1.

TECHNICZNA KONCEPCJA WŁASNOŚCI

Techniczna koncepcja własności dotyczy relacji między państwem członkowskim odpowiedzialnym za wprowadzanie danych do VIS a wprowadzonymi przez to państwo danymi.

Koncepcję własności realizuje się poprzez powiązanie identyfikatora odpowiedzialnego państwa członkowskiego z danymi wprowadzonymi w pliku danych dotyczących wniosku wizowego.

Własność wniosku wizowego i związanych z nim decyzji podjętych przez organy wizowe jest rejestrowana w VIS w chwili utworzenia pliku danych dotyczących wniosku lub wprowadzenia związanej z nim decyzji do VIS i nie może być później zmieniona.

2.

WPROWADZANIE DANYCH I TWORZENIE ODSYŁACZY MIĘDZY WNIOSKAMI

2.1.

Wprowadzanie danych w chwili otrzymania wniosku wizowego

W przypadku złożenia wniosku do organu państwa członkowskiego reprezentującego inne państwo członkowskie, wprowadzone do VIS dane i późniejsza komunikacja w związku z plikiem danych dotyczących wniosku zawiera identyfikator reprezentowanego państwa członkowskiego, który jest zachowywany jako atrybut „represented User” (reprezentowany użytkownik), pobierany z tej samej tabeli kodów, co kod państwa członkowskiego wprowadzającego dane do VIS.

Własność wszystkich plików powiązanych odsyłaczami zgodnie z art. 8 ust. 4 rozporządzenia w sprawie VIS jest przypisana do tego samego państwa członkowskiego.

W przypadku gdy państwo członkowskie kopiuje odciski palców z pliku danych dotyczących wniosku zarejestrowanego w VIS, państwo to przejmuje własność nowego pliku, do którego kopiowane są odciski palców.

2.2.

Wprowadzanie danych po złożeniu wniosku wizowego

W przypadkach gdy decyzje o wydaniu wizy, o zaprzestaniu rozpatrywania wniosku, o odmowie wizy, o unieważnieniu, cofnięciu lub skróceniu okresu ważności wizy lub przedłużeniu wizy zgodnie z art. 10-14 rozporządzenia w sprawie VIS są podejmowane przez państwo członkowskie reprezentujące inne państwo członkowskie, komunikacja towarzysząca wprowadzaniu danych do VIS zawiera identyfikator reprezentowanego państwa członkowskiego pobierany z tej samej tabeli kodów co kod państwa członkowskiego wprowadzającego dane do VIS.

Decyzja o wydaniu wizy, o przedłużeniu wizy w formie nowej naklejki wizowej oraz skróceniu okresu ważności wizy w formie nowej naklejki wizowej jest wprowadzana do VIS wraz z danymi naklejki wizowej, przy zachowaniu tej samej własności danych.

Numer naklejki wizowej wprowadzony do VIS, zgodnie z art. 10 ust. 1 lit. e) rozporządzenia w sprawie VIS, jest, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady (WE) nr 856/2008 (1), kombinacją dziewięciocyfrowego numeru krajowego naklejki wizowej i trzyliterowego kodu identyfikacyjnego wydającego państwa członkowskiego (²), z uwzględnieniem wszystkich cyfr „zero” stanowiących uzupełnienie dziewięciocyfrowego numeru krajowego na naklejce wizowej.

2.3.

Tworzenie odsyłaczy między wnioskami

2.3.1.

Tworzenie odsyłaczy między wnioskami, w przypadku gdy poprzedni wniosek został już zarejestrowany

Jedynie państwo członkowskie, któremu przypisana jest własność pliku danych dotyczących wniosku, może tworzyć odsyłacze do innego(-ych) pliku(-ów) danych dotyczących wniosku tego samego wnioskodawcy, lub też celem wprowadzenia poprawek może usunąć odsyłacz zgodnie z art. 8 ust. 3 rozporządzenia w sprawie VIS.

Odciski palców wnioskodawcy kopiuje się, w okresie 59 miesięcy, wyłącznie z plików wnioskodawcy powiązanych odsyłaczami. W przypadku gdy odciski palców we wniosku są skopiowane z poprzedniego pliku dotyczącego wniosku, nie starszego niż 59 miesięcy, nie usuwa się odsyłacza między plikami dotyczącymi wniosków.

2.3.2.

Tworzenie odsyłaczy między wnioskami w przypadku osób podróżujących wspólnie

W celu utworzenia odsyłaczy między plikami danych dotyczącymi wniosku osób podróżujących wspólnie, zgodnie z art. 8 ust. 4 rozporządzenia w sprawie VIS, numery wniosków są przekazywane do VIS razem z właściwą grupą zaszeregowania, którą będzie odpowiednio „rodzina” lub „podróżujący”. Utworzenie grupy lub usunięcie (celem wprowadzenia poprawek) odsyłacza między poszczególnymi członkami grupy może zostać wykonane jedynie przez państwo członkowskie, któremu przypisana jest własność pliku(-ów) danych dotyczących wniosku poszczególnych wnioskodawców z danej grupy.

2.4.

Procedury, w przypadku gdy określone dane nie są wymagane ze względów prawnych lub nie mogą zostać podane z przyczyn faktycznych

Zgodnie z art. 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie VIS pola tekstowe wypełnia się poprzez odręczne dokonanie wpisu „nie dotyczy” lub, o ile to możliwe, poprzez wybranie wartości z tabeli kodów. Jeżeli pole danych składa się z więcej niż jednego elementu, należy dokonać takiego wpisu w każdym z nich.

