Koszty podatkowe – co można rozliczyć w kosztach według najnowszych interpretacji

1. Wstęp

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 updof lub art. 16 ust 1 updop (zob. art. 22 ust. 1 updof lub art. 15 ust 1 updop). Aby wydatek podatnika mógł stanowić koszt podatkowy, powinien zatem:

1) zostać poniesiony w celu:

a) osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub

b) zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;

2) być faktycznie poniesiony przez podatnika, oraz

3) nie znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych wymienionych w art. 16 ust. 1 updop i art. 23 ust 1 updof.

Choć nie wynika to wprost z definicji kosztu uzyskania przychodu, by wydatek był uznany za koszt podatkowy, należy spełnić także warunek jego właściwego udokumentowania. Takie stanowisko zajmują zarówno sądy administracyjne, jak i organy podatkowe.

Związek wydatku z osiągnięciem przychodów, zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła. Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy na podstawie wszystkich występujących okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Ustawy o podatku dochodowym nie określają wprost stopnia związku poniesionych kosztów z przychodami. Z ich treści, a zwłaszcza z przepisów dotyczących momentu uznania kosztów, można wyodrębnić koszty bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami.

Kosztów podatkowych nie stanowią wydatki wymienione w art. 23 ust 1 updof oraz art. 16 ust. 1 updop jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Przepisy te określają kilkadziesiąt kategorii wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.