowany sposób przechowywania i archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, spełnia wymogi określone przepisami ustawy o VAT.

Ad 2

W związku z powyższym, nawet po zniszczeniu papierowych oryginałów faktur przechowywanych przez Państwa w formie elektronicznej (na zasadach opisanych powyżej), zachowacie Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur (na zasadach wynikających z obowiązujących w tym zakresie przepisów ustawy o VAT).

Szczegółowe uzasadnienie przedstawionego stanowiska:

W zakresie pytania nr 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31) ustawy o VAT, „ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32) ww. ustawy - przez fakturę elektroniczną rozumie się „fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”.

Jednocześnie, zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy: „stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury”.

Z uwagi na powyższe, w Państwa ocenie, w przypadku otrzymywania faktur w formie papierowej, nawet w razie wdrożenia elektronicznego ich przechowywania i archiwizowania, faktury takie nie stają się fakturami elektronicznymi w rozumieniu ustawy o VAT. Faktury takie pozostają fakturami wystawionymi w formie papierowej, co jednak, zdaniem Państwa, nie wyklucza możliwości ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Zwracacie Państwo uwagę, że w świetle art. 106g ust. 1 ustawy o VAT „Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży”.

Natomiast art. 106e ust. 1 tej ustawy, określa szczegółowo jakie elementy powinna zawierać faktura - co oznacza, że co do zasady każdy dokument zawierający wskazane w tym przepisie dane może być uznany za fakturę VAT.

Możliwość wprowadzenia odstępstw w tym zakresie przewidziane zostało w art. 106o ustawy o VAT, który to przepis stanowi dyspozycję dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia, w drodze rozporządzenia, przypadków, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT, oraz zakres tych danych (obecnie obowiązujące w tym przedmiocie rozporządzenie, to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur).

Na podstawie powyższego przyjmujecie Państwo, że jeżeli otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach (ustawy o VAT lub powołanego rozporządzenia), to jest on fakturą w rozumieniu ww. ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera tego rodzaju danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie. Zasady przechowywania faktur reguluje art. 112 i art. 112a ustawy o VAT – w myśl tych przepisów:

‒art. 112: Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

‒art. 112a:

1.Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2.Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3.Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4.Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

‒Ponadto powołać również należy art. 106m ustawy o VAT, który stanowi, iż:

1.Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2.Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3.Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4.Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

5.Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1)kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub  

2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3)Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Z powyższych przepisów wynika, że podatnik w odniesieniu do otrzymywanych faktur VAT ma obowiązek ich przechowywania:

a)do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, na którego wysokość ta faktura miała wpływ,

b)w podziale na okresy rozliczeniowe,

c)w sposób zapewniający łatwe odszukanie faktur,

d)w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur,

e)na terytorium kraju, a w formie elektronicznej również poza terytorium kraju pod warunkiem, że możliwe będzie zapewnienie organom podatkowym dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych,

f)w sposób umożliwiający zapewnienie organom podatkowym, na ich żądanie, bezzwłocznego dostępu do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Co więcej, podatnik powinien zadbać o spełnienie powyższych wymagań wdrażając odpowiednie kontrole biznesowe, tj. określone działania i procesy, za pośrednictwem których podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Wdrożona kontrola biznesowa powinna bowiem dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

W praktyce przyjmuje się, że:

(i)kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców (oraz w uzasadnionych przypadkach także inne czynniki);

(ii)z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Wdrożone kontrole biznesowe i ustalana przy ich wykorzystaniu ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinny zatem zapewniać możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dana transakcja (dostawa towarów lub świadczenie usług) rzeczywiście miała miejsce - przy czym (co istotne) środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Podobnie, w przypadku faktur elektronicznych, ustawa o VAT wymienia w art. 106m ust. 5 jedynie przykładowe metody, jakie poza wykorzystaniem kontroli biznesowych podatnik może zastosować, aby wykazać, iż zachowana została autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Co do zasady bowiem, podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Uwzględniając powyższe regulacje, stoicie Państwo na stanowisku, że przepisy obowiązującego prawa dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) nie tylko w oryginalnej formie papierowej, ale także w formie elektronicznej. Co więcej przyjąć należy, że wybór sposobu przechowywania faktur należy wyłącznie do podatnika, który ma jedynie za zadanie zadbać o to, aby spełnione były określone - przedstawione powyżej - wymogi w zakresie okresu przechowywania, braku możliwości ingerencji w treść przechowywanej faktury, pewności co do wystawcy faktury, czytelności jej treści, łatwego dostępu do zawartości poszczególnych faktur, możliwości udostępnienia faktur na żądanie organu podatkowego itp.

Zdaniem Państwa, powyższe oznacza, że w przypadku faktur wystawionych (wystawianych) przez Kontrahentów i otrzymanych (otrzymywanych) przez Państwa w formie papierowej, zapewnienie ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego – a więc bez konieczności równoczesnego przechowywania tych dokumentów w formie papierowej (tj. przy założeniu niszczenia papierowych oryginałów) - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami ustawy o VAT. Jak bowiem wskazywaliście Państwo, elektroniczne przechowywanie przez Państwa faktur oraz stosowane w tym zakresie procedury weryfikacji i kontroli gwarantują i będą gwarantowały, że obraz faktury przechowywany w Państwa systemie informatycznym jest/będzie odzwierciedleniem papierowego oryginału otrzymanej faktury. Zasadne jest zatem przyjęcie, że nawet w razie zniszczenia papierowych oryginałów faktur zakupowych, będziecie Państwo spełniali warunki zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, a także umożliwienia dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu.