W przypadku gdy odciski palców nie są wymagane lub nie można ich złożyć, zgodnie z art. 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie VIS, należy wprowadzić dwa pola logiczne do VIS:

— „fingerprintsNotRequired” (odciski palców nie są wymagane),

— „fingerprintsNotApplicable” (odciski palców – nie dotyczy).

Wyżej wymienione pola powinny być utworzone zgodnie ze wskazanymi w tabeli poniżej trzema potencjalnymi sytuacjami:

— wymagane jest złożenie odcisków palców,

— nie jest wymagane złożenie odcisków palców ze względów prawnych,

— nie można złożyć odcisków palców z przyczyn faktycznych.

Ponadto w odpowiednim polu tekstowym „ReasonForFingerprintNotApplicable” (powód braku odcisków palców) należy podać faktyczny powód.

Jeżeli państwo członkowskie przekazuje tylko dane określone w art. 5 ust. 1 lit. a) i b) rozporządzenia w sprawie VIS, zgodnie z art. 48 ust. 3 należy wskazać brak danych określonych w art. 5 ust. 1 lit. c) poprzez wpisanie uwagi „nie dotyczy”, uzupełnionej poprzez odesłanie do art. 48 ust. 3 rozporządzenia w sprawie VIS w polu tekstowym, wskazując, że dane nie są wymagane ze względów prawnych. Należy wypełnić odpowiednia pola: „Fingerprints NotRequired” TRUE („odciski palców nie są wymagane” PRAWDA) i „FingerprintsNotApplicable” TRUE („odciski palców – nie dotyczy” PRAWDA).

3.

DOSTĘP DO DANYCH

Data wniosku o azyl jest wykorzystywana w wyszukiwaniu i pobieraniu danych dla celów określonych w art. 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie VIS. Ponadto pobieranie wniosków, między którymi utworzono odsyłacze zgodnie z art. 8 ust. 4 rozporządzenia w sprawie VIS, jest możliwe jedynie w przypadku zaszeregowania „rodzina” (małżonek lub dzieci) określonego w pkt 2.3.2.

4.

ZMIANA, USUWANIE I WCZEŚNIEJSZE USUWANIE DANYCH ZGODNIE Z ART. 24 ROZPORZĄ-DZENIA W SPRAWIE VIS

Nie można modyfikować następujących danych zarejestrowanych w VIS:

— numer wniosku,

— numer naklejki wizowej,

— rodzaj decyzji,

— reprezentowane państwo członkowskie (jeżeli ma to zastosowanie),

— państwo członkowskie odpowiedzialne za wprowadzanie danych do VIS.

Jeżeli wyżej wymienione dane wymagają wprowadzenia poprawek, należy usunąć plik dotyczący wniosku lub dane dotyczące decyzji podjętych przez organy wizowe i utworzyć nowy plik. Usunąć takie dane może jedynie państwo członkowskie, któremu przypisano własność danych zawartych w pliku dotyczącym wniosku.

5.

PROWADZENIE REJESTRÓW OPERACJI PRZETWARZANIA DANYCH I DOSTĘP DO NICH

5.1.

Prowadzenie rejestrów operacji przetwarzania danych

Każda operacja przetwarzania danych w VIS jest zachowywana jako wpis do rejestru w polu „TypeOfAction” (rodzaj czynności), wraz z informacją o celu dostępu zgodnie z art. 34 ust. 1 rozporządzenia w sprawie VIS.

Wpis do rejestru jest zachowany wraz z datownikiem czasu, w którym go otrzymano. Datownika używa się następnie do identyfikacji wpisów do usunięcia.

W przypadku wszystkich operacji przetwarzania danych informacja o organie wprowadzającym lub pobierającym dane jest zachowywana we wpisie do rejestru. Użytkownik i centralny VIS są określeni we wpisie do rejestru jako nadawca lub odbiorca.

Wpis do rejestru nie zawiera żadnych innych danych operacyjnych oprócz danych organu wprowadzającego lub pobierającego dane oraz numeru wniosku wizowego. Zachowuje się rodzaj przekazywanych lub wykorzystywanych przy wyszukiwaniu danych, określonych w art. 34 ust. 1 rozporządzenia w sprawie VIS.

Jeżeli VIS znajduje zapisy określone w art. 34 ust. 2 rozporządzenia w sprawie VIS, w których pole „TypeOfAction” (rodzaj czynności) ustawiono jako „Delete Application” (usuń wniosek) lub „Automatic Deletion” (automatyczne usuwanie), system dokonuje obliczenia, czy od czasu wygaśnięcia okresu przechowywania określonego w art. 23 ust. 1 rozporządzenia w sprawie VIS upłynął rok, a następnie przeprowadza usunięcie. Wszystkie rejestry operacji przetwarzania danych mające ten sam numer wniosku, o ile nie są niezbędne dla celów monitorowania pod kątem ochrony danych, są usuwane równocześnie, zgodnie z art. 34 ust. 2 rozporządzenia w sprawie VIS.

Rejestry operacji przetwarzania danych nie mogą być zmieniane ani usuwane wcześniej niż po upływie roku od daty wygaśnięcia okresu przechowywania określonego w art. 23 ust. 1 rozporządzenia w sprawie VIS.

5.2.

Dostęp do rejestrów operacji przetwarzania danych

Dostęp do zapisów (rejestru) prowadzonych przez organ zarządzający zgodnie z art. 34 ust. 1 rozporządzenia w sprawie VIS jest ograniczony do należycie upoważnionych administratorów VIS oraz Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Ten przepis ma zastosowanie mutatis mutandis do rejestrów z danymi dotyczącymi dostępu do rejestrów.