Urlopy wypoczynkowe – praktyczny poradnik w dobie epidemii koronawirusa

Wstęp

Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec. Wprowadzenie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii nic w tym zakresie nie zmienia. Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pracodawca powinien udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Kodeks pracy przewiduje dwie metody udzielania urlopów wypoczynkowych - na podstawie planu urlopów oraz w ramach porozumienia pracodawcy i pracownika.

Ostatnie wydarzenia związane z epidemią COVID-19 mają wpływ na realizację przepisów urlopowych, w tym weryfikację planów urlopowych uzgodnionych przed wystąpieniem sytuacji związanej z COVID-19. W czasie epidemii koronawirusa istotna może być też możliwość wysłania pracowników przez pracodawcę na zaległe urlopy wypoczynkowe.

Ogłoszenie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii wiąże się z wprowadzeniem rozwiązań prawnych nadających niektórym pracodawcom szczególne uprawnienia umożliwiające nieprzerwane działanie przedsiębiorstw. Pracodawcy ci, przez czas oznaczony nie dłuższy niż do odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, zobowiązani są odmawiać udzielenia pracownikom urlopu wypoczynkowego (w tym urlopu na żądanie). Ponadto przesuwają oni terminy takiego urlopu lub odwołują pracownika z urlopu, jeżeli został on już pracownikowi udzielony. W przeciwieństwie do powszechnych zasad wynikających z Kodeksu pracy pracodawcy tzw. infrastruktury krytycznej w razie odwołania pracownika z urlopu nie muszą wykazywać konieczności obecności pracownika w zakładzie pracy w związku z okolicznościami nieprzewidzianymi w chwili rozpoczynania urlopu.

1. Prawo do urlopu - ogólne zasady

Prawo do urlopu wypoczynkowego stanowi jedno z podstawowych uprawnień pracowniczych. Pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych. Kodeks pracy gwarantuje każdemu pracownikowi prawo do dłuższych okresów odpoczynku wpisujących się w pojęcie urlopu wypoczynkowego.

1.1. Urlop wypoczynkowy przysługuje tylko pracownikom

Urlop wypoczynkowy stanowi coroczny, płatny oraz nieprzerwany okres zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy u danego pracodawcy.

Prawo do urlopu wypoczynkowego jest związane ze stosunkiem pracy pracownika. Uprawnionym do urlopu jest wyłącznie pracownik. Tym samym uprawnienia urlopowe nie dotyczą pracobiorców zatrudnionych na podstawie elastycznych form zatrudnienia, np. zleceniobiorców czy samozatrudnionych.

Urlop powinien być wykorzystany przez pracownika w naturze - czyli w formie czasu wolnego. Tym samym sprzeczne z celem urlopu wypoczynkowego będzie postępowanie polegające na rezygnacji z urlopu w zamian za dodatkowe wynagrodzenie związane z niewykorzystaniem urlopu w naturze.

Przykład 1

Uwzględniając duże natężenie pracy w sezonie urlopowym pracownik zaproponował pracodawcy, że nie skorzysta z urlopu w zamian za dodatkowe wynagrodzenie za pracę. Pracodawca wyraził zgodę i pracownik wykonywał w okresie zaplanowanego urlopu pracę za normalnym wynagrodzeniem, powiększonym o wynagrodzenie dodatkowe wynikające z niewykorzystywania urlopu w naturze.

Takie postępowanie jest niewłaściwe. W tym przypadku pracownik nie stracił prawa do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze. Przepisy prawa pracy nie przewidują bowiem możliwości zamiany urlopu na dodatek do wynagrodzenia nawet w sytuacji, gdyby czynność taka była dobrowolną decyzją samego pracownika.

Prawo do urlopu jest prawem osobistym przysługującym konkretnemu pracownikowi. Oznacza to, że nie ma możliwości jego zbycia czy przeniesienia na inną osobę. W sytuacji, gdyby pracownik porozumiał się z innym zatrudnionym w sprawie przeniesienia na niego prawa do urlopu - nawet pojedynczych dni urlopu - umowne ustalenia byłyby nieważne.

Przykład 2

Pracownik wykorzystał cały należny na dany rok urlop wypoczynkowy. Pod koniec roku okazało się, że potrzebuje 2 dni urlopu. Kolega z działu zaproponował, że odstąpi mu za wynagrodzeniem (przekazanym nieoficjalnie poza pracodawcą) 2 dni swojego urlopu, zapewniając jednocześnie zastępstwo na stanowisku pracy.

Pracodawca nie ma prawa zaakceptować powyższych ustaleń między pracownikami, którzy nie mają możliwości użyczania sobie dni urlopu. W sytuacji gdy pracownik potrzebowałby dnia wolnego, a całą należną pulę urlopu już wykorzystał, wówczas ma prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego.

1.2. Cel urlopu wypoczynkowego

Jak sama nazwa wskazuje, celem urlopu wypoczynkowego jest wypoczynek. Właściwa realizacja uprawnień urlopowych, w tym ich udzielanie zgodnie z zasadami prawidłowego podziału urlopu na części, jest niezbędna nie tylko w kontekście jakości oraz ilości świadczonej pracy, ale również w zakresie bezpieczeństwa jej wykonywania.

Warto w tym miejscu podkreślić, że sposób spędzania urlopu wypoczynkowego pozostawiony jest w swobodnej gestii pracownika. Pracodawca nie ma prawa ingerować w sposób spędzania czasu podczas urlopu. Pracodawca nie ma możliwości wprowadzenia przepisów zakładowych, które ograniczałyby w jakikolwiek sposób pracowników w kwestii sposobu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.

Przykład 3

Pracodawca w regulaminie pracy wprowadził zapis, zgodnie z którym pracownik w czasie urlopu wypoczynkowego zobowiązany jest powstrzymać się od wszelkiej aktywności, która by mogła być uznana przez pracodawcę za sprzeczną z celem urlopu wypoczynkowego. Pracownik w trakcie urlopu wypoczynkowego przystąpił do remontu domu. Podczas prac doznał urazu, w związku z czym powrót do pracy zgodnie z wcześniejszymi założeniami okazał się niemożliwy - z uwagi na czasową niezdolność do pracy z powodu choroby. Po powrocie ze zwolnienia lekarskiego pracodawca nałożył na pracownika karę porządkową, w związku z naruszeniem regulaminu. Pracodawca uznał, że postępowanie pracownika w czasie urlopu było sprzeczne z celem urlopu wypoczynkowego i dodatkowo spowodowało zakłócenia procesu pracy w związku z niedyspozycją zdrowotną pracownika.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Pracodawca nie ma możliwości wprowadzania do jakiegokolwiek zakładowego źródła prawa pracy przepisów ograniczających pracowników, w zakresie sposobów wykorzystywania czasu podczas urlopu. Tym samym nie można uznać, że pracownik remontując dom, co w konsekwencji doprowadziło do czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, naruszył zasady regulaminu, w tym kodeksową zasadę dbałości o dobro zakładu pracy.

Przykład 4

Pracodawca w regulaminie pracy umieścił postanowienie, zgodnie z którym w czasie urlopu wypoczynkowego pracownik nie ma prawa podejmować działalności sprzecznej z celem urlopu, jakim jest wypoczynek i regeneracja. Jednocześnie pracodawca zawarł zastrzeżenie, że powyższa zasada nie dotyczy urlopu udzielanego w trybie na żądanie, który może być wykorzystywany przez pracownika w dowolny sposób.

Powyższe postanowienia regulaminowe należy uznać za nieprawidłowe. Zarówno urlop udzielany w ramach planu urlopów, jak i urlop na żądanie stanowią ogólną pulę urlopu wypoczynkowego. Pracodawca nie powinien w przepisach zakładowych różnicować sposobu wykorzystywania urlopu udzielanego w trybie na żądanie od pozostałej części urlopu udzielanego zgodnie z planem lub w porozumieniu z pracownikiem.

Mimo iż pracodawca nie ma możliwości ingerowania w sposób spędzania przez pracownika czasu w okresie urlopu, można uznać, iż pełna dowolność w tym zakresie nie będzie obowiązywała w dniu poprzedzającym powrót do pracy.

Przykład 5

Pracownik w ostatnim dniu urlopu uczestniczył do późnych godzin wieczornych w imprezie, podczas której spożył znaczną ilość alkoholu. Na drugi dzień stawił się do pracy o ustalonej godzinie. Przełożony wyczuł od niego wyraźną woń alkoholu. Pracownik nie został dopuszczony do pracy, przeprowadzone badanie wykazało naruszenie zasady trzeźwości w miejscu i czasie pracy.

W powyższym przypadku, niezależnie od braku możliwości ingerowania przez pracodawcę w sposób spędzania czasu podczas urlopu, obowiązkiem pracownika było takie gospodarowanie czasem wolnym, aby kolejnego dnia było możliwe stawienie się do pracy w stanie psychicznej i fizycznej gotowości do wykonywania obowiązków.

Ponieważ sposób spędzania urlopu uzależniony jest od swobodnej decyzji pracownika, w czasie urlopu istnieje możliwość wykonywania pracy zarobkowej. Wyjątek oczywiście stanowią przypadki, w których pracodawca wcześniej zawarł z pracownikiem umowę o zakazie konkurencji. W takim przypadku pracownik będzie miał możliwość świadczenia pracy w czasie urlopu jedynie w zakresie nienaruszającym wspomnianej wyżej umowy.

Przykład 6

Pracodawca prowadzi firmę budowlaną, w ramach jej działalności pracownicy świadczą usługi wykończeniowe w domach i mieszkaniach. Każdy z pracowników objęty jest umownym zakazem konkurencji obowiązującym w trakcie zatrudnienia, skutecznym na obszarze województwa, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Pracownik w trakcie urlopu postanowił sobie dorobić i podjął się zlecenia w zakresie położenia glazury oraz instalacji elektrycznej w miejscowości, w której mieszka i w której znajduje się siedziba pracodawcy. Pracownik uznał, że zakaz konkurencji nie obowiązuje w czasie urlopu - który to czas jest czasem wolnym od pracy, i tym samym może on samodzielnie decydować o jego przeznaczeniu.

W powyższym przypadku pracownik naruszył umowny zakaz konkurencji. Obowiązuje on (o ile strony nie postanowiły inaczej) przez cały okres trwania stosunku pracy, w tym w czasie urlopów wypoczynkowych.

1.3. Obowiązek udzielenia urlopu w danym roku

Przepisy co do zasady zobowiązują pracodawcę do udzielenia urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym prawo do urlopu zostało nabyte. W konsekwencji pracodawca jest zobowiązany w każdym roku kalendarzowym tak organizować pracę, aby każdy pracownik mógł skorzystać z uprawnień urlopowych w pełnym wymiarze, w roku, w którym nabył prawo do urlopu.

W zasadę corocznego urlopu wypoczynkowego, w braku szczególnych uregulowań, wpisuje się nie tylko urlop nabywany z dniem 1 stycznia każdego roku w pełnym wymiarze, ale również urlop nabywany przykładowo w ramach pierwszej pracy w sytuacji, gdy pracownik zostaje zatrudniony w trakcie roku kalendarzowego.

Obowiązek pracodawcy w zakresie udzielania corocznego urlopu wypoczynkowego - w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo - powinien być spełniony niezależnie od przeszkód leżących po stronie pracodawcy (przykładowo organizacyjnych), jak również od tego, czy pracownik będzie zainteresowany kumulowaniem urlopu na kolejne lata.

Przykład 7

Pracodawca rozpoczynający działalność ma problemy z obsadą stanowisk pracy. Zaproponował pracownikowi, aby ten przez najbliższe 2 lata nie korzystał z urlopu wypoczynkowego - póki firma nie będzie sprawnie funkcjonowała. Pracownik uznał, że to bardzo dobry pomysł, ponieważ na 2021 r. planuje długi wyjazd w góry.

Powyższe uzgodnienia stron nie mają uzasadnienia w obowiązujących przepisach i nie będą skuteczne. Pracownik nie może zrzec się nie tylko prawa do urlopu jako takiego, ale również prawa do wykorzystania urlopu w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Obowiązkiem pracodawcy jest takie zapewnienie organizacji procesu pracy, aby pracownik mógł wykorzystać urlop wypoczynkowy w roku bieżącym. Gdyby powyższe ustalenia między pracodawcą a pracownikiem doszły do skutku, pracodawca mógłby ponieść odpowiedzialność z tytułu wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

1.4. Wymiar urlopu wypoczynkowego

Z założenia przepisy o czasie wolnym od pracy stanowią kompromis między obowiązkiem świadczenia pracy a czasem, w którym nie jest ona realizowana. Podobnie jak czas pracy, również urlop wypoczynkowy podlega ograniczeniom. Przepisy Kodeksu pracy określają wymiar urlopu wypoczynkowego dla wszystkich pracowników, zatrudnionych w typowych sytuacjach. Wymiar urlopu wynikający z Kodeksu pracy przedstawia tabela.

Tabela 1. Wymiar urlopu wypoczynkowego w zależności od okresu zatrudnienia

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Ponadto do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się także okresy nauki. Wliczany okres, ze względu na rodzaj ukończonej szkoły, przedstawia poniższa tabela.

Tabela 2. Okresy nauki wliczane do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu

Należy pamiętać, że okresy nauki nie podlegają sumowaniu, inaczej mówiąc, jeżeli pracownik ukończył kilka szkół, uwzględnia się jedną, której ukończenie daje pracownikowi najkorzystniejszy staż. Nie ma również podstaw do sumowania ukończenia dwóch szkół tego samego rodzaju.

Przykład 8

Osoba przed podjęciem pracy zawodowej ukończyła 3-letnią szkołę zawodową w zawodzie mechanik pojazdów samochodowych. Następnie ta sama osoba ukończyła 3-letnią szkołę zawodową, w wyniku czego otrzymała dyplom ślusarza.

W powyższym przypadku do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, należy wliczyć 3-letni okres niezależnie od tego, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie ukończyła dwie 3-letnie szkoły zawodowe.

Okresy nauki powinny być udokumentowane świadectwem lub dyplomem wydanym przez konkretną szkołę lub ostatecznie duplikatem. Pracodawca nie ma możliwości pozyskania na stałe od pracownika oryginału dokumentu. Powinien on być przedstawiony pracodawcy do wglądu.

Nie tylko okresy ukończonej nauki mają wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego. Przepisy Kodeksu pracy, w tym innych ustaw, wskazują na okresy podlegające zaliczeniu do stażu urlopowego.

Tabela 3. Zestawienie wybranych okresów podlegających zaliczeniu do stażu urlopowego

Należny pracownikowi na dany rok kalendarzowy wymiar urlopu - 20 lub 26 dni - jest wymiarem sztywnym. Oznacza to, że w przypadku wykorzystania w danym roku urlopu w pełnym wymiarze, pracownik nie ma prawa skorzystać z dni wypoczynku na konto urlopu, który będzie przysługiwał w roku przyszłym.

Przykład 9

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony wykorzystał do końca lutego 2020 r. cały należny urlop wypoczynkowy na ten rok. Pracownik zaplanował na grudzień 2020 r. tygodniowy wyjazd w góry. Ma zamiar zwrócić się do pracodawcy z prośbą o przeniesienie 5 dni urlopu z 2021 r. i umożliwienie ich wykorzystania pod koniec roku bieżącego. Pracodawca odmówił, sugerując możliwość skorzystania z urlopu bezpłatnego.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe. Pracownik nie ma prawa oczekiwać, niezależnie od sytuacji czy szczególnych potrzeb, że pracodawca umożliwi mu skorzystanie z urlopu, do którego pracownik nie nabył jeszcze prawa. Tym samym zaliczkowe udzielanie urlopu, w tym w sytuacji, gdy (prawie) pewną sytuacją jest zatrudnienie pracownika w dniu 1 stycznia kolejnego roku, nie będzie postępowaniem prawidłowym i będzie sprzeczne z zasadami udzielania urlopów wypoczynkowych.

2. Udzielanie urlopów wypoczynkowych

Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 Kodeksu pracy).

Przepisy regulujące problematykę urlopu nie definiują bezpośrednio pojęcia dzień pracy. Należy jednak przyjąć, że dzień pracy powiązany jest z harmonogramem czasu pracy konkretnego pracownika. W standardowych przypadkach dni pracy przypadają od poniedziałku do piątku, co nie zmienia faktu, że w pewnych systemach czasu pracy lub w zakładach o określonym profilu działalności dniem pracy może być również sobota, niedziela czy święto.

Przykład 10

Dwóch pracowników pracuje w przedsiębiorstwie komunikacyjnym. Jeden z nich świadczy pracę na stanowisku księgowego, wykonując pracę od poniedziałku do piątku, drugi jest zatrudniony jako kierowca autobusu, który wykonuje swoje obowiązki zarówno w dni „robocze”, jak i w soboty, niedziele oraz w święta. W przypadku drugiego pracownika, urlop będzie mógł być udzielany zarówno na dni robocze od poniedziałku do piątku, jak i na dni pracy przypadające dla niego przykładowo w niedziele. Pracownik zatrudniony w charakterze księgowego będzie miał udzielane urlopy wyłącznie w dni mieszczące się w przedziale od poniedziałku do piątku.

Udzielając urlopu wypoczynkowego należy stosować zasadę, zgodnie z którą dzień urlopu to odpowiednik 8 godzin pracy. Tam gdzie pracowników obowiązuje odmienna norma czasu pracy wynikająca z przepisów szczególnych (przykładowo pracowników placówek medycznych), dzień urlopu będzie odpowiadał skróconej normie dobowej.

W wyjątkowych przypadkach istnieje możliwość udzielenia pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy. Sytuacja taka dopuszczalna jest wówczas, gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być urlop udzielony.

Przykład 11

Pracownik zakładu przemysłowego świadczy pracę w równoważnym systemie czasu pracy. Uwzględniając zasadę udzielania urlopu na harmonogramowe dni pracy, pracownikowi zostały do wykorzystania 4 godziny urlopu. Pracownik ma zamiar wykorzystać urlop w dniu, w którym powinien pracować 12 godzin. W takim przypadku pracownik będzie świadczył pracę w dniu, w którym wykorzystał urlop, przez 8 godzin. Na pozostałe 4 godziny pracodawca udzieli mu urlopu wypoczynkowego.

2.2. Urlop proporcjonalny

Zasadą jest nabywanie prawa do urlopu w pełnym wymiarze 1 stycznia danego roku kalendarzowego. W takim przypadku, gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu nieprzerwanie przez 12 kolejnych miesięcy, wówczas ma prawo w tym okresie wykorzystać pełną pulę (20 lub 26) dni urlopu. W sytuacji jednak, gdy w trakcie roku dochodzi do rozwiązania umowy, wówczas należny pracownikowi urlop wypoczynkowy będzie odpowiednio pomniejszony i ustalony z zachowaniem zasady proporcjonalności, z uwzględnieniem okresu przepracowanego w danym roku.

W przypadku rozwiązania umowy w trakcie roku, u pracodawcy dotychczasowego urlop będzie ustalany w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy. Wyjątkiem będzie sytuacja, kiedy to pracownik przed rozwiązaniem stosunku pracy wykorzystałby urlop w przysługującym lub w wyższym wymiarze. Wówczas, w sytuacji gdy pracownik zatrudnia się u kolejnego pracodawcy, należy mu się urlop proporcjonalny do okresu:

• jaki pozostał do końca danego roku kalendarzowego - jeżeli pracownik został zatrudniony przynajmniej do końca tego roku,
• zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w przypadku gdy została zawarta umowa terminowa, na okres krótszy niż do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik podjął pracę.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzysta urlop wypoczynkowy w wyższym wymiarze niż wynikający z zachowania zasady proporcjonalności względem przepracowanego okresu. W takim przypadku u kolejnego pracodawcy pracownik będzie miał prawo do urlopu w wymiarze odpowiednio niższym.

Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców. Powyższa zasada jest obowiązująca również wtedy, gdy w danym roku kalendarzowym stosunek pracy z pracodawcą został rozwiązany, a po jakimś czasie strony ponownie zdecydowały się na zatrudnienie na podstawie stosunku pracy.

Przykład 12

Pracownik posiadający 15-letni staż urlopowy świadczył pracę na podstawie umowy na czas nieokreślony do końca września 2019 r. W okresie od października 2019 r. do maja 2020 r. pracownik nie świadczy pracy, przeznaczając ten czas na podniesienie swoich kwalifikacji zawodowych. Pracownik 1 czerwca 2020 r. będzie zatrudniony na podstawie umowy na czas określony obowiązującej do końca 2020 r.

W powyższym przypadku pracownik za okres od 1 czerwca do 31 grudnia 2020 r. będzie miał prawo do 16 dni urlopu zgodnie z wyliczeniem:

7/12 × 26 = 15,16 dnia, w zaokrągleniu 16 dni.

Zasada proporcjonalnego ustalania urlopu obowiązuje również w przypadku pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej miesiąc okresie:

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego,
• odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, służby przygotowawczej, okresowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Zasada proporcjonalności w powyższych przypadkach ma zastosowanie do roku kalendarzowego, w którym pracownik powraca do dotychczasowego pracodawcy po okresie niewykonywania pracy. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie obniży w sposób proporcjonalny wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownikowi, jeżeli nabył on prawo do tego urlopu w danym roku, a następnie przebywał na urlopie wychowawczym i powrócił do pracy w tym samym roku. W takim przypadku pracownik zachowa prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Przykład 13

Pracownica zatrudniona na czas nieokreślony, mająca prawo do 26 dni urlopu w roku kalendarzowym, korzysta w okresie od 1 marca do 30 czerwca 2020 r. z urlopu wychowawczego. W powyższym przypadku nie ma podstaw do obniżenia jej w sposób proporcjonalny wymiaru urlopu wypoczynkowego. Pracownica 1 stycznia 2020 r. nabyła prawo do 26 dni urlopu, a cały urlop wychowawczy został wykorzystany w takim terminie, który umożliwił pracownicy powrót do pracy w roku, w którym nabyła prawo do pełnej puli urlopu wypoczynkowego.

2.3. Urlop wypoczynkowy w pierwszej pracy

Pracownik, który rozpoczął swoją pierwszą pracę w życiu, nabywa prawo do urlopu w inny sposób niż pozostali pracownicy. W przypadku osób podejmujących pierwszą pracę uzyskanie prawa do urlopu wiąże się z koniecznością przepracowania konkretnego okresu pracy (miesiąc).

W przypadku gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu od pierwszego dnia danego miesiąca, wówczas pierwszy miesiąc pracy upłynie wraz z upływem ostatniego dnia miesiąca.

Przykład 14

Pracownik rozpoczyna pierwszą pracę w życiu 1 lipca 2020 r. W takim przypadku miesięczny okres pracy, z którego upływem pracownik nabędzie prawo do 1,66 wymiaru urlopu wypoczynkowego (zgodnie z zasadą 20 dni × 1/12 = 1,66), upłynie 31 lipca 2020 r.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik podejmie pracę w pierwszym dniu roboczym danego miesiąca i będzie świadczył pracę przez wszystkie kolejne dni robocze. Wówczas prawo do urlopu zostanie nabyte z upływem ostatniego dnia miesiąca.

Przykład 15

Pracownik rozpoczął swoją pierwszą pracę w życiu 1 kwietnia 2020 r. W takiej sytuacji miesięczny okres upłynie 30 kwietnia 2020 r.

Nie ma oczywiście przeszkód, aby pracownik w ramach swojej pierwszej pracy został zatrudniony w trakcie miesiąca kalendarzowego. W takiej sytuacji miesiąc pracy upłynie wraz z upływem w następnym miesiącu kalendarzowym dnia, który datą poprzedza dzień nawiązania stosunku pracy.

Przykład 16

Pracownik został zatrudniony w pierwszej pracy w życiu 10 lipca 2020 r. W takiej sytuacji prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego pracownik nabędzie 9 sierpnia 2020 r.

Uwzględniając powyższe należy pamiętać, że prawa do cząstkowego urlopu pracownik nabywa po każdym przepracowanym miesiącu - choć nie zawsze będzie to miesiąc w znaczeniu kalendarzowym.

Pracownik, podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu, urlop cząstkowy na powyższych zasadach będzie sukcesywnie nabywał wyłącznie w pierwszym roku pracy. 1 stycznia kolejnego roku pracownik nabędzie prawo do pełnej przysługującej mu puli urlopowej na dany rok.

Przykład 17

Pracownik do swojej pierwszej w życiu pracy został zatrudniony 16 grudnia 2019 r. Tym samym nie miał możliwości przepracowania w tym roku pełnego miesiąca pracy i nie nabył prawa do urlopu w 2019 r. Pozostając w zatrudnieniu 1 stycznia 2020 r., tego dnia nabył prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Warto pamiętać, że prawo pracy nie zawiera regulacji pozwalającej zaokrąglać pierwszy urlop w górę do pełnego dnia. Tym samym w pierwszym roku pracy każdy przepracowany miesiąc będzie wiązał się z nabyciem przez pracownika prawa do 1,66 dnia lub 2,16 dnia w sytuacji, gdy pracownik ma prawo do 26 dni urlopu. Nie ma oczywiście przeciwwskazań, aby pracodawca kierując się dobrem pracownika zaokrąglił ustalony wymiar urlopu do pełnych dni lub godzin.

2.4. Urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego na część etatu

W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, uwzględniając jako podstawę wymiar urlopu wynikający ze stażu pracy - 20 lub 26 dni. W takim przypadku niepełny dzień urlopu podlega zaokrągleniu do dnia pełnego.

Przykład 18

Pracodawca zatrudnia pracownika na 1/4 etatu. Staż urlopowy pracownika przekracza 10 lat, co formalnie uprawnia go do urlopu w wymiarze 26 dni. Uwzględniając fakt zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy, urlop wypoczynkowy tego pracownika wynosi:

26 dni × 1/4 etatu = 6,5 dnia, co w zaokrągleniu daje 7 dni,

7 dni × 8 godzin = 56 godzin urlopu.

Powyższy przypadek przedstawia sytuację nabywania prawa do urlopu wypoczynkowego z dniem 1 stycznia. Inaczej sytuacja będzie wyglądała w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy w ciągu roku. W takim przypadku urlop będzie liczony zgodnie z zasadami proporcjonalności.

Tabela 4. Przykładowe zestawienie wymiarów urlopów wypoczynkowych pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy

2.5. Urlop uzupełniający

W sytuacji gdy pracownik wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie w ciągu tego roku nabył prawo do urlopu w wymiarze wyższym, będzie uprawniony do urlopu uzupełniającego (art. 158 Kodeksu pracy).

Pracownik uzyska prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego niezależnie od tego, w którym miesiącu nabędzie prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Przykład 19

Pracownica zatrudniona na podstawie umowy na czas określony 31 lipca 2020 r. osiągnie 10-letni staż pracy. W powyższym przypadku pracownica do końca lipca ma możliwość wykorzystania 20 dni urlopu, od 31 lipca 2020 r. będzie mogła wykorzystać kolejne 6 dni urlopu, w ramach urlopu uzupełniającego.

Nabycie prawa do urlopu uzupełniającego może być efektem zatrudnienia co najmniej 10 lat, jak również ukończenia w czasie zatrudnienia szkoły i zaliczenia okresu nauki do stażu pracy. Nie można również wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik przejdzie w trakcie roku kalendarzowego do pracy u nowego pracodawcy, u którego przepisy zakładowe kształtują uprawnienia urlopowe w sposób korzystniejszy niż wynikający z przepisów powszechnie obowiązujących.

Warto zauważyć, że przepis regulujący prawo do urlopu uzupełniającego odwołuje się do wymogu wykorzystania urlopu za dany rok kalendarzowy - urlopu wynikającego z wymiaru niższego (dotychczasowego). Tym samym może powstać wrażenie, że prawo do urlopu uzupełniającego nie powstanie w sytuacji, gdy pracownik z różnych względów w pierwszej kolejności nie wykorzysta urlopu przysługującego w wymiarze dotychczasowym. Można jednak przyjąć, że pracownik, który nie wykorzystał jeszcze pełnego urlopu wypoczynkowego wynikającego z wymiaru niższego, tak czy inaczej urlop uzupełniający nabędzie. Zasili on niewykorzystane wcześniej dni urlopu wypoczynkowego, uzyskane w ramach wcześniejszego, niższego wymiaru.

W przypadku urlopu uzupełniającego mogą pojawić się wątpliwości dotyczące zasad udzielania tak nabytego urlopu. Przepisy nie przewidują w tym zakresie szczególnych rozwiązań. Tym samym można uznać, że obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu uzupełniającego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. W szczególnych sytuacjach, gdy nie ma takiej możliwości (na przykład wynikających z siły wyższej), urlop uzupełniający przejdzie na rok kolejny w ramach urlopu zaległego.

2.6. Urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego u dwóch pracodawców

Typową sytuacją jest wykonywanie przez jednego pracownika pracy na rzecz jednego pracodawcy. W praktyce nie można jednak wykluczyć, że pracownik będzie zatrudniony u dwóch lub więcej pracodawców (zakładając, że pracownik nie jest objęty zakazem konkurencji w trakcie zatrudnienia).

Pracownik zatrudniony u dwóch lub większej liczby pracodawców nabywa uprawnienia związane ze stosunkiem pracy w sposób odrębny - w ramach każdego stosunku pracy. W takim przypadku nie można uznać, że pracownik jest objęty jednym zbiorczym stosunkiem pracy, niezależnie od liczby pracodawców, na rzecz których świadczy pracę.

Pracownik świadczący pracę na rzecz kilku pracodawców nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego u każdego z zatrudniających go w tym samym czasie pracodawców w wymiarze wynikającym z okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym oraz wymiaru etatu, w ramach którego świadczy pracę u każdego z pracodawców. Prawo do urlopu wypoczynkowego oraz jego roczny wymiar ustalane będą odrębnie w ramach każdego z równolegle istniejących stosunków pracy.

Przykład 20

Pracownik legitymuje się 15-letnim stażem pracy. W związku z powyższym ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku. Pracownik świadczy pracę na pół etatu w firmie X na podstawie umowy na czas nieokreślony zawartej w 2016 r. Dodatkowo pracownik w grudniu 2018 r. zatrudnił się u pracodawcy Y - również na pół etatu. W takiej sytuacji pracownik w 2020 r. będzie miał prawo do proporcjonalnego urlopu u każdego pracodawcy w wymiarze 13 dni. W przypadku gdyby pracownik pracował na pełny etat na rzecz dwóch pracodawców, wówczas u każdego pracodawcy miałby prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego.

W przypadku świadczenia pracy u więcej niż jednego pracodawcy, może powstać problem w zakresie sposobu wykorzystania urlopu wypoczynkowego - tak aby sposób ten był zbieżny z celem urlopu. Jak wiadomo, rezultatem odrębności świadczenia pracy na podstawie dwóch niezależnych stosunków pracy są odrębne urlopy wypoczynkowe, co prowadzi do wniosku, że uprawnienia urlopowe mogą być u poszczególnych pracodawców realizowane w sposób niezależny. Inaczej mówiąc, urlopy nie muszą pokrywać się w tym samym czasie (przypadać w te same dni).

Odnosząc się do wątpliwości w zakresie czasu wykorzystywania urlopów wypoczynkowych u różnych pracodawców, można spotkać się z poglądem, zgodnie z którym w sytuacji wykorzystywania urlopu wypoczynkowego w równoległych stosunkach pracy, praca nie może być świadczona zarówno na rzecz jednego, jak i drugiego pracodawcy. Powyższy pogląd opiera się na założeniu, że cel urlopu wypoczynkowego może zostać osiągnięty tylko wówczas, gdy pracownik zatrudniony u dwóch lub u większej liczby pracodawców będzie korzystał w pełni z czasu wolnego, bez świadczenia pracy na rzecz któregokolwiek pracodawcy. Nie ma jednak regulacji prawnej, która nakazywałaby wszystkim pracodawcom, u których zatrudniony jest pracownik, współdziałanie w zakresie ustalania terminów udzielania urlopu wypoczynkowego. Pracownik odwołując się do celu urlopu wypoczynkowego, jakim jest regeneracja organizmu, nie ma zatem możliwości „wymuszenia” na pracodawcach, aby udzielili mu urlopu w tym samym czasie.

Pracownik decydując się na pracę na rzecz więcej niż jednego pracodawcy musi godzić się z ryzykiem, że nie będzie miał możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w tym samym terminie u wszystkich pracodawców. Pracodawcy udzielając urlopów działają w sposób zupełnie niezależny, kierując się potrzebą zapewnienia prawidłowej organizacji pracy, jak również obowiązkiem udzielania urlopu pracownikowi w roku, w którym uzyskał do niego prawo. Pracownik nie ma jednak roszczenia, aby drugi i kolejny pracodawca udzielili mu urlopu w tym samym czasie co pracodawca, z którym termin wykorzystania urlopu został wcześniej ustalony.

Przykład 21

Pracownik zatrudniony u trzech pracodawców przedstawił propozycję wykorzystania urlopu, w ramach której każdy z powyższych pracodawców miałby udzielić urlopu w tym samym czasie. Dwóch pracodawców uwzględniło wniosek pracownika, ponieważ zbieżność terminów urlopów nie powodowała zakłóceń toku pracy. Trzeci pracodawca odmówił akceptacji propozycji urlopowej pracownika, proponując wykorzystanie urlopu w innym terminie. Pracownik złożył na pracodawcę skargę do Państwowej Inspekcji Pracy argumentując, że trzeci pracodawca, nie udzielając urlopu w terminie przez pracownika proponowanym, uniemożliwia mu osiągnięcie celu urlopu, jakim jest wypoczynek od pracy.

Skarga do PIP w powyższym zakresie nie spowoduje, że inspektor pracy zobowiąże pracodawcę do udzielenia urlopu w terminie przez pracownika proponowanym. Inspektor pracy nie ma bowiem możliwości ingerencji w sytuacji, gdy ze względów organizacyjnych nie ma możliwości udzielenia pracownikowi urlopu w terminie przez niego proponowanym. Nie ma również możliwości, aby inspektor pracy zobowiązał poszczególnych pracodawców do współdziałania w zakresie udzielania urlopów pracownikowi.

2.7. Podział urlopu na części jako wyjątek od zasady nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy powinien być nieprzerwany. Wyjątkiem od zasady nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego jest urlop udzielany w trybie na żądanie pracownika. Mimo iż bezpośrednio nie wynika to z przepisów, można przyjąć, że zasada nieprzerwanego urlopu nie obowiązuje również w przypadku urlopu zaległego, co wynika z jego szczególnego charakteru.

Kierując się względami praktycznymi, w tym potrzebami pracowników, Kodeks pracy dopuszcza możliwość podziału urlopu na części. Warunkiem rezygnacji z udzielenia urlopu w jednorazowej puli dni wolnych od pracy jest wniosek pracownika.

Przepisy Kodeksu pracy regulujące problematykę urlopową nie przewidują w sposób bezpośredni, aby wniosek taki miał mieć formę pisemną. Jest to jednak forma jak najbardziej pożądana - zarówno ze względów organizacyjnych, jak i do celów dowodowych. Posiadając pisemne wnioski w sprawie podziału urlopów na części, pracodawca będzie mógł w przypadku kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy wykazać, że podział urlopu jest inicjatywą pracownika.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą między innymi dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Tym samym powyższy przepis może sugerować obowiązek prawny składania wniosków dotyczących podziału urlopu w formie pisemnej.

Wzór 1. Wniosek w sprawie udzielenia urlopu

Podział urlopu na części nie zawsze musi być efektem wniosku pracownika. Bywają bowiem przypadki, kiedy podział taki będzie wynikał z sytuacji od pracownika niezależnych.

Przykład 22

Pracodawca w porozumieniu z pracownikiem udzielił mu w sezonie letnim pełnej puli urlopu należnej na 2020 r. w wymiarze 26 dni. Podczas nieobecności pracownika wystąpiły okoliczności, które wymagały powrotu pracownika do pracy. W związku z tym pracodawca podjął decyzję w sprawie odwołania pracownika z urlopu.

W takim przypadku nastąpił podział urlopu na części wbrew woli pracownika. Niewykorzystana część urlopu zostanie udzielona w terminie późniejszym.

Przepisy wprowadzają ograniczenie dotyczące możliwości podziału urlopu na części, uniemożliwiające pracownikowi nadmierne rozdrabnianie przedziałów czasu, w których będzie korzystał z urlopu. W przypadku podziału urlopu na części przynajmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy).

Przykład 23

Pracownik złożył wniosek w sprawie podziału urlopu na części, w ramach którego urlop miałby być wykorzystywany od początku roku kalendarzowego wyłącznie w poniedziałki i piątki. Pracownik pisemnie potwierdził, że taki podział urlopu zapewnia mu wyższy poziom regeneracji niż podział zakładający przynajmniej jedną część urlopu, trwającą nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

W takim przypadku pracodawca nie ma prawa zaakceptować wniosku pracownika, niezależnie od jego subiektywnego przekonania co do słuszności proponowanego podziału.

3. Planowanie urlopów

W celu uniknięcia problemów organizacyjnych i zapewnienia względnie prawidłowego toku pracy przepisy przewidują dwie metody udzielania urlopów wypoczynkowych - na podstawie planu urlopów oraz w ramach porozumienia pracodawcy i pracownika.

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w sytuacji, gdy wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa. Powyższa zasada dotyczy również pracodawców, u których organizacja związkowa nie działa.

Należy pamiętać, że obowiązek tworzenia planu urlopów jest uzależniony od tego, czy w firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa. Można przyjąć, że okoliczność, iż pracodawcy, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe, nie mają obowiązku tworzenia planu urlopów, nie oznacza automatycznie, że mają kategoryczny zakaz tworzenia planu urlopów. Uwzględniając interes pracodawcy - zwłaszcza w kwestii zapewnienia prawidłowej organizacji pracy - udzielanie urlopów zgodnie z planem jest rozwiązaniem dużo bardziej korzystnym, niezależnie od tego, czy u pracodawcy zakładowe organizacje związkowe działają czy też nie.

3.1. Ogólne zasady sporządzania planu urlopów

Zasady ogólne w zakresie tworzenia planu urlopów zawarte są w art. 163 § 1 Kodeksu pracy. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, że plan urlopów sporządza pracodawca. Tym samym jeżeli w firmie funkcjonują organizacje związkowe, przepisy nie przewidują co do zasady ich udziału w tworzeniu planu urlopów w przypadku, gdy przyjętą w zakładzie praktyką jest udzielanie urlopów zgodnie z planem.

Zasada braku uczestnictwa zakładowych organizacji związkowych w tworzeniu planu urlopów nie ma charakteru bezwzględnego. Tym samym nie można wykluczyć sytuacji, w ramach której wyłoniony przez zakładowe organizacje związkowe społeczny inspektor pracy będzie uczestniczył w procesie opracowywania planu urlopów jako zakładowy organ nadzoru i kontroli w zakresie przestrzegania prawa pracy.

Pracodawca ustalając plan urlopów powinien uwzględnić wnioski pracowników, które zawierają konkretne propozycje terminów (przedziałów czasu) wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Należy jednak zauważyć, że uwzględnienie konkretnych propozycji urlopowych będzie możliwe, jeżeli nie będą one kolidowały z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy w firmie.

Ustalając plan urlopów, należy pamiętać o zasadach wynikających z podziału urlopu na części. Jak już wspomniano, zasadą jest udzielanie urlopu w całości. Wyjątkiem od tej zasady, będącym dominującą praktyką, jest podział urlopu na mniejsze części. Dzieląc 20 lub 26 dni urlopu na mniejsze okresy czasu trzeba jednak pamiętać o wspomnianej wcześniej zasadzie, zgodnie z którą przynajmniej jedna z części urlopu powinna trwać nieprzerwanie 14 kolejnych dni kalendarzowych. Należy również mieć na uwadze, że nie cała należna na dany rok pula dni urlopowych podlega planowaniu. Planem urlopów nie obejmuje się czterech dni urlopu udzielanego w terminie wskazanym przez pracownika - tzw. urlopu na żądanie (art. 163 § 1 Kodeksu pracy).

Opracowany i zatwierdzony przez pracodawcę plan urlopów powinien być podany do wiadomości pracowników w zakładzie pracy w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Obowiązek ten nie jest zależny od uzyskania od pracodawcy informacji o akceptacji terminu urlopu wynikającego z wniosku pracowników w sprawie udzielenia urlopów.

Kodeks pracy wskazuje jedynie na ogólne zasady tworzenia planu urlopów. Pozostałe kwestie o charakterze techniczno-proceduralnym, niezbędne do prawidłowego i sprawnego wywiązania się z obowiązku w zakresie planowania urlopów, nie są uregulowane. Tym samym należy uznać, że pracodawca jest obowiązany stosować się do podstawowych reguł w zakresie sporządzania planu urlopów, których źródłem jest Kodeks pracy. Natomiast w kwestiach nieuregulowanych powinien on stosować zasady przez siebie opracowane, które mogą wynikać z pisanych zakładowych źródeł prawa pracy, jak również z praktyki zwyczajowej.

3.2. Termin sporządzenia planu urlopów

Pracodawca mający obowiązek (lub zamiar) opracowania planu urlopów w pierwszej kolejności powinien ustalić, kiedy należy podjąć działania w zakresie tworzenia planu. Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają w tej sprawie bezpośrednich wskazówek. Może to dawać wrażenie, że termin na sporządzenie planu jest zupełnie dowolny. Należy jednak przyjąć, że nie jest to wniosek dający się wyprowadzić z ogółu regulacji dotyczących zarówno tworzenia planu, jak i nabywania prawa do corocznego urlopu wypoczynkowego.

Pracownik z dniem 1 stycznia każdego roku kalendarzowego nabywa prawo do nowej, corocznej puli urlopowej. Prowadzi to do wniosku, że plan urlopów powinien być sporządzony i podany do wiadomości pracowników przed dniem 1 stycznia danego roku kalendarzowego.

Planowanie urlopów, szczególnie u większych pracodawców, jest złożonym procesem, wymagającym rozwiązań kompromisowych między często rozbieżnymi interesami pracodawcy a pracowników, w związku z tym warto opracowywanie planu rozpocząć odpowiednio wcześnie.

Przykład 24

Pracodawca zdecydował, że 30 grudnia 2020 r. przystąpi do tworzenia planu urlopów. Niezależnie od tego, że formalnie nie rozpoczął się jeszcze kolejny rok kalendarzowy, na który będzie tworzony plan, należy uznać, że ostatnie dni grudnia nie są optymalnym okresem do tworzenia planu. Trzeba bowiem pamiętać, że stroną tworzenia planu, przynajmniej w początkowej fazie, są pracownicy. Ich obecność w pracy w ostatnich dniach roku oraz tym samym czynny udział w procesie planowania urlopów mogą być ograniczone. Pracodawca nie ma prawa odwoływać pracowników z urlopów wypoczynkowych udzielonych zgodnie z planem na ostatnie dni grudnia, aby pracownicy uczestniczyli w tworzeniu planu urlopów.

3.3. Okres, na który tworzy się plan urlopów

Przepisy prawa pracy nie odpowiadają na pytanie co do przedziału czasu, na który plan urlopów powinien być stworzony. Powszechną praktyką jest tworzenie planu urlopów na cały rok kalendarzowy - czyli na 12 miesięcy, w ramach których pracownik może wykorzystać urlop w danym roku. Takie postępowanie jest oczywiście jak najbardziej poprawne. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma prawa tworzyć kilku planów urlopów, dzieląc rok na poszczególne części.

Plan urlopów może być tworzony na okres 12 miesięcy, obejmując tym samym cały rok kalendarzowy, w ramach którego pracownicy nabywają uprawnienia urlopowe, jak również na okresy krótsze. W przypadku tworzenia dwóch planów urlopów na równe okresy, drugi plan urlopów powinien być opracowany i podany do wiadomości pracowników w czerwcu.

Przykład 25

Zakład produkcyjny zatrudnia pracowników na stanowiskach robotniczych związanych bezpośrednio z produkcją, jak również osoby na stanowiskach administracyjno-biurowych. Uwzględniając brak ograniczeń wynikających z przepisów, pracodawca ma możliwość tworzenia w zależności od potrzeb planu urlopów na 12 miesięcy, jak również kilku planów na krótsze okresy, przykładowo obejmujące 6 miesięcy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownicy produkcyjni zostali objęci planami półrocznymi, a pozostałe grupy pracownicze - planami opracowanymi na rok.

3.4. Udział pracowników w tworzeniu planu urlopów

Pracodawca jest koordynatorem całego procesu tworzenia planu, ale nie jest wyłącznym uczestnikiem procedury planowania urlopów. Przepisy gwarantują możliwość czynnego udziału w opracowywaniu planu pracownikom, którzy składają pracodawcy propozycje urlopowe w formie wniosków.

Przepis dający pracownikom uprawnienie do czynnego uczestnictwa w planowaniu urlopów nie wyjaśnia niestety wielu kwestii proceduralnych - w zakresie treści wniosków urlopowych, formy oraz terminów składania.

Poruszając problem zawartości wniosków urlopowych należy podkreślić, że muszą one zawierać w szczególności dwie informacje:

• oznaczenie wnioskodawcy oraz
• wskazanie terminu lub terminów urlopów zgodnie z potrzebami pracownika.

W sytuacji gdy pracownik zdecyduje się na podział urlopu na części - musi pamiętać o zasadach prawidłowego podziału urlopu, jak również o nieplanowaniu urlopu udzielanego na żądanie.

Przykład 26

Pracownik na potrzeby tworzenia planu urlopów złożył wniosek, z którego treści wynika, iż żadna część wypoczynku nie obejmuje wymaganych 14 kolejnych dni kalendarzowych. Ponadto pracownik zaplanował pełną należną mu pulę 20 dni urlopu.

W takim przypadku pracodawca nie będzie miał możliwości uwzględnienia wniosku pracownika, ponieważ sposób rozplanowania jego urlopu jest sprzeczny z przepisami dotyczącymi sposobu planowania i udzielania urlopów wypoczynkowych. Dobrą praktyką jest przekazanie pracownikom informacji, przed tworzeniem planu urlopów, o zasadach związanych z prawidłowym podziałem urlopu oraz nieuwzględnianiem w ramach planu urlopu na żądanie.

Wnioski urlopowe powinny jednoznacznie wskazywać konkretne, oznaczone datami początkowymi i końcowymi przedziały czasu, w ramach których pracownicy będą chcieli skorzystać z urlopów.

Przykład 27

Pracownik złożył pracodawcy wniosek urlopowy, w którego treści zawarte są następujące zapisy:

„Wnoszę o udzielenie urlopu wypoczynkowego, należnego na 2020 r., w następujących terminach:

1) lipiec - 2 tygodnie urlopu,

2) sierpień - tydzień urlopu,

3) pozostałe dni - grudzień.”

W powyższym przypadku, niezależnie od tego, że pracownik przestrzega zasady, zgodnie z którą przynajmniej jedna część urlopu powinna trwać nieprzerwanie 14 dni, wniosek urlopowy nie będzie mógł być przez pracodawcę uwzględniony. W treści wniosku pracownik nie zawarł informacji w sprawie konkretnych przedziałów czasowych, w ramach których urlop będzie wykorzystany.

Pracodawca powinien wskazać termin, w jakim będzie oczekiwał od pracowników wniosków urlopowych.

Pozyskanie od pracowników wniosków urlopowych jest podstawą do czynności zmierzających do właściwego opracowywania planu urlopów. Nie jest to czynność prosta, ponieważ konkretne terminy urlopów zawarte w planie muszą uwzględniać:

• propozycje pracowników,
• konieczność zapewnienia normalnego toku pracy,
• zbieżność terminów urlopów poszczególnych pracowników.

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Taka treść przepisu może sugerować, że obowiązkiem pracodawcy jest w pierwszej kolejności kierowanie się propozycjami pracowników. Powstaje więc pytanie - czy kolejność wskazanych w przepisie kryteriów w ramach planowania urlopów jest dla pracodawcy bezwzględnie wiążąca.

Odnosząc się do tej wątpliwości należy uznać, że obowiązkiem pracodawcy jest uwzględnienie pracowniczych propozycji urlopowych pod warunkiem, że nie kolidują one z prawidłową organizacją pracy. Za niedopuszczalną należy uznać sytuację, w której z powodu uwzględnienia wniosków urlopowych doszłoby do zaburzenia funkcjonowania czy też czasowego zaprzestania działalności przez pracodawcę.

Obowiązkiem pracodawcy jest zatem uwzględnić propozycje urlopowe pracowników w sytuacji, gdy nie prowadzą do kolizji z prawidłowym funkcjonowaniem zakładu pracy. Oznacza to, że pracownicy nie mają roszczenia o uwzględnienie w planie urlopów treści składanych wniosków w każdym przypadku.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, w ramach których terminy urlopów wskazane przez pracowników będą identyczne lub będą pokrywały się w znacznym stopniu. Wielu pracownikom zależy bowiem na przedłużaniu długich weekendów urlopami, jak również na wypoczynku w sezonie letnim lub zimowym. Rolą pracodawcy będzie wówczas dokonanie analizy oraz rozstrzyganie kolizyjnych sytuacji z uwzględnieniem kryterium zapewnienia prawidłowej organizacji pracy oraz równego traktowania pracowników. Za prawidłową praktykę można uznać udzielanie urlopów - w szczególności dłuższych części urlopów, w sposób naprzemienny. W jednym roku pracodawca uwzględni potrzeby urlopowe jednego pracownika, a w roku kolejnym - drugiego.

Wzór 2. Przykładowy plan urlopów na 2020 r.

Uwaga: Powyższy plan urlopów zgodnie z przepisami nie uwzględnia 4 dni urlopu na żądanie należne w danym roku kalendarzowym.

3.5. Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników

Opracowany plan urlopów nie jest dokumentem pozostającym wyłącznie do dyspozycji pracodawcy lub ewentualnie organów kontrolnych, jakimi są inspektorzy pracy. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników (art. 163 § 2 Kodeksu pracy). Przepis nie reguluje jednak kwestii technicznych związanych z upublicznianiem tego planu. Tym samym sposób podania planu do wiadomości pracowników zależy od firmowych zwyczajów.

Podanie planu urlopów do publicznej wiadomości pracowników zwalnia pracodawcę z indywidualnego powiadamiania pracowników o terminach ich urlopów wypoczynkowych wynikających z planu.

Wieloletnią praktyką stosowaną przez pracodawców było podawanie planu urlopów do wiadomości pracowników poprzez jego wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub poprzez umieszczenie na stronie intranetowej pracodawcy - oczywiście pod warunkiem, że wszyscy pracownicy objęci planem mają do niej dostęp. Jednak uwzględniając obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych wynikające z rozporządzenia RODO, warto zweryfikować dotychczasowe zwyczaje w zakresie podawania planu urlopów do publicznej wiadomości pracowników.

Przykład 28

W zakładzie pracy w miejscu powszechnie dostępnym dla pracowników, a także osób z zewnątrz - interesantów, pracodawca umieścił plan urlopów na pierwszą połowę 2020 r. Obok imienia i nazwiska poszczególnych pracowników oraz określenia stanowisk pracy i komórek organizacyjnych, do planów urlopu pracodawca załączył wykaz telefonów kontaktowych do pracowników uwzględnionych w planie urlopów.

W powyższym przypadku postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe w kontekście obowiązujących zasad ochrony danych osobowych. Pracodawca nie powinien był umieszczać planu urlopów w miejscu dostępnym dla osób postronnych, jak również zamieszczać listy numerów telefonów kontaktowych pracowników umieszczonych w planie urlopów.

4. Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

Zatwierdzony przez pracodawcę oraz podany do wiadomości pracowników plan urlopów pozwala pracownikom przyjąć założenie, że terminy wykorzystania poszczególnych części urlopu zostaną dotrzymane. Pracownicy mogą wówczas podjąć czynności organizacyjne związane z urlopem - wykupić wczasy, dokonać zakupu adekwatnego do sposobu spędzania urlopu wyposażenia czy skoordynować urlop z wypoczynkiem innych członków rodziny.

Mimo że plan urlopów niezbędny dla zapewnienia prawidłowej organizacji pracy wiąże pracodawcę oraz pracowników w zakresie zawartych w nim postanowień, nie zawsze będzie możliwość jego niezakłóconej realizacji. Zdarzają się bowiem sytuacje przewidziane w prawie pracy, które sprawiają, że umieszczone w planie urlopów terminy staną się nieaktualne. Przepisy Kodeksu pracy wskazują na fakultatywne oraz obligatoryjne przesłanki przesunięcia urlopu wypoczynkowego.

4.1. Fakultatywne przyczyny przesunięcia urlopu wypoczynkowego

Niezależnie od tego, czy urlopy udzielane są zgodnie z planem czy też w porozumieniu z pracownikiem, udział zatrudnionych w uzgodnieniach co do terminu wykorzystywania urlopu należy uznać za niezbędny.

Pracodawca jako organizator procesu pracy ma prawo przyjąć, że pracownik składając konkretne propozycje w zakresie terminów wykorzystania urlopu, działa z należytym rozeznaniem oraz że podane terminy będą wiążące i ostateczne. Tym bardziej, że udzielenie urlopu pracownikowi w danym okresie zgodnie z jego wnioskiem powoduje często odrzucenie propozycji urlopowej innego pracownika.

W praktyce nie można wykluczyć przypadku, kiedy to pierwotnie wskazane, uwzględnione przez pracodawcę w planie urlopów terminy wypoczynku pracownika okażą się dla niego z różnych względów niedogodne. W takim przypadku pracownik ma prawo zwrócenia się do pracodawcy z wnioskiem w sprawie przesunięcia terminu urlopu.

Sam wniosek zawierający propozycję przesunięcia terminu urlopu jest dla pracodawcy niewystarczający. Pracownik powinien go bowiem uzasadnić. Powody wskazane we wniosku pracownika powinny być ważne.

Przepisy Kodeksu pracy nie definiują pojęcia „ważne przyczyny”, uzasadniające przesunięcie urlopu na wniosek pracownika. Jak wiadomo, inną ocenę w kwestii „ważności” przyczyn może mieć sam zainteresowany, a inną pracodawca. Wobec braku szczególnych wskazań wynikających z przepisów można przyjąć, że przyczyny ważne to sytuacje losowe, które w sposób obiektywny uzasadniają przesunięcie urlopu. Przyczyny ważne mogą wynikać z sytuacji osobistej, rodzinnej czy zdrowotnej. Istotną kwestią jest to, aby ważne przyczyny uzasadniające przesunięcie urlopu na wniosek pracownika nie były wiadome podczas planowania urlopów - choć nie jest to wymóg wynikający bezpośrednio z przepisów.

Wzór 3. Wniosek pracownika w sprawie przesunięcia terminu urlopu

Warto pamiętać, że niezależnie od powodów, jakie pracownik podał we wniosku w sprawie przesunięcia terminu urlopu, pracodawca nie ma obowiązku prawnego pozytywnego rozpatrzenia prośby zatrudnionego. Przepis Kodeksu pracy określa bowiem, że przesunięcie urlopu „może nastąpić”. Tym samym ocena w kwestii zasadności wniosku pracownika i ostateczna decyzja w sprawie przesunięcia urlopu na wniosek pracownika zawsze należy do pracodawcy, który powinien kierować się zarówno wagą przyczyny przesunięcia urlopu, zasadami współżycia społecznego, jak i potrzebami związanymi z zapewnieniem prawidłowej organizacji pracy (w tym terminami wypoczynku innych pracowników).

W przypadku gdy przesunięcie urlopu wiązałoby się z niemożnością udzielenia urlopu innemu pracownikowi, pracodawca ma prawo odmówić przesunięcia urlopu na prośbę pracownika. Jeżeli natomiast pracownik wskazał obiektywnie istotny powód przesunięcia terminu urlopu, a zaproponowany nowy termin jego udzielenia nie koliduje z zapewnieniem niezakłóconej organizacji pracy, w tym potrzebami urlopowymi innych pracowników - wówczas nie ma obiektywnych podstaw, aby wniosek pracownika nie był pozytywnie rozpatrzony. W takich warunkach odmowa przesunięcia terminu wykorzystania urlopu mogłaby być oceniana w kategoriach naruszenia zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy.

Plan urlopów oraz terminy wykorzystania urlopu ustalone na podstawie porozumienia pracownika z pracodawcą mogą ulec modyfikacji w związku z wystąpieniem przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Podobnie jak w przypadku przesunięcia urlopu na wniosek pracownika, również w omawianym przypadku przepisy nie normują szczegółowo, czym są „szczególne potrzeby pracodawcy”. Można przyjąć, że chodzi tu o wszelkie istotne przyczyny natury organizacyjnej. Pracodawca ma zatem możliwość zmodyfikowania planów urlopowych pracownika w przypadku, gdy wykorzystując będących aktualnie w dyspozycji pracowników, nie jest w stanie zapewnić normalnego toku pracy.

Przykład 29

Pracodawca posiada 2-osobową komórkę bhp, co pozwala na bezkolizyjne korzystanie i udzielanie urlopów. Jeden z pracowników komórki bhp miał zaplanowany urlop wypoczynkowy od 24 czerwca do 10 lipca 2020 r. Przed tym urlopem, 20 czerwca 2020 r., drugi pracownik służby bhp uległ ciężkiemu wypadkowi przy pracy podczas przeglądu stanowisk pracy. W takim przypadku zaistniała sytuacja będzie uzasadniała przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego jedynemu pracownikowi służby bhp, jaki pozostał w dyspozycji pracodawcy. Pracodawca uznał, że nie może pozostawić zakładu bez nadzoru żadnego pracownika służby bhp, ponadto pracownik służby bhp będzie prowadził postępowanie powypadkowe w sprawie wypadku swojego kolegi, wchodząc w skład zespołu powypadkowego powołanego przez pracodawcę. Pracodawca postąpi zatem prawidłowo, jeżeli przesunie urlop wypoczynkowy pierwszego pracownika.

Ocena w zakresie szczególnych potrzeb pracodawcy, które uzasadniają przesunięcie urlopu, należy wyłączne do pracodawcy. Pracownik nie ma prawa kwestionować czy podawać w wątpliwość zasadności przesunięcia terminu zaplanowanego wcześniej urlopu.

Należy pamiętać, że przepisy nie zobowiązują w sposób bezpośredni pracodawcy do ujawniania pracownikowi powodów, jakie są podstawą decyzji w sprawie przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego. Warto jednak przyjąć, że pracodawca powinien przedstawić pracownikowi rzeczywisty powód uzasadniający konieczność zmodyfikowania planów urlopowych. W innym razie każda, nawet zupełnie nieistotna, przyczyna mogłaby uzasadniać decyzję o przesunięciu terminu wykorzystania urlopu.

Zarówno w przypadku gdy inicjatorem przesunięcia urlopu jest pracownik, jak i pracodawca, rolą zatrudniającego jest zapewnienie możliwości skorzystania z urlopu w późniejszym terminie, uzgodnionym z pracownikiem. Mimo że przepisy tego bezpośrednio nie regulują, tak uzgodniony termin urlopu również może być przesunięty, jeżeli wystąpią przesłanki uzasadniające jego ponowną korektę.

4.2. Obowiązkowe przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

W praktyce występują sytuacje, kiedy to przesunięcie urlopu wypoczynkowego następuje z mocy samego prawa - gdzie zarówno pracodawca jak i pracownik nie mają żadnego wyboru.

Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,

obowiązkiem pracodawcy jest przesunięcie urlopu wypoczynkowego na termin późniejszy. Mimo że przepisy dotyczące przesunięcia planowanego urlopu tego nie regulują, należy przyjąć, że obowiązkiem pracodawcy jest porozumienie się z pracownikiem w zakresie późniejszego terminu wykorzystania urlopu.

Najczęstszą przyczyną braku możliwości skorzystania z urlopu w terminie wcześniej zaplanowanym jest czasowa niezdolność pracownika do pracy z powodu choroby. Mimo iż pracownik w czasie orzeczonej niezdolności do pracy z powodu choroby nie świadczy pracy, nie ma podstaw, aby pracodawca uznał, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik równolegle wykorzystywał urlop wypoczynkowy. Warto pamiętać, że inny jest cel urlopu wypoczynkowego, a inny zwolnienia lekarskiego. W czasie niezdolności do pracy z powodu choroby pracownik powinien stosować się do zaleceń lekarskich i nie podejmować działalności, która by była sprzeczna z szybkim powrotem do pracy. W takich warunkach nie ma możliwości realizowania funkcji urlopu wypoczynkowego.

Przykład 30

Pracownik miał zaplanowany 4-tygodniowy urlop wypoczynkowy. Zgodnie z planem miał go spędzić w miejscu zamieszkania. Tydzień przed rozpoczęciem korzystania z urlopu pracownik trafił do szpitala z powodu nagłej niedyspozycji zdrowotnej, która ujawniła się w miejscu pracy. W placówce medycznej pracownik spędził 3 tygodnie. Pracodawca uznał, że nie ma potrzeby korygowania planów urlopowych pracownika, ponieważ pracownik i tak miał spędzać urlop w miejscu zamieszkania. Uznał też, że jako organizator pracy nie będzie ponosił ryzyka związanego z dyspozycją zdrowotną pracownika, pokrywającą się z zaplanowanym wcześniej urlopem. Postę­powanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe, bowiem urlop pracownika nie­wykorzystany w związku z przebywaniem w szpitalu powinien być udzielony w późniejszym terminie. Ponadto ujawnienie się niedyspozycji zdrowotnej w czasie pracy może sugerować wystąpienie zdarzenia, które może być oceniane w kategoriach wypadku przy pracy. W takim przypadku udzielenie urlopu w późniejszym terminie powinno uwzględniać terminy przeprowadzenia postępowania powypadkowego, które wiążą zarówno zespół powypadkowy, jak i pracodawcę zatwierdzającego protokół powypadkowy - niezależnie od tego, czy zdarzenie zostanie ostatecznie uznane za wypadek przy pracy czy nie.

5. Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

Udzielenie urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów lub w oparciu o porozumienie z pracodawcą pozwala pracownikowi na rozpoczęcie wykorzystywania urlopu zgodnie ze swoim uznaniem. Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku cały okres udzielonego urlopu wypoczynkowego będzie mógł być wykorzystany zgodnie z pierwotnymi założeniami. W przypadkach szczególnych uprawnieniem pracodawcy jest odwołanie pracownika z urlopu.

Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu tylko w sytuacji, gdy obecność pracownika w zakładzie wymagana jest z powodu okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia korzystania z urlopu. Żadne inne okoliczności poza wskazanymi wyżej nie dają pracodawcy prawa do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego.

5.1. Podstawa odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego

Prawidłowe odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego wymaga wystąpienia łącznie dwóch przesłanek.

Pierwszą z nich jest konieczność obecności pracownika w zakładzie w terminie wykorzystywanego urlopu wypoczynkowego. Należy w tym miejscu podkreślić, że konieczności obecności pracownika w zakładzie muszą wymagać szczególne okoliczności. W przeciwnym wypadku, pracodawca mógłby każdą, nawet najbardziej błahą, przyczynę wykorzystać jako podstawę odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Tym samym okoliczności uzasadniające odwołanie pracownika z urlopu powinny mieć charakter nadzwyczajny i kluczowy w kontekście potrzeb pracodawcy, w tym w zakresie zapewnienia prawidłowej organizacji pracy.

Przykład 31

Pracownik działu personalnego rozpoczął wykorzystywanie 3-tygodniowego urlopu wypoczynkowego. Kilka dni po rozpoczęciu korzystania z urlopu u pracodawcy rozpoczęła się kompleksowa kontrola realizowana przez inspektora pracy, ze szczególnym naciskiem na problematykę prawnej ochrony pracy. Uwzględniając zakres obowiązków i uprawnień pracownika służby działu personalnego, można uznać, że w powyższym przypadku istnieje podstawa do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Warto w takim przypadku, aby swoją decyzję pracodawca uprzednio skonsultował z inspektorem pracy. Istnieje bowiem szansa, że odwoływanie pracownika z urlopu nie będzie konieczne - o ile pracodawca będzie w stanie samodzielnie przedłożyć inspektorowi pracy stosowną dokumentację, w tym przekazać informacje w oczekiwanym zakresie. Można jednak uznać, że odwołanie pracownika działu personalnego z urlopu wypoczynkowego będzie jak najbardziej zasadne i niezbędne w sytuacji, gdy kontrola inspektora pracy będzie kontrolą dedykowaną, której przedmiotem będzie problematyka prawnej ochrony pracy.

Druga przesłanka, która musi wystąpić, jeżeli pracodawca chce odwołać pracownika z urlopu, to ujawnianie się okoliczności uzasadniających odwołanie pracownika z urlopu dopiero po rozpoczęciu korzystania z uprawnienia urlopowego.

Przykład 32

Pracodawca w dniach 1-5 czerwca 2020 r. zgodnie z wcześniejszym harmonogramem rozpoczął wdrażanie nowego oprogramowania komputerowego, niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy. Informacja o planach i terminie wdrażania nowych rozwiązań informatycznych była pracodawcy wiadoma od 2 miesięcy. Główny informatyk od 1 czerwca 2020 r. rozpoczął korzystanie z urlopu ujętego w planie urlopów. W powyższym przypadku pracodawca nie ma podstaw do odwoływania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może ponosić ryzyka niewłaściwego zarządzania w zakresie zapewnienia prawidłowej organizacji procesu pracy. Ponieważ termin wdrażania nowych programów informatycznych był pracodawcy znany przed rozpoczęciem przez pracownika korzystania z urlopu wypoczynkowego, urlop powinien był zostać przesunięty na inny termin, a nie odwołany.