W zakresie pytania nr 2

Odnosząc powyższe do zagadnienia objętego pytaniem nr 2, wskazujecie Państwo, że w Państwa ocenie planowany przez Państwa sposób przechowywania faktur (wyłącznie w formie elektronicznej) nie powinien pozbawiać was prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z takich faktur.

Wskazać bowiem należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Jak natomiast stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, „kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)nabycia towarów i usług,

b)dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi”.

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn.:

(i)odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

(ii)gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,

(iii)w wysokości wynikającej z otrzymanej faktury.

Podstawowym warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest zatem związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tj. takimi, których następstwem jest (albo przynajmniej, w założeniu ma być) określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Dodatkowo, poza wymogiem spełnienia wskazanych przesłanek pozytywnych uzyskania prawa do odliczenia podatku naliczonego, ustawa o VAT nakłada na podatnika również warunek niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy. Wskazany przepis określa bowiem listę sytuacji, w których pomimo spełnienia ogólnych przesłanek do odliczenia podatku VAT, podatnik nie ma prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zwracacie jednak Państwo uwagę, iż z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca wyłącza prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego w odniesieniu do ściśle określonych kategorii wydatków, a także w odniesieniu do takiego podatku naliczonego, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze pomimo, że dana transakcja w rzeczywistości nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku albo w ogóle nie została dokonana. Żaden z powołanych przypadków nie odnosi się natomiast do formy ani sposobu otrzymania lub przechowywania faktury, która w sposób prawidłowy dokumentuje zdarzenie gospodarcze.

Dodatkowy warunek skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego określa art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, stanowiąc, że „Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 [wyłączenie bez znaczenia dla przedmiotu wniosku ]”.

Oznacza to, że z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, który to warunek pozostaje spełniony w Państwa przypadku.

Jednocześnie wskazać należy, że co do zasady (zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT), prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Co istotne, obowiązujące w tym zakresie przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury zakupowe.

Wobec powyższego stoicie Państwo na stanowisku, że w sytuacji gdy faktury wystawiane przez Kontrahentów w formie papierowej na rzecz Państwa dotyczą/będą dotyczyć czynności faktycznie zrealizowanych, pozostających w związku z działalnością opodatkowaną nabywcy (tj. Państwa) i nie wystąpi żadna z negatywnych przesłanek określonych w art. 88 ustawy o VAT - to będziecie Państwo mieli prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury także wówczas, gdy faktury te będą przechowywane przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

W przedstawionych okolicznościach fakt dokonania zniszczenia papierowych oryginałów otrzymanych faktur nie będzie wpływał na zachowanie przez Państwa prawa do odliczenia podatku VAT.

Warunkami, które muszą być spełnione, aby odliczenie podatku naliczonego było dopuszczalne jest bowiem:

(i)zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności otrzymywanych i przechowywanych faktur oraz

(ii)związek nabytych towarów lub usług z działalnością opodatkowaną wykonywaną przez nabywcę jako czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT oraz

(iii)brak wystąpienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy o VAT.

Wybrana forma przechowywania faktur, w sytuacji gdy spełnione są wskazane powyżej wymogi ustawowe, nie ma natomiast żadnego znaczenia dla zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego. W tym miejscu pragniecie Państwo wskazać, że przedstawione przez Państwa stanowisko pozostaje w zgodzie nie tylko z przepisami ustawy o VAT, ale także z jednolitą praktyką organów podatkowych.

Celem przykładu, przywołujecie Państwo następujące rozstrzygnięcia wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

‒interpretacja indywidualna z 2 grudnia 2021 r. (nr 0113-KDIPT1-2.4012.673.2021.1.SM): „Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej tj. niszczenie papierowych oryginałów) faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami. (...) Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. (...) W konsekwencji wskazać należy, że Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z otrzymanymi fakturami, gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania zakupów do czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.”

‒interpretacja indywidualna z 8 marca 2022 r. (nr 0113-KDIPT1-1.4012.17.2022.1.MG): „Skoro elektroniczna forma przechowywania otrzymywanych (…) faktur, zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwia dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur jest zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione są warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. (...) Wobec powyższego archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie stanu faktycznego procedur dotyczących faktur zakupu, jest zgodne z przepisami ustawy, zatem skoro - jak wskazano w opisie sprawy - zakupione towary i usługi służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym, to przysługuje Panu - na ogólnych zasadach - prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.”

