DGP: Resort kultury pozwala na wolnoamerykankę przy outsourcingu dokumentacji pracowniczej

Firmy, aby ułatwić sobie przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zwłaszcza aby zdjąć z siebie obowiązek trzymania jej w odpowiednich warunkach, niejednokrotnie korzystają z outsourcingu. A w takim przypadku, jak twierdzi resort kultury, przechowawcy nie muszą spełniać wymagań dla profesjonalistów. Prawnicy zaś ostrzegają, że taka interpretacja jest niezgodna z przepisami.

Firmy często z niecierpliwością czekają na ministerialne interpretacje przepisów – bo kto lepiej wyjaśni niejednoznaczne przepisy, jak nie resort, który jest odpowiedzialny za daną regulację? Zapytaliśmy więc Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego – jako odpowiedzialne za przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – czy podmioty, które chcą przechowywać dokumentację pracowniczą na zasadzie outsourcingu, powinny wpisać się do rejestru przechowawców, o którym mowa w tej ustawie, i czy powinny spełniać profesjonalne wymagania w tym zakresie. MKiDN – ku zaskoczeniu ekspertów – na obydwa pytania odpowiada przecząco. I wyjaśnia, że wymogi z ustawy i przepisów wykonawczych muszą spełniać tylko tacy profesjonalni przechowawcy, którzy otrzymują zbiory po firmach już zlikwidowanych. Wygląda więc na to, że resort kultury akceptuje dwie rozbieżne ścieżki dla przechowywania dokumentacji – w zależności od tego, czy pochodzi ona od firm już nieistniejących czy od tych, które nie kończą jeszcze swej działalności. A tym ostatnim zdaje się mówić: przechowywanie dokumentacji to wasz problem, nawet jeśli powierzacie ją profesjonaliście. Kłopot w tym, że interpretacja resortu – o czym są przekonani wszyscy prawnicy, z którymi rozmawialiśmy – nie ma oparcia w przepisach. Bo tam, gdzie jest mowa o wymogach, które trzeba spełnić, aby móc przechowywać dokumentację pracowniczą, nie ma słowa o tym, że dotyczą one tylko tych przypadków, gdy firma już nie istnieje. Tymczasem, wbrew pozorom, większych rygoryzmów chcieliby wszyscy zainteresowani. I przechowawcy, którzy chcieliby wpisać się do rejestru i tym samym uwiarygodnić własną działalność (i ewentualnie ustrzec się przed karą za brak wpisu – nawet 100 tys. zł). I pracodawcy, którzy korzystając z outsourcingu, chcieliby wymagać odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji i ewentualnie uwolnić się przed odpowiedzialnością.