Pracodawca, zanim podejmie ostateczną decyzję w sprawie odwołania pracownika z urlopu, powinien dokonać analizy, czy przesłanka uzasadniająca decyzję w sprawie przerwania urlopu ma właściwą rangę oraz czy okoliczności uzasadniające odwołanie pracownika z urlopu ujawniły się dopiero po tym, jak pracownik rozpoczął wykorzystywanie urlopu.

Dobrą praktyką przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie odwołania pracownika z urlopu jest próba takiego zorganizowania procesu pracy, aby odwoływanie pracownika z urlopu nie było konieczne. Nie można bowiem wykluczyć po głębszym zastanowieniu, że nieobecność pracownika w zakładzie może być zrekompensowana poprzez wykorzystanie przez pracodawcę zasobów kadrowych, które pozostają aktualnie w jego dyspozycji.

5.2. Przekazanie pracownikowi informacji w sprawie odwołania z urlopu wypoczynkowego

Podjęcie przez pracodawcę jedynie decyzji w sprawie odwołania pracownika z urlopu nie powoduje po stronie zatrudnionego obowiązku przerwania pracy i powrotu do zakładu. Decyzja pracodawcy musi bowiem do pracownika dotrzeć, co w praktyce może okazać się bardzo problematyczne.

Jak wiadomo realizacja urlopu wypoczynkowego nie wiąże się dla pracownika z żadnymi ograniczeniami w zakresie sposobu czy miejsca spędzania czasu wolnego. Ponieważ wyłącznie pracownik decyduje o tym, w jakiej formie i gdzie chce spędzać urlop wypoczynkowy, pracodawca może mieć duże trudności z przekazaniem pracownikowi informacji w sprawie odwołania go z urlopu wypoczynkowego.

Żaden przepis nie nakłada na pracownika obowiązku przekazywania danych umożliwiających odwołanie go z urlopu - w tym dokładnego adresu miejsca spędzania urlopu czy numeru telefonu, pod którym pracownik będzie dostępny w czasie urlopu.

Przykład 33

Pracodawca przed udzieleniem pracownikowi urlopu wypoczynkowego zażądał od niego podania aktualnego numeru prywatnego telefonu kontaktowego. Pracownik odmówił i poprosił pracodawcę o podanie podstawy prawnej żądania w sprawie numeru telefonu. Pracodawca wskazał na przepisy umożliwiające odwołanie pracownika z urlopu, jak również na zasadę dbałości o dobro zakładu pracy. Jednocześnie pracodawca zagroził, że brak podania prywatnego numeru telefonu będzie skutkował zastosowaniem względem pracownika kary porządkowej. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Przekazanie pracodawcy danych umożliwiających odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego jest dobrowolne.

W związku z dostosowaniem przepisów Kodeksu pracy do wymogów rozporządzenia RODO można spotkać się z poglądem prezentowanym przez niektórych ekspertów, zgodnie z którym obowiązkiem pracownika jest podanie dodatkowych danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku prawnego. Tym samym pracodawca może żądać od pracownika podania numeru prywatnego telefonu na potrzeby zrealizowania uprawnienia, jakim jest odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego. Uwzględniając fakt, iż przepis Kodeksu pracy zobowiązujący pracownika do podania danych osobowych niezbędnych do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku prawnego przez pracodawcę jest stosunkowo nowy, trudno jednoznacznie przesądzać, czy pracownik na jego podstawie będzie miał obowiązek podania numeru telefonu komórkowego przed udaniem się na urlop wypoczynkowy. Nawet jeżeli z czasem wypracowany zostanie pogląd, zgodnie z którym podawanie numeru telefonu przed rozpoczęciem urlopu będzie obowiązkiem pracownika, to w żadnym razie pracodawca nie będzie miał prawa żądać, aby pracownik zabrał ten telefon na urlop.

Ponieważ przepisy w sprawie odwołania pracownika z urlopu są bardzo ogólne, pracodawca może mieć wątpliwość, czy skuteczne przeprowadzenie czynności odwołania musi wiązać się przekazaniem stosownej informacji pracownikowi w sposób bezpośredni. Ponad wszelką wątpliwość istnieje możliwość, aby informacja w sprawie decyzji o odwołaniu pracownika z urlopu została przekazana nie bezpośrednio przez pracodawcę, ale np. przez przełożonego lub upoważnionego pracownika działu personalnego. Pracodawca jednak może mieć wątpliwość, co w sytuacji, gdyby nie można było nawiązać bezpośredniego kontaktu z pracownikiem korzystającym z urlopu. Czy w takim przypadku istnieje możliwość przekazania informacji w sprawie odwołania z urlopu wypoczynkowego za pośrednictwem osób trzecich - np. znajomych czy członków rodziny?

Odnosząc się do powyższej wątpliwości można uznać, że pracodawca nie powinien zlecać zawiadomienia w sprawie odwołania pracownika z urlopu innej osobie spoza zakładu pracy - niezależnie od tego, czy jest to osoba spokrewniona z pracownikiem czy też nie. Próba kontaktowania się np. z członkami rodziny pracownika w celu zobowiązania ich do poinformowania pracownika o potrzebie przerwania urlopu stanowiłaby ponadto niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych tych osób.

Przykład 34

Pracownik podejmujący zatrudnienie wypełnił kwestionariusz osobowy, w którym wskazał osobę, jaką należy zawiadomić w razie wypadku przy pracy. Po rozpoczęciu korzystania z urlopu wystąpiły okoliczności uzasadniające odwołanie pracownika z urlopu. Ponieważ pracodawca nie mógł skontaktować się z pracownikiem bezpośrednio, zadzwonił do osoby kontaktowej w razie wypadku przy pracy, aby przekazała ona pracownikowi informacje o potrzebie niezwłocznego powrotu do zakładu pracy. Powyższe postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Niezależnie od tego, że pracodawca posiada dane osoby kontaktowej, należy podkreślić, że dane te zostały udostępnione w ściśle określonym celu, jakim jest zawiadomienie w sytuacji, gdyby pracownik uległ wypadkowi. Pracodawca nie ma prawa przetwarzać do innych celów danych osobowych takiej osoby kontaktowej, np. w celu zrealizowania uprawnienia, jakim jest odwołanie pracownika z urlopu. Nawet jeżeli pracodawca dodzwoniłby się do osoby kontaktowej, ma ona pełne prawo zignorować polecenie pracodawcy w zakresie poinformowania pracownika o potrzebie przerwania urlopu.

Tak więc pracodawca chcąc przekazać informację w sprawie odwołania pracownika z urlopu, nie powinien zobowiązywać osób spoza zakładu do przekazania pracownikowi swojej decyzji. Tym samym pracodawca przekazując taką informację np. członkowi rodziny czy osobie kontaktowej w razie wypadku, nie ma prawa uznać, że dopełnił w sposób skuteczny wszystkich formalności niezbędnych dla powstania po stronie pracownika zobowiązania powrotu do pracy.

5.3. Obowiązek powrotu do pracy po odwołaniu z urlopu wypoczynkowego

W sytuacji gdy informacja w sprawie odwołania pracownika z urlopu dotrze do pracownika od pracodawcy (lub jego przedstawiciela), wówczas obowiązkiem zatrudnionego jest zastosowanie się do polecenia pracodawcy. Oznacza to przerwanie wypoczynku lub jakiejkolwiek innej aktywności przewidzianej na okres urlopu i konieczność niezwłocznego powrotu do pracy.

Polecenie przerwania urlopu oraz termin stawienia się do pracy powinny być tak ustalone, aby pracownik miał obiektywną możliwość powrotu we wskazanym przez pracodawcę terminie. Tym samym pracodawca powinien dostosować termin stawienia się pracownika w pracy do miejsca, w jakim pracownik się znajduje, i obiektywnej możliwości zorganizowania szybkiego powrotu do pracy.

Przykład 35

Pracownik mieszkający i świadczący pracę we Wrocławiu spędza urlop w jednej z nadmorskich miejscowości. Pracodawca w godzinach porannych poinformował pracownika telefonicznie o konieczności przerwania urlopu i stawienia się w siedzibie zakładu pracy za 4 godziny. W powyższym przypadku pracownik ma oczywiście obowiązek zastosowania się do decyzji w sprawie przerwania urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie będzie miał jednak obowiązku stawienia się w zakładzie pracy w czasie wskazanym przez pracodawcę. Trudno bowiem oczekiwać, że podróż powrotna, uwzględniając odległość między miejscem urlopu a siedzibą zakładu, będzie mogła być bezpiecznie zrealizowana w terminie oczekiwanym przez pracodawcę.

Warto zauważyć, że przepisy nie przewidują bezpośrednio obowiązku uzasadnienia pracownikowi powodów odwołania go z urlopu podczas przekazywania informacji zobowiązującej do powrotu do pracy. Należy jednak uznać, że pracodawca powinien pracownikowi podać powód swojej decyzji - w przeciwnym bowiem przypadku oznaczałoby to praktyczną możliwość odwołania pracownika bez jakiejkolwiek kontroli przesłanek uzasadniających decyzję w sprawie przerwania urlopu.

Pracodawca, który decyduje się na odwołanie pracownika z urlopu, powinien mieć na względzie, że część niewykorzystanego urlopu będzie musiała być udzielona w terminie późniejszym, a pracownikowi należy się zwrot kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu. Przepisy nie wskazują jednak, o jakie koszty chodzi. Przyjmuje się, że pracownik może liczyć na zwrot kosztów, które zostały faktycznie poniesione i udokumentowane. W szczególności do kosztów tych zaliczają się koszty przejazdu czy opłaty za wykupione wczasy - zakwaterowanie w ośrodku wypoczynkowym czy w hotelu.

6. Urlop na żądanie

Pracodawca zobowiązany jest udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Zgodnie z dość powszechnie panującą opinią, powyższa regulacja w sposób bezwzględny obliguje pracodawcę do udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, niezależnie od okoliczności. Nie jest to jednak prawdą, tym bardziej że pracownik nie jest stroną ostatecznie decydującą w sprawie udzielenia urlopu w terminie przez siebie wskazanym.

6.1. Urlop na żądanie jako część należnego wymiaru urlopu wypoczynkowego

Można spotkać się z opiniami, zwłaszcza wśród pracowników, że urlop na żądanie jest dodatkowym urlopem, zasilającym pulę standardowego urlopu wypoczynkowego. Powyższy pogląd nie ma absolutnie oparcia w obowiązujących przepisach urlopowych. Tym samym należy wskazać, że urlop na żądanie nie jest żadnym dodatkowym urlopem. Jest to urlop wywodzący się z należnej pracownikowi na dany rok puli dni urlopu.

Urlop udzielany w trybie na żądanie stanowi 4 dni wchodzące w wymiar 20 lub 26 dni urlopu pracownika. Biorąc pod uwagę okoliczność, że urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego, należy względem niego stosować ogólne zasady dotyczące tego urlopu, z pewnymi jednak odrębnościami wynikającymi ze szczególnego charakteru w zakresie udzielania omawianej formy urlopu.

W zakresie należnego wymiaru urlopu na żądanie może pojawić się wątpliwość w sytuacji, w ramach której pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy. Biorąc pod uwagę fakt, że przepisy nie zawierają szczególnych regulacji w tym zakresie, przyjmuje się, że 4 dni urlopu na żądanie przysługują pracownikowi niezależnie od tego, czy pracuje w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy. Tym samym 4 dni urlopu na żądanie będą przysługiwały zarówno pracownikowi świadczącemu pracę w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku, jak i pracownikowi zatrudnionemu na część etatu, świadczącemu pracę np. wyłącznie w poniedziałki, środy i piątki.

Problem z prawidłowym określeniem liczby dni urlopu na żądanie może się pojawić w przypadku, gdy pracownik świadczy pracę w równoważnym systemie czasu pracy. Powstaje pytanie - czy dzień urlopu na żądanie będzie wypełniał taką liczbę godzin urlopu, jaką pracownik miał zaplanowaną na dany dzień, i co w przypadku, gdy pracownik wykorzystując mniej niż 4 dni urlopu na żądanie, wykorzysta 32 godziny urlopu wypoczynkowego?

Przykład 36

Pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy. Na poniedziałek miał zaplanowaną pracę w wymiarze 8 godzin, wtorek i środę odpowiednio każdego dnia po 12 godzin. Pracownik na powyższe 3 dni wziął urlop na żądanie, tym samym wykorzystał 32 godziny urlopu. Pracodawca ma wątpliwość, czy pracownikowi przysługuje prawo do jeszcze jednego dnia urlopu na żądanie. Odnosząc się do tej wątpliwości należy wskazać, że niezależnie od faktu wykorzystania w ciągu 3 dni urlopu na żądanie 32 godzin urlopu (co zwykle odpowiada 4 dniom urlopu na żądanie dla pracowników pełnoetatowych świadczących pracę w podstawowym systemie czasu pracy), pracownik świadczący pracę w systemie równoważnym ma jak najbardziej prawo do jeszcze jednego dnia urlopu na żądanie. Uwzględniając obowiązujące zasady udzielania urlopu oraz że przepisy określają, iż każdy pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie bez względu na system czasu pracy, w jakim pracuje, należy uznać, że pracownik wykorzystując 32 godziny urlopu, w omawianym przypadku wykorzystał 3 dni urlopu, a nie 4.

Niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy, urlopu udziela się na dni pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Powyższa zasada dotyczy nie tylko urlopów „planowanych”, ale również urlopów na żądanie. W praktyce oznacza to, że jeden dzień urlopu na żądanie pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym może w zależności od jego rozkładu czasu pracy odpowiadać przykładowo 4, 6, 8 lub nawet 12 godzinom z puli urlopowej.

Podobna sytuacja w zakresie oceny liczby dni przysługującego urlopu na żądanie będzie miała miejsce w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Przykład 37

Pracownik zatrudniony jest na pół etatu świadcząc pracę od poniedziałku do piątku po 4 godziny każdego dnia. W powyższym przypadku pracownik będzie miał prawo również do 4 dni urlopu na żądanie - każdy dzień będzie odpowiadał 4 godzinom całkowitej puli urlopowej pracownika. Tym samym pracownik wykorzystując 4 dni urlopu na żądanie, wykorzysta 16 godzin urlopu wypoczynkowego. W żadnym wypadku pracownik niepełnoetatowy nie będzie miał roszczenia do pracodawcy o to, że skoro pracownik zatrudniony na pełny etat w ramach 4-dniowego urlopu wypoczynkowego wykorzystuje zwykle 32 godziny, to pracownik niepełnoetatowy ma prawo nie do 4, ale do 8 dni urlopu na żądanie, które łącznie odpowiadają 32 godzinom urlopu.

Należy pamiętać, że łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni. Powyższa zasada obowiązuje niezależnie od tego, z iloma pracodawcami w ciągu roku pracownika będzie wiązał stosunek pracy.

Przykład 38

Pracownik nabył prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego 1 stycznia 2020 r. Do końca lutego wykorzystał 4 dni urlopu na żądanie. Stosunek pracy został rozwiązany za porozumieniem stron 31 marca 2020 r. Pracownik został zatrudniony u nowego pracodawcy od 1 czerwca 2019 r. Pracownik uznał, że w grudniu wykorzysta 4 dni urlopu na żądanie w okresie świątecznym. W powyższym przypadku, w związku z wykorzystaniem pełnej puli urlopu na żądanie u pierwszego pracodawcy, pracownik nie będzie miał możliwości skorzystania z ani jednego dnia takiego urlopu u pracodawcy nowego. Tym samym pełna pula urlopu, jaka będzie należała się u pracodawcy, u którego pracownik podjął zatrudnienie od czerwca, będzie podlegała planowaniu (zakładając, że u pracodawcy prowadzi się plan urlopów) lub zostanie udzielona w porozumieniu z pracownikiem.

6.2. Termin zgłoszenia żądania

Sposób uregulowania instytucji urlopu na żądanie może powodować w praktyce liczne wątpliwości w zakresie prawidłowego stosowania tej szczególnej formuły urlopu. Problemem, który wymaga wyjaśnienia, jest określenie czasu, w jakim pracownik ma możliwość złożenia prawnie skutecznego oświadczenia, z którego wynika zamiar skorzystania z urlopu na żądanie.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Powyższa reguła wynikająca z przepisów jest niestety mało precyzyjna i nie odpowiada potrzebom praktyki. Nie zawiera bowiem jednoznacznego określenia w zakresie ostatecznego terminu złożenia wniosku w sprawie udzielenia urlopu na żądanie. Kodeks pracy nie rozstrzyga, czy przez pojęcie „dzień” należy rozumieć dzień w znaczeniu kalendarzowym, rozumianym potocznie, czy może chodzi tutaj o węższą interpretację dnia w kontekście przepisów o dobie pracowniczej.

Wbrew pozorom ustalenie powyższego problemu ma kluczowe znaczenie praktyczne - szczególnie w stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie pracy zmianowej, w tym świadczących pracę w porze nocnej, gdzie jak wiadomo praca jest świadczona na przełomie dni w znaczeniu kalendarzowym (potocznym).

Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy w pierwszej kolejności wskazać, że definicja doby pracowniczej nie pokrywa się, a ściślej mówiąc nie musi pokrywać się z definicją doby w znaczeniu kalendarzowym (astronomicznym). Na gruncie prawa pracy doba to przedział czasu rozumiany jako 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Doba pracownicza pracownika, który rozpoczyna świadczenie pracy o godzinie 12.00 w południe, nie będzie pokrywała się z dobą w znaczeniu kalendarzowym. Początek doby pracowniczej w powyższym przypadku będzie wypadał dokładnie w połowie doby w znaczeniu kalendarzowym.

Pojęcie doby pracowniczej, rozumianej jako kolejne 24 godziny poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę, ma zastosowanie do celów związanych z rozliczaniem czasu pracy, a nie na potrzeby określenia dopuszczalnego przedziału czasu, w którym pracownik ma prawo złożyć skuteczny wniosek w sprawie urlopu na żądanie. W przeciwnym razie przepis Kodeksu pracy wskazywałby na obowiązek zgłoszenia żądania w sprawie udzielenia urlopu najpóźniej w dobie pracowniczej - np. poprzedzającej dobę, w której pracownik będzie korzystał z urlopu.

Odwołując się do wynikającego z Kodeksu pracy określenia „dzień rozpoczęcia urlopu” jako granicznego czasu zgłaszania żądania należy wskazać, że wykształciło się kilka poglądów na właściwą ocenę terminu, w którym pracownik może złożyć żądanie w sprawie urlopu:

• pracownik może zgłosić swoje żądanie do końca dnia urlopowego - albo do końca dnia kalendarzowego (w przypadku pracy mieszczącej się w ramach doby astronomicznej), albo do końca doby pracowniczej w rozumieniu art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy (w przypadku pracy w rozkładzie czasu pracy przewidującym pracę na przełomie doby astronomicznej),
• zgłoszenie wniosku urlopowego może nastąpić do końca dniówki roboczej, rozumianej jako godziny pracy pracownika zgłaszającego wniosek w dniu zgłoszenia tego wniosku,
• wniosek urlopowy powinien być złożony w dniu rozpoczęcia urlopu najpóźniej w tych godzinach, w których pracodawca w ramach obowiązującej u niego organizacji pracy może poprzez osoby uprawnione przyjąć wniosek o udzielenie urlopu, a następnie go udzielić,
• wniosek o udzielenie urlopu na żądanie może zostać zgłoszony najpóźniej w dniu kalendarzowym, w którym urlop ma się rozpocząć, ale przed godziną, w której pracownik powinien rozpocząć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Uwzględniając powyższe koncepcje w zakresie dopuszczalnego okresu, w którym pracownik może zgłosić żądanie w sprawie udzielenia urlopu, warto odwołać się do wyroku Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346), w którym sąd uznał, że wniosek o udzielenie urlopu „na żądanie” powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. W uzasadnieniu do powyższego wyroku Sąd Najwyższy doprecyzował kwestię czasu, w jakim pracownik powinien najpóźniej złożyć wniosek o udzielenie urlopu na żądanie podkreślając, że powinno to nastąpić w takich godzinach, w których pracodawca poprzez osoby uprawnione może takiego urlopu udzielić, nawet w sytuacji gdy praca wykonywana jest całodobowo, a pracodawca nie zapewnia całodobowej obecności w pracy osób, które mogą podjąć decyzję o udzieleniu urlopu.

Przykład 39

Zgodnie z przyjętym harmonogramem czasu pracy, pracownik rozpoczyna pracę o godz. 6.00. Tym samym należy uznać, że wniosek w sprawie udzielenia urlopu na żądanie powinien być zgłoszony przed godz. 6.00. Należy uznać, że przestrzeganie tej zasady będzie mogło być naruszone dopiero w sytuacji, gdy przed rozpoczęciem pracy nie można skontaktować się z osobą właściwą do udzielania urlopu na żądanie i tylko w bardzo szczególnych przypadkach uzasadniających konieczność skorzystania z takiej formy urlopu. W takim przypadku pracownik powinien zgłosić (ponowić) potrzebę skorzystania z urlopu na żądanie w godzinach późniejszych - zakładając, że nie ma możliwości dotarcia do zakładu pracy.

Uwzględniając szeroko rozumiany obowiązek dbałości pracownika o dobro zakładu pracy (który również przekłada się na kwestie organizacyjne) można uznać, że informacja w sprawie potrzeby skorzystania z urlopu na żądanie powinna być przekazana niezwłocznie, jak tylko pracownik uzna, że skorzystanie z urlopu będzie niezbędne. Pozwoli to pracodawcy na podjęcie szybkich działań organizacyjnych, które zapewnią zachowanie prawidłowej organizacji pracy. Im szybciej pracownik przekaże pracodawcy informację w sprawie zamiaru korzystania z urlopu na żądanie, tym większa szansa na udzielenie tego urlopu przez pracodawcę.

Niestety nie można wykluczyć sytuacji, wynikającej z nadzwyczajnych przeszkód czy siły wyższej, kiedy to pracownik nie będzie miał możliwości zgłoszenia urlopu na żądanie zgodnie z zasadą wynikającą z Kodeksu pracy. W takim przypadku pracodawca rozważając kwestie dyscyplinowania pracownika w sprawie naruszenia przepisu określającego czas zgłoszenia wniosku w sprawie urlopu na żądanie, powinien uwzględnić okoliczności, na które pracownik nie miał wpływu.

