Zmiana papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną – obowiązki pracodawcy

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może podjąć decyzję o digitalizacji dokumentacji pracowniczej, czyli o zmianie formy prowadzenia z papierowej na elektroniczną. Proces ten obejmuje wykonanie odwzorowania cyfrowego dotychczasowych papierowych egzemplarzy dokumentów, opatrzenie ich wymaganymi podpisami lub pieczęciami elektronicznymi oraz umieszczenie w specjalnie przygotowanym do tego systemie informatycznym. Ważnym elementem procesu digitalizacji jest powiadomienie pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz przekazanie im jej papierowej wersji. Jeśli jest to niemożliwe, należy ją zniszczyć.

W przypadku podjęcia decyzji o zastąpieniu papierowej formy dokumentacji pracowniczej formą elektroniczną trzeba pamiętać o spełnieniu wymagań dla systemów informatycznych przeznaczonych do przechowywania e-dokumentacji pracowniczej. Muszą one umożliwiać zamieszczenie w nich wszystkich wymaganych prawem dokumentów związanych ze stosunkiem pracy w sposób w pełni bezpieczny.

Wymagania dla systemu informatycznego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej precyzyjnie wskazują, jakie wymagania powinien spełniać system informatyczny przeznaczony do prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Zatem pracodawca przed podjęciem decyzji o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej powinien zweryfikować, czy system informatyczny, którym dysponuje lub w który planuje się zaopatrzyć, spełnia kryteria przewidziane w przepisach prawa pracy.

Pracodawca musi więc zweryfikować, czy jego system informatyczny przeznaczony do prowadzenia dokumentacji pracowniczej posiada wszystkie niezbędne funkcjonalności. Dobrą praktyką jest przeprowadzenie audytu takiego systemu, podczas którego zostanie sprawdzona każda ze wskazanych w przepisach funkcjonalności.

Proces audytu systemu informatycznego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 7 krokach: