Jak prowadzić akta osobowe po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Obowiązkiem pracodawcy jest założenie i prowadzenie odrębnie dla każdego pracownika akt osobowych, będących częścią dokumentacji pracowniczej. Po zmianach przepisów od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe powinny się składać z 4 części: A, B, C i D, a nie - tak jak dotychczas - tylko z 3 części. Jednak nowe zasady prowadzenia akt osobowych stosujemy jedynie do pracowników, którzy zostali zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.  

Zatrudniając przynajmniej jedną osobę fizyczną na podstawie stosunku pracy, zatrudniający staje się pracodawcą ze wszystkimi tego konsekwencjami wynikającymi z przepisów prawa pracy. Część obowiązków, o których mowa w przepisach prawa pracy, powstaje wcześniej, zanim osoba ubiegająca się o zatrudnienie formalnie zostanie zatrudniona. Przykładem może być kierowanie osoby ubiegającej się o zatrudnienie na wstępne profilaktyczne badania lekarskie czy prowadzenie procesu rekrutacji w zakresie określonym w przepisach Kodeksu pracy oraz w oparciu o przepisy unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, tzw. RODO. Uzyskanie statusu pracodawcy, czyli formalne zatrudnienie pracownika, obliguje pracodawcę do założenia i prowadzenie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników - czyli dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja pracownicza jest pojęciem zbiorczym obejmującym akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy).

Przez lata obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej regulowały przepisy rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Od 1 stycznia 2019 r. weszła w życie nowa regulacja - rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wprowadzenie nowego rozporządzenia jest konsekwencją i stanowi doprecyzowanie zmian przepisów Kodeksu pracy związanych z elektronizacją dokumentacji pracowniczej oraz skróceniem okresu jej przechowywania.