Przykład 40

W wyniku gwałtownych zjawisk atmosferycznych doszło do uszkodzenia domu pracownika oraz problemów z łącznością na skutek ogólnej awarii elektrycznej. Pracownik nie miał obiektywnej możliwości zgłoszenia konieczności skorzystania z urlopu na żądanie przed rozpoczęciem pracy. W takim przypadku uwzględniając całokształt sytuacji można uznać, że pracownikowi nie będzie można przypisać winy w związku z naruszeniem procedury zgłaszania potrzeby skorzystania z urlopu na żądanie.

6.3. Przepisy zakładowe oraz praktyka zakładowa

Biorąc pod uwagę, że przepis regulujący uprawnienie pracownika do skorzystania z urlopu na żądanie jest mało precyzyjny i może powodować spory między pracodawcą i pracownikami, warto zagadnienie dotyczące terminu zgłoszenia żądania doprecyzować w przepisach zakładowych, np. w regulaminie pracy.

Decydując się na konkretne zapisy w aktach zakładowych pracodawca musi mieć świadomość, że w żadnym razie nie powinny one naruszać przepisów prawa pracy regulujących kwestię zgłoszenia żądania w sprawie udzielenia urlopu. Przepisy zakładowe nie mogą być bowiem dla pracowników mniej korzystne niż gwarancje wynikające z Kodeksu pracy.

Przykład 41

Pracodawca w regulaminie w pracy umieścił zapis następującej treści:

„Pracownik chcąc skorzystać z urlopu na żądanie, powinien zawiadomić przełożonego najpóźniej z 2-dniowym wyprzedzeniem. Naruszenie powyższej zasady będzie skutkowało odmową udzielenia urlopu w trybie na żądanie”.

Zawarcie w przepisach zakładowych takiej regulacji należy uznać za nieprawidłowe. Przepis zakładowy zobowiązujący pracowników do zgłoszenia żądania najpóźniej 2 dni przed terminem urlopu na żądanie jest mniej korzystny od regulacji zawartej w Kodeksie pracy, która daje możliwość zgłoszenia żądania najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Ponadto nie ma podstaw, aby pracodawca lub przełożony mógł odmówić udzielenia urlopu na żądanie kierując się wyłącznie tym, że pracownik naruszył termin zgłoszenia urlopu określony w sposób nieprawidłowy w przepisach zakładowych. Przepis regulaminowy we wskazanym kształcie jako naruszający przepisy powszechnego prawa pracy nie będzie miał mocy obowiązującej względem pracowników. Będą mieli oni więc prawo zgłaszać zamiar skorzystania z urlopu na żądanie w dniu rozpoczęcia urlopu.

Prawo zakładowe to nie tylko przepisy i zasady postępowania spisane bezpośrednio w aktach zakładowych. Rangę prawa zakładowego mają również zwyczaje obowiązujące u danego pracodawcy - czyli utrwalona w dłuższym czasie praktyka, realizowana przez pracowników, akceptowana przez pracodawcę, mieszcząca się w granicach prawa powszechnie obowiązującego. W sprawie zwyczaju zakładowego jako źródła praw i obowiązków stron stosunku pracy, w tym zakresie udzielania urlopu na żądanie, wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346). Stwierdził on, że:

• wniosek o udzielenie urlopu ,,na żądanie” (art. 167² Kodeksu pracy) powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy,
• regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu „na żądanie”.

6.4. Brak szczególnej formy wniosku o urlop na żądanie

Przepisy prawa pracy nie odnoszą się do kwestii formy, jaką powinno mieć żądanie pracownika w sprawie udzielenia urlopu. Tym samym istnieje w tym zakresie pełna dowolność.

Można przyjąć, że żądanie w sprawie udzielenia urlopu może zostać przekazane:

• w ramach bezpośredniej rozmowy pracownika z przełożonym,
• podczas rozmowy telefonicznej - w sytuacji gdy żądanie jest przekazywane poza czasem pracy,
• poprzez wysłanie pracodawcy lub przełożonemu wiadomości w formie SMS-a lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Wszystkie powyższe formy przekazania żądania można uznać za dopuszczalne. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest oczywiście rozmowa bezpośrednia, w tym telefoniczna, z osobą właściwą do udzielania urlopu na żądanie. Taka forma kontaktu pozwala bowiem nie tylko na przekazanie żądania, ale również szybkie przekazanie informacji zwrotnej przez pracodawcę w sprawie akceptacji zamiaru pracownika.

Ryzykownym postępowaniem może okazać się przekazanie żądania w sprawie urlopu za pośrednictwem SMS-a lub przy użyciu poczty elektronicznej. Pracownik nie ma bowiem w takim przypadku żadnej pewności, że osoba decyzyjna w sprawie udzielania urlopu na żądanie otrzyma wiadomość i ją odczyta. Wprawdzie dowodem dostarczenia wiadomości wysyłanej w formie elektronicznej może być potwierdzenie transmisji danych, jednak pracownik nie może mieć pewności, że informacja komunikująca zamiar skorzystania z urlopu na żądanie dotarła do adresata oraz że została odczytana.

W interesie pracownika jest zadbanie, aby informacja zawierająca żądanie w sprawie urlopu dotarła do pracodawcy w sposób niebudzący wątpliwości. Optymalną formą jest bezpośrednia rozmowa, która może być przeprowadzona w godzinach pracy (najpóźniej przed rozpoczęciem dniówki pracownika), lub rozmowa telefoniczna w dzień poprzedzający, w sytuacji gdy potrzeba skorzystania z urlopu na żądanie ujawniła się po godzinach pracy.

Uwzględniając cel oraz charakter urlopu na żądanie, pracodawca nie powinien ograniczać w przepisach zakładowych pracowników w zakresie przekazywania żądania.

Przykład 42

Pracodawca w regulaminie w pracy wprowadził zapis następującej treści:

„Pracownik zamierzający skorzystać z urlopu na żądanie ma obowiązek złożenia pisemnego wniosku w sprawie udzielenia urlopu w dziale personalnym najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu przed przystąpieniem do pracy”.

Taką regulację należy uznać za nieprawidłową i sprzeczną z charakterem urlopu na żądanie. Urlop ten jest z reguły wykorzystywany w sytuacjach nadzwyczajnych i trudno oczekiwać, aby pracownik chcąc z niego skorzystać, musiał składać pisemny wniosek w siedzibie pracodawcy.

Warto zauważyć, że przepisy Kodeksu pracy nie wymagają od pracownika, aby ten uzasadniał pracodawcy potrzebę skorzystania z urlopu na żądanie. Niezależnie od powyższego, jeżeli potrzeba skorzystania z urlopu na żądanie ma związek z okolicznościami nadzwyczajnymi, wówczas warto o nich poinformować pracodawcę. Może to zwiększyć szansę udzielenia urlopu na żądanie w sytuacji, gdy w normalnych warunkach pracodawca mógłby odmówić udzielenia takiego urlopu. Oczywiście trudno oczekiwać, aby pracownik ze szczegółami opowiadał o motywach swojego postępowania, zwłaszcza w sytuacji gdy wiązałoby się to z przekazaniem danych wrażliwych, np. dotyczących jego stanu zdrowia lub osób najbliższych.

6.5. Udzielenie i odmowa udzielenia urlopu na żądanie

Wbrew powszechnej opinii, urlop na żądanie nie stawia pracodawcy w sytuacji bez wyjścia, w której żądanie musi być zaakceptowane. Inaczej mówiąc pracownik, który zgłasza pracodawcy zamiar korzystania z urlopu na żądanie, nie może jeszcze rozpocząć wykorzystywania urlopu. Aby skorzystanie z urlopu na żądanie było możliwe, niezbędna jest akceptacja tego faktu przez przełożonego lub pracodawcę.

W wyroku z 16 września 2008 r. (II PK 26/08, OSNP 2010/3-4/36) Sąd Najwyższy wskazał, że nie ma żadnych racjonalnych argumentów, aby uznać, że do wykorzystania urlopu na żądanie pracownika wystarczające jest samo złożenie przez niego wniosku w tej sprawie. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.

Udzielenie urlopu na żądanie jest jednostronną czynnością zwalniającą pracownika ze świadczenia pracy w określonym dniu, legalizującą nieobecność w pracy. Udzielenie urlopu przez pracodawcę nie może być więc zastąpione oświadczeniem pracownika, który nie może sobie sam urlopu na żądanie udzielić poprzestając wyłącznie na zawiadomieniu pracodawcy o konieczności skorzystania z urlopu na żądanie.

Udzielenie urlopu na żądanie jest zatem niezbędnym warunkiem umożliwiającym pracownikowi rozpoczęcie korzystania z urlopu. Zasadą jest, że pracodawca „udziela urlopu”, co w przeważającej większości przypadków oznacza sytuację, w której pracodawca będzie miał obowiązek zaakceptować żądanie pracownika.

Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego w każdej sytuacji. Nie można bowiem wykluczyć okoliczności po stronie pracodawcy, które spowodują, że udzielenie urlopu będzie niemożliwe. Potwierdzeniem tego jest wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r. (II PK 123/09), w którym sąd wyraźnie podkreślił, że obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.

Przykład 43

Pracodawca prowadzący zakład produkcyjny otrzymał pilne zamówienie, którego realizacja pozwoli firmie uniknąć kłopotów finansowych. Pracownik, którego udział jest niezbędny do wykonania zamówienia, wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o urlop na żądanie. W takim przypadku uprawnieniem pracodawcy jest odmowa udzielenia urlopu. W sytuacji nagłej, gdy nie ma możliwości zastąpienia pracownika, w tym rozdzielenia jego pracy na inne osoby, pracodawca ma prawo nie udzielić urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez pracownika.

6.6. Skorzystanie z urlopu na żądanie bez jego udzielenia

Uwzględniając fakt, że pracownik nie może sobie jednostronnie udzielić urlopu na żądanie, zawiadamiając o tym fakcie pracodawcę należy uznać, że skorzystanie z urlopu na żądanie bez wcześniejszego jego udzielenia przez pracodawcę może powodować określone negatywne konsekwencje dla pracownika. W praktyce pracodawca ma możliwość zastosowania wszelkich środków dyscyplinujących, w tym rozwiązania o charakterze ostatecznym.

W przypadku gdy urlop na żądanie został wykorzystany z pominięciem jego udzielenia przez pracodawcę, a pracownik do tej pory bez zarzutu wykonywał swoją pracę, wówczas pracodawca będzie miał możliwość przeprowadzenia z pracownikiem rozmowy dyscyplinującej, w czasie której uświadomi zatrudnionego, że zawiadomienie o potrzebie skorzystania z urlopu na żądanie nie daje jeszcze podstaw do skorzystania z tego uprawnienia. W przypadku gdy pracownik skorzystał z urlopu na żądanie w sposób samowolny, co poważnie zakłóciło organizację procesu pracy, pracodawca ma możliwość nałożenia na pracownika kary porządkowej. Wykorzystanie urlopu na żądanie bez jego udzielenia przez pracodawcę stanowi bowiem naruszenie przyjętej w zakładzie pracy organizacji i porządku. Tym samym jest jak najbardziej podstawą do nałożenia na pracownika kary porządkowej. W przypadkach skrajnych pracodawca będzie miał możliwość rozwiązania umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym.

Przykład 44

Pracownik wysłał pracodawcy wiadomość w formie SMS-a, że od poniedziałku do czwartku będzie przebywał na urlopie na żądanie. Pracodawca usiłował niezwłocznie skontaktować się z pracownikiem. Chciał mu przekazać informację, że uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowej organizacji pracy, pracownik będzie miał możliwość wykorzystania tylko 2 dni urlopu w terminie przez siebie wskazanym. Nawiązanie kontaktu telefonicznego z pracownikiem nie było możliwe, ponieważ ten zaraz po wysłaniu wiadomości wyłączył telefon służbowy. W takim przypadku pracodawca będzie miał prawo uznać, iż doszło do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych ze wszystkimi tego konsekwencjami dla pracownika. Przepisy regulujące problematykę urlopu na żądanie nie zabraniają wprawdzie wykorzystywania całej należnej puli tego urlopu dzień po dniu, jednak w żadnym razie nie może się to odbyć bez zgody pracodawcy.

7. Urlop zaległy

Fakt, że na dany rok przysługuje określona pula dni urlopu, nie oznacza, że pracownik nie będzie miał w konkretnej sytuacji więcej dni wypoczynku. Wiąże się to z brakiem możliwości wykorzystania wszystkich dni urlopu, jakie przypadają na dany rok kalendarzowy. W takich przypadkach niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie przepada - przechodzi na rok następny jako urlop zaległy.

Przyczyny powodujące niemożność wykorzystania w całości urlopu wypoczynkowego w roku nabycia do niego prawa są zróżnicowane. Najbardziej typową sytuacją, która powoduje obowiązkowe przesunięcie urlopu, jest czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby. Do przyczyn, które mogą powodować niemożność wykorzystania urlopu w danym roku kalendarzowym, zalicza się również m.in. odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, jak również powołanie na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy. Są to obligatoryjne przyczyny przesunięcia urlopu. Przesunięcie to może mieć oczywiście miejsce w ramach bieżącego roku kalendarzowego - wówczas nie ma mowy o powstaniu urlopu zaległego, może również dotyczyć okresu przyszłorocznego - wówczas urlop zaległy siłą rzeczy powstanie.

Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu zaległego najpóźniej do końca września kolejnego roku.

Powyższa, wydawałoby się prosta, zasada może w praktyce wywoływać wątpliwości. Powstaje bowiem pytanie - czy obowiązek udzielenia urlopu zaległego do 30 września oznacza, że pracownik powinien urlop zaległy do końca września wykorzystać? Czy może obowiązkiem pracodawcy jest wyłącznie akceptacja do końca września propozycji urlopowej w zakresie wykorzystania urlopu zaległego, a pracownik będzie mógł ten urlop wykorzystać w miesiącach kolejnych?

Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy przyjąć, że wypełnienie obowiązku udzielania urlopu zaległego do 30 września oznacza takie zorganizowanie pracy, aby pracownik mógł najpóźniej w ostatnim dniu września rozpocząć korzystanie z urlopu zaległego. Z przepisów nie wynika wymóg wykorzystania całego urlopu zaległego do końca września. Pracodawca nie postąpi jednak w sposób prawidłowy, gdy 30 września zaakceptuje wniosek urlopowy w sprawie wykorzystania urlopu zaległego, a faktycznie termin wykorzystania urlopu przypadnie przykładowo pod koniec października lub w listopadzie.

Wystąpienie urlopu zaległego może powodować wątpliwości w zakresie sposobu jego udzielania. Pojawia się pytanie - czy urlop taki powinien być planowany razem z nabywanym z 1 stycznia każdego roku nowym urlopem wypoczynkowym? Przepisy nie rozstrzygają powyższej wątpliwości. Uwzględniając jednak brak szczególnych zasad w zakresie udzielania urlopu zaległego (z wyjątkiem dopuszczalnego granicznego terminu jego udzielania) należy uznać, że urlop zaległy powinien być udzielany na podstawie planu urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem, w sytuacji gdy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu.

Umieszczając urlop zaległy w planie urlopów należy pamiętać, że termin jego wykorzystania powinien być tak ustalony, aby jego udzielenie nastąpiło do 30 września.

W praktyce może powstać wątpliwość w zakresie dopuszczalności podziału urlopu zaległego na części. Wątpliwość ta wynika z faktu, że w typowych przypadkach urlop zaległy nie jest pełną pulą dni urlopu z roku poprzedniego. Urlop zaległy to z reguły pojedyncze dni, lecz nie można wykluczyć ich większej liczby, co może wynikać z przyczyny uniemożliwiającej wykorzystanie urlopu w roku bieżącym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Uwzględniając brak specyficznych zasad dotyczących podziału urlopu zaległego na części można uznać, że urlop taki jak najbardziej może być podzielony na części na takich samych zasadach jak urlop bieżący. Z oczywistych względów trudno wymagać, aby podział urlopu zaległego uwzględniał 14 dni nieprzerwanego wypoczynku.

Dzieląc zaległy urlop wypoczynkowy na części należy pamiętać, aby ostatnia z części wynikających z podziału została udzielona w terminie do 30 września.

Wynikające z przepisów zobowiązanie pracodawcy do udzielenia urlopu zaległego najpóźniej do końca września nie oznacza, że w każdym przypadku powyższy obowiązek będzie mógł być zrealizowany. Tak jak w przypadku urlopu bieżącego, również termin wykorzystania urlopu zaległego będzie mógł być skorygowany. W przypadku urlopu zaległego należy pamiętać, że podstawą jego nieterminowego udzielenia nie może być wniosek pracownika ani szczególne potrzeby pracodawcy.

Przykład 45

Zgodnie z opracowanym na poziomie zakładu pracy planem urlopów, duża część pracowników korzysta z uprawnień urlopowych we wrześniu i październiku. Pod koniec września pracodawca zorientował się, że kilku pracowników nadal ma do wykorzystania urlop zaległy. Uznał jednak, że z przyczyn organizacyjnych ma prawo przesunąć udzielenie urlopu zaległego na czas powrotu do pracy innych pracowników korzystających z urlopu.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Urlopy wypoczynkowe podlegają planowaniu, aby zapewnić prawidłową organizację pracy, w tym konieczność udzielenia urlopów zaległych do końca września. W omawianym przypadku pracodawca nie miał podstaw, aby przesunąć termin udzielenia urlopu zaległego, korygując w ten sposób błędy popełnione na etapie planowania urlopów i mające wpływ na organizację pracy.

Nie można także mówić o udzieleniu i wykorzystaniu zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie wynikającym z Kodeksu pracy w przypadku wystąpienia obligatoryjnych przyczyn uzasadniających przesunięcie urlopu wypoczynkowego, o których była już mowa wyżej.

Gdy bez względu na okoliczności doszło do nieudzielenia zaległego urlopu do końca września, należy uznać, że urlop zaległy nie przepada. Nie ma bowiem przepisów, które łączyłyby skutek w postaci przepadku prawa do zaległego urlopu z nieterminowym jego udzieleniem. Obowiązkiem pracodawcy jest wówczas zapewnienie, aby nieudzielony do końca września urlop zaległy został przez pracownika wykorzystany, jak tylko ustanie przyczyna, która spowodowała brak możliwości udzielenia urlopu zaległego zgodnie z przepisami.

7.1. Zaległy urlop na żądanie

Nie można wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik z różnych względów nie wykorzysta przysługującego mu urlopu w pełnym wymiarze w danym roku kalendarzowym, w tym nie skorzysta z przywileju, jakim jest urlop na żądanie. W takim przypadku pracodawca może mieć wątpliwość, czy częścią urlopu zaległego przechodzącego na rok kolejny jest również niewykorzystany urlop na żądanie. Może się też zastanawiać, czy zaległy urlop na żądanie powiększa liczbę dni urlopu na żądanie, do których pracownik nabył prawo w następnym roku.

Urlop na żądanie wchodzi w zakres wymiaru urlopu należnego pracownikowi na dany rok kalendarzowy. Może to dawać wrażenie, że przechodzi na kolejny rok również jako urlop na żądanie. Należy zatem podkreślić, że dni urlopu na żądanie niewykorzystane w roku bieżącym nie przepadają, jednak przechodzą na kolejny rok już jako zwykły urlop zaległy, który nie może być wykorzystany w trybie na żądanie pracownika.

Należy pamiętać, że obowiązek udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego nie dotyczy urlopu na żądanie (art. 168 Kodeksu pracy). Jednak zdaniem części ekspertów niewykorzystany przez pracownika urlop na żądanie staje się normalnym urlopem zaległym, który powinien być pracownikowi udzielony do 30 września kolejnego roku. Inne stanowisko w tym zakresie zajęła Państwowa Inspekcja Pracy w piśmie z 7 kwietnia 2008 r. (GPP-110­-4560-170/08/PE). Zdaniem PIP pracodawca nie może żądać od pracownika wykorzystania w tym terminie tych dni niewykorzystanego urlopu za poprzedni rok, które miały charakter dni urlopu na żądanie (4 dni w roku). Takie dni powinny być, zdaniem PIP, wykorzystane łącznie z urlopem za kolejny rok na ogólnych zasadach. Pracodawca może zatem odmówić pracownikowi, który w poprzednim roku nie wykorzystał żadnego dnia urlopu na żądanie, udzielenia 4 dni zaległego urlopu w terminie do końca września kolejnego roku.

Stanowisko PIP dotyczące udzielania zaległych urlopów na żądanie budzi spore wątpliwości. Sprawa terminu, do którego trzeba udzielić tego urlopu, nadal będzie zapewne stwarzać problemy. Postępując zgodnie ze stanowiskiem PIP, pracodawcy mogą udzielać zaległego urlopu na żądanie po 30 września. Kontroli w zakresie przestrzegania prawa pracy dokonuje PIP, zatem jeśli pracodawca będzie działał zgodnie ze stanowiskiem tego organu, to nie zostanie ukarany za takie postępowanie. Może ono być jedynie zakwestionowane przez sąd pracy.

8. Urlop w okresie wypowiedzenia umowy o pracę

Urlop wypoczynkowy może być wykorzystywany w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. W sytuacji, gdy pracodawca udziela urlopu w okresie wypowiedzenia, obowiązkiem pracownika jest wykorzystanie przysługującego urlopu.

Nie ma przeciwwskazań, aby w okresie wypowiedzenia pracownik wykorzystywał zarówno urlop bieżący w proporcjonalnym wymiarze do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym, jak i urlop zaległy.