‒interpretacja indywidualna z 23 czerwca 2021 r. (nr 0112-KDIL3.4012.77.2021.2.AW): „Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. (...) Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami. (…) W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury i inne dokumenty, z których wynika kwota podatku naliczonego do odliczenia - przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to obniżenie było dopuszczalne jest po pierwsze - zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, po drugie - nabyte towary i usługi będą wykorzystywane - przez czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT - do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. (...) W konsekwencji wskazać należy, że Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami i „innymi dokumentami” wymienionymi w rozporządzeniu dającymi prawo do odliczenia, gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania zakupów do czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Zatem, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i „innych dokumentów” wymienionych w rozporządzeniu przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone.”

‒interpretacja indywidualna z 2 kwietnia 2021 r. (nr 0113-KDIPT1-2.4012.890.2020.4.JS): „(...) należy wskazać, że dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów po ich zeskanowaniu i umieszczeniu w Systemie. Jednocześnie należy zaznaczyć, że fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.”

‒interpretacja indywidualna z 23 czerwca 2021 r. (nr 0112-KDIL3.4012.77.2021.2.AW): „Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, (...). Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami. W świetle powyższego stwierdzić należy, że dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur i „innych dokumentów” wymienionych w rozporządzeniu dających prawo do odliczenia, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów. Zatem, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i „innych dokumentów” wymienionych w rozporządzeniu przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone.”

‒Analogicznie także Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacjach indywidualnych:

‒z 27 sierpnia 2021 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.409.2021.2.KF),

‒z 14 maja 2021 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.111.2021.3.MAZ),

‒z 26 lutego 2021 r. (nr 0114-KDIP4-3.4012.681.2020.2.RK),

‒z 4 listopada 2020 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.432.2020.2.PJ).

Uwzględniając powyższe, wnosicie Państwo i wywodzicie jak na wstępie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo polskim rezydentem podatkowym, posiadającym swoją siedzibę i miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski, a zakres Państwa działalności dotyczy sprzedaży odzieży i akcesoriów. Jesteście Państwo także zarejestrowani jako czynny podatnik VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywacie Państwo towary i usługi dokumentowane fakturami VAT. Faktury te stanowią dla Państwa podstawę do odliczenia wynikającego z nich podatku VAT. Rozważacie Państwo zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług. Zmianą jaką Państwo chcieliby wprowadzić jest rezygnacja z przechowywania i archiwizowania papierowych oryginałów otrzymywanych faktur zakupowych - faktury te, po ich zeskanowaniu i umieszczeniu w Państwa systemie księgowym, a więc również po zweryfikowaniu ich poprawności, autentyczności i czytelności skanu, będą podlegały zniszczeniu. Podkreślają Państwo przy tym, że nawet po zniszczeniu papierowych oryginałów faktur zakupowych faktury te będą przechowywane w Państwa systemie księgowym w wersji elektronicznej, przy czym: faktury te są i będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, Państwa system umożliwia (i będzie umożliwiać) niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organ podatkowym oraz wszelkim innym organom upoważnionym do żądania tychże dokumentów na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a także pobór i analizę danych w nich zawartych. Wdrożone i stosowane przez Państwa procedury i kontrole biznesowe zapewniają, że: podczas skanowania faktur zakupowych oraz ewentualnych załączników do nich, zachowywana jest odpowiednia jakość skanu, na etapie skanowania faktury zakupowej i załączników, a także po ich wprowadzeniu do systemu jakakolwiek modyfikacja treści dokumentu nie jest możliwa, faktury zakupowe są/będą przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości co do ich treści i autentyczności przez cały ten okres. Faktury objęte przedmiotem wniosku, będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerze znajdującym się poza terytorium kraju (tj. na terytorium Hiszpanii), dostęp do tych faktur na żądanie organów podatkowych jest i będzie zapewniony –  umożliwicie Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych dostęp on-line do tych faktur.

Towary i usługi nabywane przez Państwa– które są/będą udokumentowane fakturami przechowywanymi i archiwizowanymi w formie dokumentów elektronicznych – co do zasady, służą i będą służyły czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Państwa.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii możliwości przechowywania i archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów tych dokumentów w formie papierowej, postępując zgodnie z przedstawioną powyżej procedurą oraz kwestii zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z tak przechowywanych i archiwizowanych faktur.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur i dokumentów z nimi zrównanych – jest zgodny z przytoczonymi przepisami. W odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej wdrożą Państwo i będą stosować kontrole biznesowe. Zarchiwizowane faktury będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dokonanie zmiany treści i jakiejkolwiek modyfikacji. Wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu będzie wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Faktury zakupowe są/będą przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości co do ich treści i autentyczności. Wskazali Państwo ponadto, że faktury będą przechowywane poza terytorium kraju, a dostęp do tych faktur na żądanie organów podatkowych jest i będzie zapewniony.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego będziecie Państwo uprawnieni do przechowywania faktur wyłącznie w postaci elektronicznej.

Odnosząc się z kolei do kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur, wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami. Zakupione towary i usługi służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym i nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

W konsekwencji powyższego, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w przeszłości oraz obecnie i w przyszłości przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

Podsumowując należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach procedury przedstawionej w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Państwo zachowają na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. Państwo ponosicie ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651).