Warto pamiętać, że udzielenia przez pracodawcę urlopu w okresie wypowiedzenia nie musi poprzedzać skierowanie przez pracownika stosownego wniosku w tej sprawie. Tym samym pracodawca ma możliwość udzielenia urlopu w okresie wypowiedzenia bez wniosku pracownika, a nawet wbrew jego woli. Początkiem biegu terminu, w którym pracodawca nabywa prawo do udzielenia pracownikowi urlopu, nawet wbrew woli pracownika, jest złożenie oświadczenia woli w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę. Tym samym pracownik może być zobowiązany do rozpoczęcia wykorzystywania uprawnienia urlopowego już od dnia następnego po dniu, w którym oświadczenie woli w sprawie wypowiedzenia umowy zostało skutecznie złożone.

Jednostronne wysłanie pracownika na urlop wypoczynkowy nie dotyczy przypadku, w którym pracodawca wypowiada pracownikowi warunki zatrudnienia.

Przykład 46

Pracodawca zdecydował się zmodyfikować warunki pracy i płacy dwóm pracownikom w trybie wypowiedzenia zmieniającego. Jeden pracownik przyjął propozycję pracodawcy, drugi pracownik nie zaakceptował nowych warunków zatrudnienia. W przypadku drugiego pracownika odmowa przyjęcia wypowiedzenia zmieniającego będzie skutkowała rozwiązaniem stosunku pracy wraz z upływem okresu wypowiedzenia. W takim przypadku pracodawca będzie miał prawo wysłać tego pracownika na urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia.

9. Konsekwencje naruszenia przepisów o urlopach wypoczynkowych

Przepisy gwarantujące pracownikom urlop wypoczynkowy oraz realizacja uprawnień urlopowych mogą komplikować pracodawcom prawidłową organizację pracy - szczególnie w okresach uważanych powszechnie za urlopowe. Uwzględniając trudności organizacyjne, w tym brak umiejętności właściwego zorganizowania procesu pracy w związku z realizowaniem przez pracowników uprawnień urlopowych, zdarzają się przypadki naruszania przez pracodawców przepisów o urlopach wypoczynkowych.

Naruszenie przez pracodawców przepisów o urlopach wypoczynkowych może być oceniane w kategoriach wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Przykład 47

Pracodawca z uwagi na trudności organizacyjne uniemożliwił połowie pracowników skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w 2019 r. Druga połowa pracowników mogła wykorzystać urlop w wymiarze o połowę niższym niż ten, który wynika z przepisów. W powyższym przypadku pracodawca dopuścił się dwóch rodzajów wykroczenia, jakie można popełnić w związku z realizacją przepisów o urlopach wypoczynkowych. Wykroczenie to może polegać wyłącznie na nieudzieleniu urlopu wbrew obowiązkowi lub bezpodstawnemu obniżeniu wymiaru urlopu. Tym samym można przyjąć, że w kategoriach wykroczenia nie mogą być traktowane pozostałe potencjalne uchybienia, jakie mogą się zdarzyć podczas realizacji przepisów związanych z urlopami wypoczynkowymi. Wykroczeniem nie będzie więc przykładowo brak podania planu urlopów do wiadomości pracowników.

Do ujawnienia wykroczeń związanych z nieudzielaniem lub bezpodstawnym obniżaniem wymiaru urlopu może dojść podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Należy bowiem pamiętać, że inspektor pracy jest organem zobowiązanym do ścigania wykroczeń przeciwko prawom pracownika. W ramach kontroli z zakresu prawnej ochrony pracy inspektorzy pracy mają prawo analizować przestrzeganie przez pracodawców wszystkich przepisów regulujących uprawnienia urlopowe pracowników.

Przypadki wykroczeń związanych z nieudzielaniem lub zaniżaniem wymiaru urlopu mogą zostać przez inspektora pracy ujawnione zarówno podczas kontroli wcześniej zaplanowanej, jak i podczas postępowania kontrolnego zainicjowanego skargą pracownika lub pochodzącą z zakładowej organizacji związkowej - przykładowo od społecznego inspektora pracy.

Ocena, czy w danym przypadku pracodawca dopuścił się wykroczenia, należy do inspektora pracy. W przypadkach ewidentnych - nieudzielania urlopu wypoczynkowego w roku, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu, jak również gdy urlop ulega bezpodstawnemu obniżeniu, nie ma wątpliwości w zakresie ukarania pracodawcy. Nie wszystkie jednak przypadki pozwalają na jednoznaczną ocenę, czy wykroczenie faktycznie zostało popełnione.

Przykład 48

Pracodawca zobowiązany jest udzielić urlopu zaległego do końca września. W przypadku jednego pracownika urlop zaległy został udzielony w pierwszych dniach października. Pracodawca ma wątpliwości, czy w przypadku kontroli ze strony inspektora pracy zostanie ukarany w związku z popełnieniem wykroczenia. W tym przypadku należy uznać, że pracodawca, mimo iż zachował się bezprawnie, wykroczenia nie popełnił. Nie można bowiem stawiać znaku równości między sytuacją, w której pracodawca zupełnie nie udzielił urlopu zaległego (uznając przykładowo, że przepadł), a przypadkiem przeoczenia terminu jego udzielenia.

Wątpliwości w zakresie oceny przez inspektora pracy może budzić sytuacja, w której pracodawca udzielił wprawdzie urlopu, jednak nie zachował zasady prawidłowego podziału urlopu na części i żadna część wypoczynku nie trwała nieprzerwanie przynajmniej 14 dni kalendarzowych. W takim przypadku trudno uznać, że pracodawca zupełnie zaniechał wypełniania obowiązku udzielania corocznego urlopu wypoczynkowego. Urlop był udzielany, jednak w sposób, który zgodnie z założeniami ustawodawcy nie zapewnia pełnej regeneracji pracownika.

Przepisy regulujące wykroczenie związane z naruszeniem pracowniczych uprawnień urlopowych nie wskazują w sposób jednoznaczny, czy przez pojęcie nieudzielenie urlopu rozumie się zupełne uniemożliwienie pracownikowi skorzystania z prawa do urlopu czy może również chodzić o sytuacje, w których pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego, jednak nie przestrzegając obowiązujących w tym względzie przepisów.

Ocena, czy w danym przypadku naruszenie przepisów o urlopach wypoczynkowych będzie mieściło się w kategoriach wykroczenia czy też nie, będzie zależała od okoliczności konkretnego przypadku. Z całą pewnością inspektor pracy powinien inaczej potraktować pracodawcę, który w jednostkowym przypadku nie udzielił urlopu w sposób umożliwiający skorzystanie przez pracownika z 14 kolejnych dni wolnych od pracy, od tego, który zupełnie zaprzestał udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych.

Brak właściwej realizacji przepisów o urlopach wypoczynkowych może spowodować, że pracodawca popełnił wykroczenie niezwiązane bezpośrednio z nieudzieleniem lub bezpodstawnym zaniżeniem wymiaru urlopu wypoczynkowego. Jak wiadomo, urlop wypoczynkowy jest nie tylko coroczny i nieprzerwany, ale również ma charakter płatny. Należy zatem pamiętać, że Kodeks pracy określa, że kto wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Przykład 49

Pracodawca znajdujący się w trudnej sytuacji ekonomicznej oświadczył pracownikom, że w 2020 r. mają oni możliwość wykorzystania urlopu wypoczynkowego, tyle że nie będzie on urlopem płatnym, a tym samym pracownik decydując się skorzystać z urlopu będzie ponosił ryzyko, że nie będzie miał wypłaconego wynagrodzenia za czas urlopu. Powyższe zastrzeżenie pracodawcy, zgodnie z którym pracownik idąc na urlop wypoczynkowy musi się godzić z konsekwencją braku wynagrodzenia, nie będzie powodowało żadnych wiążących dla pracownika skutków prawnych. W powyższej sytuacji skorzystanie z urlopu wypoczynkowego nie pozbawia pracownika prawa do wynagrodzenia za czas urlopu. W takiej sytuacji pracodawca ryzykuje, że kontrolujący zakład inspektor pracy nie tylko wyda nakaz zapłaty zaległego wynagrodzenia za czas urlopu, ale również pociągnie pracodawcę do odpowiedzialności z tytułu wykroczenia.

W praktyce naruszenie przepisów o urlopach wypoczynkowych może wiązać się ze znacznie surowszą odpowiedzialnością niż ta, która wynika z przepisów Kodeksu pracy regulujących problematykę wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Złośliwe lub uporczywe naruszanie przepisów regulujących prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego wypełnia ustawowe znamiona przestępstwa określonego w art. 218 § 1a Kodeksu karnego. Przepis ten określa, że kto wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Uwzględniając fakt, że naruszenia przepisów o urlopach wypoczynkowych mogą wypełniać znamiona przestępstwa, inspektor pracy, który w czasie kontroli stwierdzi, że pracodawca w sposób złośliwy (obiektywnie nieuzasadniony), jak również uporczywy (wielokrotny) narusza pracownicze uprawnienia urlopowe, sporządzi zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Tabela 5. Odpowiedzialność pracodawcy w związku z naruszeniem przepisów o urlopach wypoczynkowych

10. Przedawnienie prawa do urlopu

Prawo do urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym urlop stał się wymagalny (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Termin wymagalności roszczenia o urlop nie został jednoznacznie określony w przepisach, dlatego ustalając, od kiedy trzeba liczyć bieg przedawnienia prawa do urlopu, należy posiłkować się orzecznictwem Sądu Najwyższego. W wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38) Sąd Najwyższy uznał, że:

(...) rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego [obecnie z końcem września roku następnego - przyp. red.], jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy.

PRZYKŁAD 50

Pracodawca udzielił pracownikowi 26 dni urlopu wypoczynkowego przysługującego mu za 2015 r. w terminie od 1 lipca do 5 sierpnia 2015 r. Urlop ten został jednak po 5 dniach przerwany z powodu choroby pracownika. Pracownik nie wykorzystał już przerwanego urlopu do końca 2015 r. i w kolejnych latach. W takiej sytuacji urlop wypoczynkowy za 2015 r. uległ przedawnieniu z końcem września 2019 r.

Bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego (art. 2931 Kodeksu pracy). W konsekwencji pracownicy, którzy nie skorzystali z należnych im dni urlopu wypoczynkowego przed urlopem wychowawczym, nie tracą do nich prawa nawet po 3 latach.

11. Urlop wypoczynkowy w czasie epidemii oraz stanu zagrożenia epidemicznego

Prawo pracownika do wypoczynku, w tym corocznego płatnego urlopu wypoczynkowego, jest, a właściwie powinno być realizowane bez zakłóceń w normalnych i przewidywalnych warunkach - czyli w ramach tak zwanego normalnego toku pracy.

Przeciwieństwem normalnego toku pracy mogą być sytuacje podyktowane siłą wyższą związaną z rozprzestrzenianiem się chorób zakaźnych - czyli chorób, które zostały wywołane przez biologiczny czynnik chorobotwórczy. Stan zagrożenia epidemicznego, jak również stan epidemii mają wpływ na procesy pracy zarówno w kontekście bezpieczeństwa jej wykonywania, jak i przekładają się na realizację przepisów urlopowych, w tym weryfikację planów urlopowych uzgodnionych przed wystąpieniem sytuacji związanej z COVID-19.

Przypomnijmy, że od 14 marca 2020 r. do 20 marca 2020 r. obowiązywał w Polsce stan zagrożenia epidemicznego, natomiast od 20 marca 2020 r. do odwołania - obowiązuje stan epidemii. Stan zagrożenia epidemicznego to sytuacja prawna wprowadzona na danym obszarze w związku z ryzykiem wystąpienia epidemii w celu podjęcia określonych w ustawie działań zapobiegawczych, Natomiast stan epidemii to sytuacja prawna wprowadzona na danym obszarze w związku z wystąpieniem epidemii w celu podjęcia określonych w ustawie działań przeciwepidemicznych i zapobiegawczych dla zminimalizowania skutków epidemii (art. 2 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu chorób zakaźnych u ludzi).

Uwzględniając specyfikę organizowania pracy w związku ze stanem epidemii, sytuację społeczną, w tym szeroko rozumianą kwarantannę domową oraz możliwość stosowania pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19, pracodawcy mogą mieć uzasadnione wątpliwości w zakresie stosowania przepisów o urlopach wypoczynkowych. Kierują się oni często niesłusznym założeniem, że skoro wybrane obowiązki z zakresu bhp są zawieszone, a instytucja kontroli nadzoru nad warunkami pracy, jaką jest Państwowa Inspekcja Pracy, nie realizuje w czasie zagrożenia COVID-19 w przeważającej części swoich ustawowych zadań, to z równym powodzeniem można w sposób wybiórczy stosować przepisy o urlopach wypoczynkowych (w tym dokonywać ich modyfikacji - nie zawsze na korzyść pracowników).

11.1. Prawo do urlopu w czasie epidemii

Każdy pracownik ma prawo do corocznego płatnego nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego niezależnie od tego, czy w kraju jest stan zagrożenia epidemicznego czy ogłoszono stan epidemii. Przepisy urlopowe stanowią część regulacji gwarantujących zachowanie właściwej równowagi między pracą a czasem wolnym od pracy i muszą mieć co do zasady zastosowanie bez względu na kwestie związane przykładowo z epidemią grypy czy dynamiczną sytuacją związaną z COVID-19.

Uwzględniając powyższe należy uznać, że prawo do urlopu w związku ze stanem epidemii jest prawem obowiązującym. Nie oznacza to oczywiście, iż w związku ze stanem wywołanym przez COVID-19 nie będą sukcesywnie wprowadzone mniej lub bardziej restrykcyjne modyfikacje w zakresie uprawnienia do korzystania z przepisów urlopowych przez pracowników zatrudnionych przez pracodawców o strategicznym dla państwa czy obywateli znaczeniu.

Podobnie jak w przypadku standardowych sytuacji, w czasie epidemii prawo do urlopu wypoczynkowego wynikające z prawa pracy przysługuje wyłącznie pracownikom. Tym samym osoby uczestniczące w szeroko rozumianym procesie przeciwdziałania COVID-19, które nie wpisują się w definicję „pracownika” (o której mowa w art. 2 Kodeksu pracy), nie mają co do zasady prawa do urlopu wypoczynkowego.

11.2. Cel oraz wymiar urlopu wypoczynkowego podczas epidemii

Urlop wypoczynkowy, jak sama nazwa wskazuje, powinien być wykorzystany zgodnie z przeznaczeniem - czyli na wypoczynek pracownika. Pracodawca nie może oczywiście zobowiązać zatrudnionego do wykorzystywania urlopu wypoczynkowego w jedyny słuszny, według pracodawcy, sposób.

W przypadku urlopu wypoczynkowego udzielanego w czasie epidemii trudno mówić o pełnej dowolności w zakresie sposobu jego wykorzystywania - tym bardziej w zakresie dynamicznie zmieniających się przepisów oraz rekomendacji związanych z izolacją społeczną oraz pakietem przepisów pomocowych dla przedsiębiorców. Trudno, aby w okresie epidemii pracownik mógł w sposób w pełni swobodny przemieszczać się wspólnie z przyjaciółmi, uczestniczyć w życiu społecznym na analogicznych zasadach jak w czasie, kiedy epidemii nie ma. Niezależnie od powyższego, w tym istotnych ograniczeń w zakresie sposobu spędzania wypoczynku, cel urlopu wypoczynkowego pozostaje bez zmian - jest nim odpoczynek i regeneracja od pracy, w ramach zalecanej izolacji i kwarantanny społecznej.

O ile szczególne przepisy nie stanowią lub nie będą stanowiły inaczej, pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo - niezależnie od tego, czy obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego czy stan epidemii. Należy odróżnić prawo pracownika do skorzystania z urlopu wypoczynkowego w roku, w którym został ogłoszony stan epidemii, od modyfikacji związanych z konkretnymi terminami, w których pierwotnie pracownik miał skorzystać ze swoich uprawnień urlopowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie ma bezpośredniej zależności między wymiarem urlopu wypoczynkowego, który wynika z przepisów prawa pracy a sytuacją związaną z epidemią, w tym z działaniami podejmowanymi w związku z przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Tym samym należy przyjąć, że pracownicy, którzy 1 stycznia 2020 r. nabyli prawo do 20 lub 26 dni urlopu, zachowują prawo do wykorzystania urlopu w takim wymiarze.

Przykład 51

W okresie ogłoszonej epidemii liczni pracownicy otrzymali orzeczenia o czasowej niezdolności do pracy z powodu chorób, w tym niezwiązanych z COVID-19. Pracodawca uznał, że w celu zapewnienia prawidłowej organizacji pracy ograniczy należny pracownikom wymiar urlopu wypoczynkowego na 2020 r. o połowę. Wyjątkiem są pracownicy, którzy wykorzystali urlop wypoczynkowy na 2020 r. w pełni z początkiem roku.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe i mogące powodować odpowiedzialność za wykroczenie. Nie ma przepisów, które byłyby podstawą obniżenia wymiaru urlopu należnego pracownikom niezależnie od tego, czy w kraju ogłoszony jest stan zagrożenia epidemicznego, stan epidemii, oraz od tego, w jakich trudnościach organizacyjnych pracodawca zmuszony jest prowadzić działalność. Nie zmienia to oczywiście możliwości stosowania przepisów będących podstawą przesunięcia terminu wykorzystania urlopu przez pracodawcę.

11.3. Podczas pracy zdalnej urlop na dni pracy

Ogłoszenie stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego nie ma wpływu na zasadę, zgodnie z którą urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Tym samym udzielając urlopu wypoczynkowego w okresie epidemii obowiązuje reguła, zgodnie z którą dzień urlopu stanowi odpowiednik 8 godzin pracy. Jednak w przypadku pracowników, w stosunku do których stosowane są na podstawie przepisów szczególnych odrębne normy czasu pracy - jak to ma miejsce w przypadku pracowników placówek medycznych, wówczas dzień urlopu będzie odpowiednikiem normy dobowej obowiązującej konkretnego pracownika.

Wyjątkiem od udzielania pracownikom urlopu w pełnych dniach jest sytuacja, w której pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być urlop udzielony. Wówczas istnieje podstawa do udzielenia pracownikowi urlopu w wymiarze godzinowym.

Poruszając kwestię udzielania urlopu wypoczynkowego na dni pracy w okresie epidemii, należy wspomnieć o możliwości powierzania pracownikom pracy zdalnej. Pojęcie pracy zdalnej wprowadzono ustawą z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Przepis regulujący możliwość powierzenia pracownikom pracy zdalnej nie odnosi się do kwestii rozkładu czasu pracy. Należy przyjąć, że pracownik pracujący zdalnie powinien pracować tyle samo godzin, co podczas pracy w siedzibie pracodawcy. Ma to istotne znaczenie w kontekście udzielania urlopu na dni pracy.

11.4. Podział urlopu w czasie epidemii

Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być nieprzerwany. Jednak przepisy Kodeksu pracy dają możliwość podziału urlopu na mniejsze części, niż wynika to z całości należnego pracownikowi wymiaru urlopu. Tym samym w typowych sytuacjach pracownicy nie wykorzystują jednym ciągiem, w ramach jednego przedziału czasu, całego należnego im na dany rok wymiaru urlopu wypoczynkowego - urlop wykorzystywany jest wówczas w mniejszych częściach.

Zasada podziału urlopu na części nie jest ograniczona w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. W powyższych szczególnych sytuacjach pracownicy jak najbardziej mają możliwość ustalenia z pracodawcą wykorzystywania urlopu w ramach dzielenia go na mniejsze części.

Udzielając urlopu w czasie stanu zagrożenia epidemicznego czy stanu epidemii należy pamiętać o zasadzie, zgodnie z którą jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Przykład 52

Pracodawca, u którego urlopy udzielane są w porozumieniu z pracownikami, otrzymał od pracownika pismo zawierające podział urlopu na części, z których żadna nie obejmowała 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracodawca uznał, że uwzględniając stan epidemii, ma prawo zaakceptować wniosek pracownika, w tym naruszenie zasad prawidłowego podziału urlopu na części - przyjmując, że dynamiczna sytuacja związana z COVID-19 może stanowić podstawę odstępstwa od kodeksowych zasad dotyczących podziału urlopu.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Pracodawca nie powinien akceptować propozycji urlopowych pracownika, w tym w okresie stanu epidemii, które naruszają zasadę podziału urlopu na części. Pracodawca powinien więc zobowiązać pracownika do przedstawienia propozycji urlopowych, gdzie przynajmniej jedna część urlopu będzie obejmowała co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Dopiero w przypadku, gdy sytuacja poprzedzająca termin rozpoczęcia urlopu będzie miała dla pracodawcy charakter nadzwyczajny lub po rozpoczęciu przez pracownika urlopu będzie wymagana jego obecność w pracy, wówczas pracodawca może rozważyć przesunięcie urlopu na inny termin lub rozważyć odwołanie pracownika z urlopu.

11.5. Udzielanie urlopów - planowanie i porozumienie

Przepisy dotyczące planowania urlopów nie uległy zmianie w związku ze stanem epidemii - zmianie mogą ulec jedynie argumenty przemawiające za udzieleniem w określonym terminie urlopu wypoczynkowego. Obowiązującą zasadą jest udzielanie urlopów na podstawie planu oraz na podstawie porozumienia pracodawcy i pracownika.

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w sytuacji, gdy wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa. Powyższa zasada dotyczy również pracodawców, u których organizacja związkowa nie działa.

Przypomnijmy, że plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanej w trybie na żądanie. Obecny kształt przepisu regulującego obowiązek sporządzania planu urlopów może sugerować, że w pierwszej kolejności przy tworzeniu planu urlopów uwzględnia się potrzebę pracowników, która jest przedstawiona we wnioskach urlopowych, a dopiero w drugiej kolejności konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie. W sytuacji epidemii stanu zagrożenia epidemicznego należy jednak przyjąć, że podstawowym czynnikiem uwzględnianym przy udzielaniu urlopu w konkretnych terminach jest potrzeba zapewnienia normalnego toku pracy, co może mieć istotne znaczenie w kontekście dalszego funkcjonowania pracodawcy.

Przykład 53

U pracodawcy, który nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów, kilku pracowników o strategicznym znaczeniu, którzy nie mogą pracować na zasadach pracy zdalnej w ramach przeciwdziałania COVID-19, złożyło wnioski o udzielenie urlopu w czerwcu 2020 r. Pracodawca odmówił udzielenia urlopów. Kierując się potrzebą zapewnienia ciągłości pracy argumentował, że udzielenie urlopu mogłoby spowodować czasowe zaprzestanie funkcjonowania zakładu.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe. W przypadku gdy pracodawca nie ma możliwości zorganizowania dla poszczególnych pracowników pracy zdalnej, obowiązkiem pracodawcy jest podjęcie działań organizacyjnych zmierzających do zachowania jak największej odległości między pracownikami (1,5 m między stanowiskami pracy), w tym zapewnienia niezbędnego wyposażenia w zakresie środków higieny osobistej. Pracodawca jak najbardziej ma prawo odmówić udzielenia urlopu w sytuacji, gdy brak kluczowych pracowników mógłby być decydujący dla funkcjonowania firmy.

W razie braku możliwości powierzenia pracy zdalnej pracodawca ma prawo odmówić akceptacji wniosków urlopowych, których realizacja mogłaby spowodować zakłócenia w funkcjonowaniu zakładu pracy. Odmowa udzielenia urlopu przy jednoczesnym podjęciu działań organizacyjnych zmierzających do ograniczenia ryzyka narażenia na COVID-19 nie daje pracownikom podstawy do sformułowania zarzutu naruszenia dbałości pracodawcy o zdrowie i życie pracowników.

Przepisy regulujące ustalanie planu urlopów nie wskazują terminu, w jakim plan lub plany urlopów powinny być sporządzane, jak również częstotliwości takich czynności. Typową sytuacją jest sporządzanie planu urlopów w grudniu - tak aby pracownicy z nowym rokiem mogli korzystać z zaplanowanych urlopów już od 1 stycznia. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca sporządzał więcej niż jeden plan urlopów na dany rok kalendarzowy. W sytuacji, jaką jest stan epidemii, wydaje się, że dobrym rozwiązaniem będzie sporządzanie planu urlopów na krótsze odcinki czasu - tak aby mogły być one dostosowane do bieżącej sytuacji w zakładzie pracy, jak również zgodne z prognozami dotyczącymi rozwoju epidemii.

Obligatoryjnymi stronami uczestniczącymi w opracowywaniu każdego planu urlopów są pracodawca, jak również pracownicy zainteresowani otrzymaniem urlopów w określonych terminach. W typowych sytuacjach udział pracowników w tworzeniu planu urlopów nie jest szczególnie skomplikowany, uwzględniając ich obecność w siedzibie pracodawcy. Możliwość wykonywania pracy zdalnej w związku z przeciwdziałaniem COVID-19 komplikuje proces udziału pracowników w opracowywaniu planu urlopów.

Zarówno w przypadku telepracowników, jak i pracowników wykonujących pracę zdalną w celu przeciwdziałania COVID-19 należy przyjąć, że ich udział w tworzeniu planu urlopów musi być zagwarantowany - jednak w ramach metod i środków porozumiewania się na odległość. Tym samym optymalnym rozwiązaniem jest, aby wszelkie propozycje urlopowe były przez pracowników pracujących poza zakładem pracy przesyłane pracodawcy drogą elektroniczną.

Przykład 54

Pracodawca zatrudniający telepracowników skierował grupę osób, która nie była wcześniej objęta telepracą, do pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19. Dotychczasową praktyką w przypadku telepracowników był ich osobisty udział w opracowywaniu planu urlopów - przychodzili oni do zakładu pracy w godzinach pracy, w terminie uzgodnionym z pracodawcą i negocjowali swoje propozycje urlopowe.

W czasie epidemii zarówno telepracownicy, jak i osoby wykonujące pracę zdalną, mogą mieć wstrzymany wstęp na teren zakładu pracy - w celu ograniczenia ryzyka narażenia na COVID-19. W związku z tym pracownicy przesyłają swoje propozycje urlopowe za pomocą poczty elektronicznej.

Również w czasie epidemii czy stanu zagrożenia epidemicznego obowiązkiem pracodawcy, który w tych okresach ustala plan urlopów na krótsze przedziały czasu, jest podanie planu do wiadomości pracowników. Przyjmuje się, że podanie planu urlopów do wiadomości pracowników zwalnia pracodawcę z powiadamiania pracowników w sposób indywidualny o ich terminach urlopu, które wynikają z planu.

W okresie epidemii, przyjmując, że część pracowników pracuje w siedzibie zakładu pracy, a część została skierowana do pracy zdalnej, optymalnym rozwiązaniem wydaje się podanie planu do wiadomości pracowników za pośrednictwem wewnętrznej strony www pracodawcy, zakładając oczywiście, że dostęp do niej posiadają wszyscy pracownicy. Oczywiście istnieje możliwość wyeksponowania planu urlopów w miejscu widocznym dla pracowników w siedzibie zakładu, jednak w takim przypadku niezbędne jest również przesłanie planu osobom pracującym zdalnie. Samo poprzestanie na wywieszeniu planu urlopów w siedzibie pracodawcy spowoduje bowiem, iż obowiązek informacyjny względem pracowników będzie wykonany w sposób nieprawidłowy - zostanie on bowiem dokonany z pominięciem osób, których praca realizowana jest poza zakładem.

11.6. Przesunięcie terminu urlopu

Uzgodniony z pracownikiem termin urlopu wypoczynkowego zarówno w ramach planu, jak i w porozumieniu z pracownikiem w sytuacji, gdy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów, nie ma charakteru bezwzględnie wiążącego w każdej sytuacji. Przepisy przewidują zarówno fakultatywne, jak i obligatoryjne przyczyny przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego.

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Przykład 55

Pracownik miał w kwietniu 2020 r. wykupione dwutygodniowe wczasy nad morzem. Z powodu stanu epidemii wykorzystanie urlopu w miejscu wybranym przez pracownika jest niemożliwe, uwzględniając czasowe zawieszenie usług hotelarskich przez organizatora wczasów. Pracownik zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o przesunięcie urlopu wypoczynkowego, proponując wykorzystanie urlopu na wrzesień.

W powyższej sytuacji można uznać, że stan epidemii oraz zawieszenie usług turystycznych, w tym hotelarskich, może stanowić ważny powód uzasadniający przesunięcie terminu urlopu. Pracodawca powinien przychylić się do wniosku pracownika, uwzględniając przy tym zasady współżycia społecznego.

Przykład 56

Pracodawca prowadzący działalność produkcyjną ma problemy organizacyjne. Część pracowników znajduje się na zwolnieniu lekarskim, część została objęta kwarantanną. W powyższym przypadku, uwzględniając szczególne potrzeby pracodawcy - w zakresie zapewnienia jak najmniej zakłóconego toku pracy, pracodawca ma możliwość przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego pracowników.

Do obligatoryjnych, w czasie epidemii, przesłanek wymuszających przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego zalicza się:

• czasową niezdolność do pracy z powodu choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie pracownika na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.

W okresie stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego należy się spodziewać, że do szczególnych przypadków obligatoryjnego przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego będą zaliczały się czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby oraz odosobnienie w związku z chorobą zakaźną. Powodem przesunięcia urlopu powinna być każda czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby - niezależnie od tego, czy ma ona związek z COVID-19 czy też nie.

Epidemia może wymuszać konieczność przesunięcia urlopu wypoczynkowego z powodu odosobnienia w związku z chorobą zakaźną. Należy zauważyć, że przepisy Kodeksu pracy nie definiują, czym jest „odosobnienie pracownika w związku z chorobą zakaźną”. Wobec braku szczegółowych rozwiązań na gruncie prawa pracy należy odwołać się do przepisów ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. Wspomniana ustawa definiuje dwa rodzaje odosobnienia - izolację oraz kwarantannę:

• izolacja to odosobnienie osoby lub grupy osób chorych na chorobę zakaźną albo osoby lub grupy osób podejrzanych o chorobę zakaźną, w celu uniemożliwienia przeniesienia biologicznego czynnika chorobotwórczego na inne osoby,
• kwarantanna to odosobnienie osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych.

Warto zauważyć, że przepis Kodeksu pracy regulujący obligatoryjne przesunięcie urlopu wypoczynkowego odwołuje się do pojęcia „odosobnienia w związku z chorobą zakaźną” - a nie „odosobnienia w związku z zarażeniem się chorobą zakaźną”. Tym samym można przyjąć, że obligatoryjne przesunięcie urlopu wypoczynkowego powinno nastąpić zarówno w przypadku izolacji, jak i w przypadku kwarantanny polegającej na odosobnieniu osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie.

Przykład 57

Na pracownika wykonującego pracę zdalną został nałożony w drodze decyzji obowiązek kwarantanny w miejscu zamieszkania. W czasie odbywania kwarantanny pracownik miał zgodnie z planem korzystać z urlopu wypoczynkowego. Pracodawca uznał, że nie ma podstaw do przesuwania terminu urlopu wypoczynkowego, skoro pracownik w czasie urlopu i tak przebywałby w domu w związku z rekomendowaną izolacją społeczną.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Bez względu na izolację społeczną nie można przyjąć, że jest ona tożsama z pojęciem kwarantanny. Podczas kwarantanny nie ma możliwości opuszczenia miejsca przebywania - nawet w celu załatwienia bieżących codziennych spraw, w tym udania się na krótki spacer. W sytuacji gdy pracownik nie został poddany kwarantannie, mógłby realizować urlop w miejscu zamieszkania, jednak z możliwością ograniczonego przemieszczania się. Z całą pewnością nałożenie na pracownika obowiązku kwarantanny uniemożliwia osiągnięcie celu urlopu wypoczynkowego - niezależnie od ograniczeń dotyczących wszystkich osób w okresie stanu epidemii.

11.7. Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

Pracodawcy opracowujący wraz z pracownikami pod koniec 2019 r. plan urlopów mogli z dużym prawdopodobieństwem przyjąć, że urlopy będą udzielane zgodnie z ustalonymi terminami, a ich przebieg nie będzie zakłócony. Jednak ogłoszenie stanu epidemii oraz szereg konsekwencji z tym związanych, w tym dynamiczna sytuacja w zakładach pracy, może być powodem nie tylko przesunięcia urlopu na termin późniejszy przed jego formalnym udzieleniem i rozpoczęciem wykorzystywania, ale również może skutkować odwołaniem pracownika z już rozpoczętego urlopu.

Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu wyłącznie w przypadku gdy obecność pracownika w zakładzie wymagana jest z powodu okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia korzystania z urlopu. Tym samym żadna inna okoliczność nie może stanowić powodu odwołania pracownika z urlopu.

Uwzględniając kodeksową możliwość odwołania pracownika z urlopu w pierwszej kolejności pracodawca musi ustalić, czy obecność pracownika w zakładzie pracy jest faktycznie niezbędna w związku z zaistniałymi okolicznościami. Drugim warunkiem jest to, aby okoliczność uzasadniająca odwołanie pracownika z urlopu ujawniła się po rozpoczęciu przez pracownika korzystania z urlopu - powinna to być więc okoliczność nieprzewidziana przed rozpoczęciem wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.

Przykład 58

Pracodawca prowadzący zakład produkcyjny zatrudnia pracownika wykonującego obowiązki bezpośrednio przy produkcji. Pracownik w kwietniu 2020 r. rozpoczął wykorzystywanie dwutygodniowego urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem opracowanym pod koniec 2019 r. Pracodawca po kilku dniach zadzwonił do niego i oświadczył, że z powodu epidemii odwołuje pracownika z urlopu wypoczynkowego.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. W dniu rozpoczynania urlopu, w kwietniu 2020 r., pracodawca powinien mieć świadomość, że stan epidemii został ogłoszony w marcu 2020 r. Tym samym stan epidemii nie może stanowić samoistnej podstawy odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Pracodawca chcąc odwołać pracownika z urlopu powinien więc dodatkowo wykazać, że obecność pracownika jest niezbędna w zakładzie - przykładowo z powodu choroby lub odosobnienia części pracowników, do którego doszło po rozpoczęciu przez pracownika korzystania z urlopu wypoczynkowego.

Aby pracodawca mógł skutecznie odwołać pracownika z urlopu, informacja w sprawie konieczności powrotu do pracy musi dotrzeć do zatrudnionego. Przepisy nie regulują kwestii technicznych w zakresie przekazywania polecenia pracodawcy. Tym samym można przyjąć, że informacja o potrzebie przerwania urlopu może być pracownikowi przekazana w każdej formie.

W przypadku pracowników pracujących zdalnie w ramach działań związanych z zapobieganiem COVID-19 strony mogą uzgodnić, że ewentualnie informacja w sprawie odwołania pracownika z urlopu przypadającego w czasie epidemii zostanie przekazana przykładowo za pośrednictwem telefonu.

Przykład 59

Pracodawca zatrudnia telepracowników. Jeden z nich wykorzystuje urlop wypoczynkowy w kwietniu 2020 r. Pracodawca nie wyposażył pracownika w telefon służbowy, proces komunikowania się między pracownikiem a pracodawcą odbywa się z wykorzystaniem udostępnionego przez pracodawcę laptopa za pomocą internetu. Pracodawca udzielając pracownikowi urlopu wypoczynkowego zobowiązał go do codziennego sprawdzania poczty elektronicznej, zastrzegając, że może się tam znaleźć informacja o potrzebie przerwania urlopu.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Nawet w sytuacji, gdy pracownik w czasie urlopu za wiedzą i zgodą pracodawcy ma prawo korzystać ze służbowego laptopa do celów prywatnych, nie ma obowiązku codziennego sprawdzania firmowej poczty elektronicznej i czytania nadchodzących wiadomości. Działanie takie byłoby sprzeczne z celem urlopu wypoczynkowego.

11.8. Skierowanie pracownika na zaległy urlop

Jak już wspomniano, urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane pracownikom zgodnie z planem urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem. W obliczu koronawirusa i zwalczania skutków epidemii COVID-19 istotna może być możliwość wysłania pracowników przez pracodawcę na zaległe urlopy wypoczynkowe. W stanowisku PIP dostępnym na stronie www.pip.gov.pl stwierdzono, że:

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli z przyczyn leżących po stronie pracodawcy lub pracownika (np. przesunięcie terminu urlopu, choroba pracownika) pracownik nie wykorzysta całego urlopu do końca roku, z dniem 1 stycznia następnego roku urlop ten stanie się urlopem zaległym.

Przepis art. 168 Kodeksu pracy stanowi, że urlopu zaległego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przywołanym wyżej przepisie. W wyroku z dnia 24 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05, Sąd Najwyższy stwierdził jednoznacznie, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop zaległy nawet bez jego zgody.

Oznacza to, że pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu, np. w okresie zagrożenia koronawirusem (30 września to ostateczny termin wykorzystania zaległego urlopu)”.

11.9. Urlop na żądanie

Obowiązkiem pracodawcy jest udzielić pracownikowi na żądanie i w terminie przez niego wskazanym 4 dni urlopu w roku kalendarzowym - z ogólnej puli dni urlopu należnej na dany rok. Należy jednak pamiętać, że wprawdzie uprawnieniem pracownika jest wnioskowanie do pracodawcy o udzielenie urlopu na żądanie w terminie przez pracownika określonym, jednak ostateczną decyzję w zakresie udzielenia takiego urlopu (lub decyzję odmowną) podejmuje pracodawca.

Zasady dotyczące udzielania urlopu na żądanie w stosunku do przeważającej części pracowników nie ulegają zmianie w okresie epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Tym samym pracownicy mają prawo wnioskować do pracodawców o udzielenie urlopów na żądanie - a pracodawca, w sytuacji gdy tok pracy nie jest zakłócony, powinien żądanie pracowników akceptować. Jednak zarówno stan zagrożenia epidemicznego, jak i stan epidemii, mogą mieć wpływ na procesy pracy w takim stopniu, że nie w każdej sytuacji pracodawca będzie miał możliwość zaakceptowania żądania pracownika w zakresie udzielenia urlopu. W sytuacji zatem gdy żądanie udzielenia urlopu wiązałoby się z naruszeniem niezbędnej płynności procesu pracy, pracodawca jak najbardziej ma prawo odmówić udzielenia takiego urlopu, uwzględniając stan epidemii.

11.10. Szczególne zasady dotyczące wybranych pracodawców

Ogłoszenie stanu epidemii wiąże się z wprowadzeniem licznych rozwiązań prawnych niezbędnych dla przedsiębiorców oraz pracodawców. Na szczególną uwagę zasługuje pakiet regulacji zawartych w ustawie z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Wspomniana ustawa nadaje niektórym pracodawcom szczególne uprawnienia umożliwiające nieprzerwane działanie przedsiębiorstw. Mogą z nich korzystać wyłącznie pracodawcy zatrudniający pracowników:

• w przedsiębiorstwie prowadzącym działalność polegającą na zapewnieniu funkcjonowania systemów i obiektów infrastruktury krytycznej (systemy zaopatrzenia w energię, surowce energetyczne i paliwa, systemy sieci teleinformatycznych, systemy zaopatrzenia w wodę, systemy transportowe, systemy produkcji, składowania, przechowywania i stosowania substancji chemicznych i promieniotwórczych, w tym rurociągi substancji niebezpiecznych);
• w przedsiębiorstwie prowadzącym działalność polegającą na zapewnieniu funkcjonowania gazowych sieci przesyłowych lub dystrybucyjnych;
• w przedsiębiorstwie będącym podwykonawcą lub dostawcą, którzy nie są częścią infrastruktury krytycznej, ale są kluczowi dla zachowania ciągłości działania infrastruktury krytycznej;
• zapewniających funkcjonowanie stacji paliw płynnych oraz stacji gazu ziemnego;
• u przedsiębiorcy, w stosunku do którego Prezes Rady Ministrów wydał polecenie w związku z przeciwdziałaniem COVID-19;
• w przedsiębiorstwie pełniącym funkcję sprzedawcy z urzędu (przedsiębiorstwo energetyczne posiadające koncesję na obrót paliwami gazowymi lub energią elektryczną, świadczące usługi kompleksowe odbiorcom paliw gazowych lub energii elektrycznej w gospodarstwie domowym, niekorzystającym z prawa wyboru sprzedawcy);
• na obszarze lub na terenie obiektu ważnego dla obronności, interesu gospodarczego państwa, bezpieczeństwa publicznego i innych ważnych interesów państwa;
• w przedsiębiorstwie prowadzącym działalność polegającą na świadczeniu czynności bankowych;
• w przedsiębiorstwie prowadzącym obiekt unieszkodliwiania odpadów wydobywczych kategorii A, którego działanie lub niewłaściwe działanie może spowodować poważny wypadek skutkujący znacznym ryzykiem utraty życia, poważnego zagrożenia dla zdrowia ludzi lub środowiska;
• u przedsiębiorcy prowadzącego działalność w sektorze rolno-spożywczym związaną z wytwarzaniem lub dostarczaniem żywności.

Pracodawcy ci, w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, mogą, na czas oznaczony nie dłuższy niż do czasu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii:

• zmienić system lub rozkład czasu pracy pracowników w sposób niezbędny dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji;
• polecić pracownikom świadczenie pracy w godzinach nadliczbowych w zakresie i wymiarze niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji;
• zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę;
• polecić pracownikowi realizowanie prawa do odpoczynku w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

W takim przypadku pracodawca:

• obowiązany jest zapewnić pracownikowi zakwaterowanie i wyżywienie niezbędne do realizacji przez pracownika jego obowiązków pracowniczych. Wartość świadczeń polegających na zakwaterowaniu i wyżywieniu nie podlega wliczeniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne;
• odmawia udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego (w tym urlopu na żądanie), urlopu bezpłatnego oraz innego urlopu, a także przesuwa termin takiego urlopu lub odwołuje pracownika z takiego urlopu, jeżeli został on już pracownikowi udzielony.

Wskazana ustawa zawiera szczególne rozwiązania obowiązujące w zakresie korzystania przez pracowników z urlopów wypoczynkowych. Należy uznać, iż mają one pierwszeństwo w stosowaniu w stosunku do powszechnych przepisów prawa pracy zawartych w Kodeksie pracy.

Omawiana regulacja może wywoływać wątpliwości i spory między pracodawcami, których dotyczy, oraz zatrudnionymi u tych pracodawców pracownikami. Należy bowiem zwrócić uwagę na kategoryczne brzmienie przepisu, z którego wynika, że pracodawca odmawia udzielenia pracownikowi:

• urlopu wypoczynkowego, w tym urlopu na żądanie,
• urlopu bezpłatnego,
• innego urlopu (jak należy się domyślać, wynikającego z przepisów szczególnych).

Jednocześnie pracodawca przesuwa termin powyższych urlopów, jak również odwołuje pracownika z takich urlopów, jeżeli zostały one już pracownikowi udzielone.

Powstaje pytanie: czy obowiązkiem każdego pracodawcy zaliczanego do podmiotów, o których mowa w przepisie, są bezwzględna odmowa udzielenia wszelkich urlopów oraz odwołanie pracowników z rozpoczętych urlopów bez względu na okoliczności? Czy może pracodawca ma obowiązek zastosowania tego przepisu w sytuacji zagrożenia prawidłowej organizacji pracy?

Odnosząc się do powyższych wątpliwości, należy uznać, że intencją twórców przepisu było, aby w okresie stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego wybrani pracodawcy mieli obowiązek wstrzymania wszelkich planów urlopowych. Tym samym należy uznać, że pracodawcy nie mają możliwości udzielania urlopów oraz zobowiązani są do odwołania pracowników z urlopów, a także przesunięcia urlopów na termin późniejszy - zakładając, że zaliczają się do pracodawców ujętych w przepisie. W sytuacji gdyby pracodawcy należący do infrastruktury krytycznej nie musieli odwoływać pracowników z urlopu czy odmawiać im udzielania urlopu, wówczas przepis byłby mniej kategoryczny i opierałby się na konstrukcji uprawnienia (tak jak przykładowo w kwestii możliwości zmiany systemu lub rozkładu czasu pracy), a nie obowiązku pracodawcy.

Nieudzielone pracownikom urlopy wypoczynkowe nie przepadają. W omawianym przepisie mowa jest o obowiązku przesunięcia terminu urlopu - jak należy się domyślać na okres, w którym nie obowiązuje stan epidemii lub stan zagrożenia epidemicznego.

Odmowa udzielenia zaplanowanego urlopu wypoczynkowego, ustalonego wcześniej urlopu bezpłatnego czy jakiegokolwiek innego i przesunięcie go na późniejszy okres nie powinny być szczególnym problemem w kontekście procedury. Kłopot może natomiast wystąpić w przypadku urlopów już rozpoczętych, które mogą być udzielone w dłuższym wymiarze. W takiej sytuacji pracodawca zaliczający się do infrastruktury krytycznej może mieć istotny problem w zakresie zrealizowania swojego obowiązku odwołania pracownika z urlopu - jak bowiem wiadomo, aby skutecznie odwołać pracownika z urlopu, dyspozycja o przerwaniu urlopu musi do niego dotrzeć. Na chwilę obecną nie ma przepisu, który zobowiązywałby pracowników w sposób bezpośredni do przerwania udzielonych urlopów wypoczynkowych, w tym bezpłatnych, i powrotu do pracy - z pominięciem procedury odwołania pracownika z urlopu za pośrednictwem pracodawcy.

Można przyjąć, że sam fakt zaliczenia pracodawcy do grupy pracodawców zaliczających się do infrastruktury krytycznej powoduje w okresie stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego konieczność nieudzielenia urlopu, w tym odwołania pracownika z urlopu. W przeciwieństwie do powszechnych zasad wynikających z kodeksu pracy pracodawca nie musi wykazywać szczególnych potrzeb leżących po stronie zakładu pracy czy konieczności obecności pracownika w zakładzie pracy w związku z okolicznościami nieprzewidzianymi w chwili rozpoczynania urlopu.

12. Wynagrodzenie urlopowe

Pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy). Zasadą jest, że pracownik z powodu płatnego wypoczynku nie może zostać poszkodowany finansowo.

12.1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego

Przystępując do obliczania wynagrodzenia za urlop, w pierwszej kolejności należy ustalić podstawę jego wymiaru. Jest to niezwykle istotny etap, gdyż przyjęcie błędnych założeń może spowodować zaniżenie bądź zawyżenie należnego wynagrodzenia.

Wskazówki, w jaki sposób ustalać podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop, które składniki pensji bądź inne należności ze stosunku pracy należy w niej uwzględnić, a które trzeba wyłączyć, zawiera przede wszystkim rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej rozporządzenie urlopowe). Zgodnie z jego postanowieniami, w podstawie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy powinny zostać ujęte zarówno składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości, jak i składniki zmienne, uzależnione od ilości wykonanej pracy czy liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu.

Składniki wynagrodzenia nieuwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop

Poza składnikami wymienionymi w rozporządzeniu urlopowym, do podstawy wynagrodzenia za urlop nie należy wliczać:

• należności wypłaconych w celu zrekompensowania zatrudnionemu pracownikowi poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np. ekwiwalentów za pranie i konserwację odzieży roboczej, diet i innych należności przysługujących z tytułu podróży służbowej,
• świadczeń pozapłacowych, np. pakietów medycznych finansowanych przez zakład pracy, bonów z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub ze środków obrotowych, wartości wycieczki wykupionej dla pracownika itp.,
• wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok SN z 4 marca 2008 r., II PK 183/07), np. wynagrodzeń z tytułu umowy cywilnoprawnej,
• premii uznaniowych nieposiadających charakteru roszczeniowego, np. przyznawanych swobodną decyzją pracodawcy (wyrok SN z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77),
• składników wynagrodzenia wypłaconych w poprzednim stosunku pracy.

12.2. Pomijanie składników przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, mimo że są należnościami ze stosunku pracy, nie podlegają wliczeniu do tzw. średniej urlopowej.

Takie składniki, jak m.in. premie: kwartalna, półroczna i roczna, należy wypłacać w przyjętych terminach ich wypłaty, np. odpowiednio co 3, 6, 12 miesięcy. Fakt korzystania przez pracownika z płatnego wypoczynku nie powinien jednak wpływać na zmniejszenie tych składników. Okres urlopu jest bowiem traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (§ 12 rozporządzenia urlopowego).

12.3. Wliczanie stałych składników

Stałe składniki pensji przysługujące pracownikowi za okresy miesięczne należy uwzględniać w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Jeśli wynagrodzenie pracownika stanowią wyłącznie elementy określone w stałej wysokości, w praktyce nie ma konieczności ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, a tym samym wyodrębniania tego wynagrodzenia. Za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu, powinien otrzymać wynagrodzenie (łącznie z wynagrodzeniem za urlop) w wysokości określonej w umowie o pracę, bez względu na liczbę dni płatnego wypoczynku, pod warunkiem że nie wystąpiły innego rodzaju nieobecności, np. urlop bezpłatny czy choroba.

12.4. Wliczanie zmiennych składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc

Składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględniamy w podstawie urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Jeśli wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom (m.in. gdy wysokość składnika zależy od wyników sprzedaży czy od wielkości produkcji), mogą być one wliczone do podstawy urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Uzasadnieniem dla przyjęcia okresu dłuższego niż 3 miesiące, z którego będzie ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, może też być organizacja pracy pracowników. Dłuższy okres przyjęty do obliczeń tzw. średniej urlopowej powinny jednoznacznie określać przepisy wewnątrzzakładowe, z którymi należy zapoznać pracowników.

W sytuacji gdy w zakładzie pracy termin wypłaty pensji przypada w następnym miesiącu po miesiącu przepracowanym (np. 10 dnia miesiąca), przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy również należy uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia faktycznie wypłacone pracownikowi w okresie 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania przez niego z płatnego wypoczynku, niezależnie od tego, za jakie miesiące składniki te przysługiwały.

PRZYKŁAD 60

Właściciel firmy handlującej artykułami sanitarnymi i higienicznymi wypłaca swoim pracownikom pensję wynikającą ze stawki godzinowej za dany miesiąc 10 dnia następnego miesiąca, a zmienną premię regulaminową do końca ostatniego dnia miesiąca, za który premia jest należna. W lipcu 2020 r. musi on wypłacić jednemu z pracowników wynagrodzenie za 10 dni czerwcowego urlopu wypoczynkowego. Ustalając wysokość tego wynagrodzenia, należy uwzględnić premię wypłaconą w kwietniu, maju i czerwcu 2020 r. oraz wynagrodzenie godzinowe wypłacone w tych samych miesiącach, mimo że dotyczyło ono odpowiednio: marca, kwietnia i maja 2020 r.

12.5. Obliczanie wynagrodzenia urlopowego

Po ustaleniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy można przejść do kolejnych etapów obliczania tego wynagrodzenia według następujących wytycznych:

• podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie
• pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu

- § 9 rozporządzenia urlopowego.

Do liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, zaliczamy wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a nie tylko godziny pracy świadczonej przez pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że należy brać pod uwagę również godziny nadliczbowe (wypracowane w dni robocze, w niedziele, święta oraz w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy) oraz godziny pełnionych dyżurów (jeśli w czasie ich trwania pracownik wykonywał pracę).

PRZYKŁAD 61

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku) jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 4000 zł brutto. W lipcu 2020 r. korzystał z 4 dni urlopu wypoczynkowego (32 godziny). W okresie od kwietnia do czerwca 2020 r. przepracował 24 godziny nadliczbowe (w kwietniu 7 godzin, w maju 13 godzin i w czerwcu 4 godziny), za co otrzymał wynagrodzenie w łącznej kwocie 950 zł. Natomiast w kwietniu 2020 r. wykonywał dodatkowo pracę w czasie pełnionego dyżuru przez 6 godzin, za co otrzymał 150 zł. Pracownikowi za lipiec 2020 r. przysługuje stałe miesięczne wynagrodzenie, które dodatkowo należy zwiększyć o wynagrodzenie urlopowe obliczone ze zmiennych składników (w tym przypadku z wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz za dyżur). Zatem podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego (950 zł + 150 zł) należy podzielić przez liczbę przepracowanych godzin w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. W miesiącach poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu (lipiec) pracownik przepracował ogółem 496 godzin, z czego:

w kwietniu 168 godzin normalnego czasu pracy + 7 godzin nadliczbowych + 6 przepracowanych godzin podczas dyżuru,

w maju 160 godzin normalnego czasu pracy + 13 godzin nadliczbowych,

w czerwcu 138 godzin normalnego czasu pracy (pracownik chorował w tym miesiącu) + 4 godziny nadliczbowe.

Wynagrodzenie urlopowe pracownika należy obliczyć w następujący sposób:

Krok 1. Ustalić wynagrodzenie za 1 godzinę pracy (ze zmiennych składników), dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę przepracowanych godzin:

(950 zł + 150 zł) : 496 godz. = 2,22 zł.

Krok 2. Ustalić wynagrodzenie urlopowe pracownika ze zmiennych składników. W tym celu wynagrodzenie za 1 godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin urlopu:

2,22 zł × 32 godz. = 71,04 zł.

Krok 3. Ustalić wynagrodzenie pracownika należne za lipiec 2020 r.:

4000 zł (wynagrodzenie zasadnicze) + 71,04 zł (wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników) = 4071,04 zł.

12.6. Zmiana w składnikach wynagrodzenia

W praktyce zdarza się, że dochodzi do zmian w składnikach pensji branych pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego (przyznanie lub zlikwidowanie danego składnika) lub zmian ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu. W takim przypadku podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Ta zasada powoduje, że wzrost płacy przekłada się na wyższe wynagrodzenie urlopowe. Jeśli natomiast pensja zmniejsza się, wynagrodzenie za urlop będzie niższe.

Ponowne przeliczenie podstawy urlopowej musi nastąpić np. w przypadku, gdy w miesiącu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym albo w miesiącach bezpośrednio poprzedzających urlop dokonano zmiany systemu wynagradzania pracownika. Gdy zmiana polega na przejściu z wynagrodzenia zmiennego na stałe, wówczas do podstawy urlopowej wlicza się stałą pensję należną w miesiącu korzystania z płatnego wypoczynku, ale bez uwzględniania zmiennych elementów płacy, których zmiana dotyczyła.

Podobnie jest w sytuacji, gdy dochodzi do modyfikacji systemu wynagradzania sprowadzającej się do zmiany wynagrodzenia miesięcznego na stawkę godzinową. W takich okolicznościach wynagrodzenie urlopowe należy obliczyć mnożąc stawkę godzinową pracownika przez liczbę godzin wykorzystanego przez niego urlopu wypoczynkowego.

12.7. Niepełny przepracowany okres

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, tj. 3 miesiące lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym, przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które pracownikowi takie wynagrodzenie przysługiwało (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Uwzględnienie wcześniejszych miesięcy jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy brak wypłaty danego składnika wynagrodzenia był wynikiem nieprzepracowania danego okresu, a nie utraty prawa do składnika z powodu np. zaniedbywania obowiązków pracowniczych albo niskiej wydajności w pracy.

Niekiedy zdarza się, że pracownik (np. nowo zatrudniony) przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie w postaci zmiennych składników za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Wówczas podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

12.8. Urlop na przełomie miesięcy

Jeżeli urlop przypada na przełomie miesięcy, nie należy ustalać podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego odrębnie dla każdego z tych miesięcy (§ 8 pkt 1 rozporządzenia urlopowego). Podstawę wymiaru trzeba wyznaczyć z miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a nie z miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Oznacza to, że podstawa wymiaru powinna być ustalana z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu również dla tej części urlopu, która rozpoczęta w danym miesiącu, jest kontynuowana w następnym miesiącu.

13. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest odstępstwem od zasady udzielania wypoczynku w naturze. Podobnie jak z urlopu wypoczynkowego, pracownik nie może zrezygnować z ekwiwalentu za ten urlop.

13.1. Zasady wypłaty ekwiwalentu

Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w przypadku niewykorzystania należnego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 Kodeksu pracy). Nie ma przy tym znaczenia rodzaj zawartej umowy o pracę, czas trwania zatrudnienia ani tryb lub powód ustania stosunku pracy (czy do rozwiązania stosunku pracy doszło z przyczyn zawinionych czy niezawinionych przez pracownika).

Ekwiwalent powinien zostać wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. Niedotrzymanie przez pracodawcę wskazanego terminu może go narazić na dodatkowe koszty w postaci ustawowych odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę (art. 171 § 3 Kodeksu pracy). Istotne jest, aby kolejna umowa o pracę została zawarta w taki sposób, aby pracownik pozostał w stosunku pracy bez żadnej, nawet jednodniowej przerwy.

Pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu w zamian za urlop, który może być wykorzystany w naturze.

13.2. Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Zasady obliczania ekwiwalentu należnego za niewykorzystane dni urlopu określają przepisy rozporządzenia urlopowego. Ekwiwalent obliczamy według tych samych wytycznych, jakie stosuje się do obliczania wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi modyfikacjami.

Przede wszystkim nie ma tu zastosowania reguła, zgodnie z którą za niewykorzystany urlop przysługuje wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Tabela 6. Różnice w zakresie obliczania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu urlopowego

W celu prawidłowego obliczenia wysokości ekwiwalentu należy:

Krok 1. Ustalić średnią miesięczną podstawę jego wymiaru zgodnie z zasadami opisanymi w tabeli poniżej.

Tabela 7. Ustalanie średniej miesięcznej podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego

Jeżeli pracownik nie przepracował okresu 3 lub 12 miesięcy, należy dokonać tzw. dopełnienia podstawy, polegającego na:

• podzieleniu faktycznie uzyskanego przez niego wynagrodzenia w okresie 3 lub 12 miesięcy przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało, i
• pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Krok 2. Ustalić stawkę dzienną, dzieląc podstawę wymiaru przez tzw. współczynnik urlopowy, który należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (w 2020 r. dla pracownika pełnoetatowego współczynnik wynosi co do zasady 21,08).

Krok 3. Otrzymaną stawkę podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (co do zasady 8 godzin, ale np. 7 godzin w przypadku osoby niepełnosprawnej zaliczonej do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności).

Krok 4. Otrzymaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru ekwiwalentu, wprowadzonych przed nabyciem przez pracownika prawa do ekwiwalentu lub w miesiącu nabycia tego prawa, podstawę należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Obliczając ekwiwalent za urlop, przeciętne wynagrodzenie za 1 dzień należy podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika.

PRZYKŁAD 62

Pracodawca rozwiązał z pracownikiem stosunek pracy 31 lipca 2020 r. Był on zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (w równoważnym systemie czasu pracy - w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym) i otrzymywał stałą płacę zasadniczą w wysokości 5000 zł brutto oraz przewidziane w regulaminie wynagradzania premie kwartalne. W okresie 12 miesięcy poprzedzających lipiec 2020 r., czyli od lipca 2019 r. do czerwca 2020 r., premie wypłacono w następujących kwotach:

• za III kwartał 2019 r.: 1900 zł (wypłata we wrześniu 2019 r.),

• za IV kwartał 2019 r.: 1750 zł (wypłata w grudniu 2019 r.),

• za I kwartał 2020 r.: 2100 zł (wypłata w marcu 2020 r.),

• za II kwartał 2020 r.: 1850 zł (wypłata w czerwcu 2020 r.).

Pracownikowi pozostało 15 dni (120 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Uwzględniając fakt, że pracownik w III i IV kwartale 2019 r. oraz I i II kwartale 2020 r. faktycznie przepracował 235 dni zamiast 250 dni, przysługujący mu ekwiwalent urlopowy należy obliczyć w następujący sposób:

13.3. Współczynnik ekwiwalentowy

Współczynnik ekwiwalentowy wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Wartość ta służy do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Przy ustalaniu współczynnika urlopowego na 2020 r. należało rozstrzygnąć wątpliwość, ile razy pracodawca powinien uwzględnić świąteczne niedziele (czyli święta wypadające w niedzielę) - dwa razy - jako święto i niedzielę, czy tylko raz. Przepisy nie wyjaśniają, jak należy postąpić w tej sytuacji. Jednak wśród ekspertów prawa pracy przeważa opinia, że przy kalkulowaniu współczynnika w liczbie dni świątecznych trzeba uwzględniać wyłącznie te dni, które nie wypadały w niedzielę. Przyjęcie odmiennego założenia powoduje, że święto przypadające w niedzielę podwyższa zarówno liczbę niedziel, jak i świąt, a w konsekwencji zawsze skutkuje niższym współczynnikiem. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje o takim sposobie ustalania współczynnika, jego postępowanie też będzie prawidłowe.

Ustalanie wysokości współczynnika ekwiwalentowego na 2020 r.

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy.

Zatem współczynnik ekwiwalentowy dla pracownika niepełnoetatowego wynosi np.:

• 5,27 dla pracowników zatrudnionych na 1/4 etatu (1/4 x 21,08),
• 7,03 dla pracowników zatrudnionych na 1/3 etatu (1/3 x 21,08),
• 10,54 dla pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu (1/2 x 21,08),
• 15,81 dla pracowników zatrudnionych na 3/4 etatu (3/4 x 21,08).

Współczynnik ekwiwalentowy należy przyjmować do obliczania ekwiwalentu za urlop z tego roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Nie ma znaczenia, czy ekwiwalent dotyczy urlopu bieżącego czy zaległego.

13.4. Termin wypłaty wynagrodzenia i ekwiwalentu urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe wypłaca się wraz z wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego. Reguła ta obowiązuje również wtedy, gdy urlop wypoczynkowy przypada na przełomie 2 miesięcy. W takiej sytuacji wynagrodzenie za urlop wypłaca się odrębnie za poszczególne miesiące wraz z pensją za dany miesiąc.

Z kolei prawo do ekwiwalentu pieniężnego pracownik nabywa w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i w tym dniu ekwiwalent powinien zostać mu wypłacony. Jeżeli przykładowo wynagrodzenie jest wypłacane 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego za miesiąc, za który przysługuje, a okres zatrudnienia ustaje z końcem poprzedniego miesiąca, ekwiwalent należy wypłacić w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Sąd Najwyższy w wyroku z 29 marca 2001 r. (sygn. I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14) stwierdził, że:

(…) z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.

Wypłata ekwiwalentu w terminie wypłaty pensji późniejszym niż dzień ustania zatrudnienia może zostać uznana za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Ponadto w takim przypadku zasadne będzie roszczenie pracownika o odsetki za opóźnienie. Roszczenie pracownika o wypłatę zarówno wynagrodzenia, jak i ekwiwalentu urlopowego przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym to roszczenie stało się wymagalne.

14. Wynagrodzenie urlopowe nauczycieli

Urlopy wypoczynkowe nauczycieli regulują przepisy ustawy - Karta Nauczyciela. Za czas urlopu wypoczynkowego nauczycielowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 67 Karty Nauczyciela).

Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego określa rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (dalej rozporządzenie urlopowe nauczycieli).

14.1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczyciela

Podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczyciela wyznacza się według tych samych zasad obejmujących wszystkich nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela.

Tabela 8. Składniki wynagrodzenia uwzględniane i pomijane w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego nauczycieli

Należy w tym miejscu wspomnieć o pewnej odmienności występującej przy dodatku funkcyjnym. Jeśli okres wykonywania zadań lub zajęć uprawniających do tego dodatku jest krótszy niż okres roku szkolnego, wysokość dodatku należy obliczyć, mnożąc otrzymaną stawkę z tego tytułu przez liczbę miesięcy, w których nauczyciel wykonywał określone zadania lub zajęcia. Uzyskaną kwotę należy podzielić przez liczbę miesięcy roku szkolnego, poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Dopiero tak ustaloną stawkę dodatku można uwzględnić w wynagrodzeniu urlopowym.

Z uwagi na fakt rozpoczynania urlopu przez nauczycieli w placówkach feryjnych w czerwcu, uśredniony dodatek funkcyjny obliczamy przez:

• pomnożenie go przez liczbę miesięcy, za które dodatek był przyznany, a następnie
• podzielenie przez 9 miesięcy (od września do maja).

Jeśli dodatek funkcyjny został przyznany i przysługiwał przez cały rok szkolny, w wynagrodzeniu urlopowym trzeba uwzględnić go w kwocie należnej w miesiącu korzystania przez nauczyciela z urlopu.

W rozporządzeniu urlopowym nauczycieli odniesiono się również do kwestii obliczania wynagrodzenia ze zmiennych składników. Chodzi tu o wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, które ustala się, mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego - z tego okresu) przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu. Jeżeli wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zajęcia dodatkowe uległa zmianie w okresie, z którego oblicza się wynagrodzenie za urlop, lub w miesiącu wykorzystywania urlopu, wynagrodzenie to należy przeliczyć.

Wynagrodzenie nauczycieli za:

• pracę w porze nocnej,
• zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy,
• pracę wykonywaną w święto

- oblicza się, sumując wynagrodzenie otrzymane przez nauczyciela w poszczególnych miesiącach roku szkolnego, a następnie dzieląc tak uzyskaną kwotę przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 3 rozporządzenia urlopowego nauczycieli).

Składniki wynagrodzenia określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości oraz składniki wynagrodzenia określone procentowo od tych stawek uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu przez nauczyciela.

14.2. Wynagrodzenie za 1 dzień urlopu

Sposób obliczania kwoty należnej za 1 dzień urlopu nauczycielskiego zależy od tego, czy nauczyciel jest zatrudniony w placówce feryjnej czy w takiej, w której nie przewidziano ferii szkolnych (tzw. placówce nieferyjnej). Natomiast dla nauczyciela zajmującego m.in. stanowisko dyrektora wynagrodzenie urlopowe należy ustalać tak jak dla nauczyciela zatrudnionego w szkole, w której nie są przewidziane ferie szkolne. Zatem przy obliczaniu wynagrodzenia za 1 dzień urlopu zamiast dzielnika 30 stosuje się dzielnik 21.

Tabela 9. Sposób obliczania wynagrodzenia urlopowego nauczyciela w placówce feryjnej i nieferyjnej