Umowa z biurem rachunkowym – odpowiedzialność cywilna i karna księgowej

Umowa zawarta pomiędzy biurem rachunkowym a klientem nie tylko określa obowiązki i uprawnienia stron, ale także jest w znacznej mierze wyznacznikiem zakresu odpowiedzialności biura rachunkowego i księgowej, nie tylko w zakresie odpowiedzialności cywilnej, lecz również odpowiedzialności karnej (np. świadczenie usług w taki sposób, który może wyczerpać znamiona czynu zabronionego).

W treści niniejszego opracowania przedstawiono prawne aspekty umowy o prowadzenie księgowości w ujęciu praktycznym przy uwzględnieniu ich wpływu na odpowiedzialność biura rachunkowego, która jest zależna nie tylko od samych zapisów umownych, lecz także od sposobu wykonania umowy.

1. Weryfikacja stron umowy

Istnieje zasada, że kontrakt wiąże tylko strony, które go zawarły. Stąd tak ważne jest precyzyjne określenie stron umowy. Klient biura rachunkowego najczęściej posiada status przedsiębiorcy. Jeżeli jest to osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, to w umowie powinno znaleźć się jej imię i nazwisko, gdyż dane te stanowią główny element firmy, a nie inne oznaczenia dodatkowe lub oznaczenie przedsiębiorstwa. Odpowiednie informacje można odnaleźć w CEiDG.

Przykład 1

Do biura przyszedł potencjalny klient, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i produkuje cukierki pod marką ABC Słodkie Cukierki. W takim przypadku stroną umowy nie jest ABC Słodkie Cukierki, gdyż jest to oznaczenie przedsiębiorstwa. Dodatkowo może okazać się, że marki ABC Słodkie Cukierki używa kilku przedsiębiorców, wtedy mogłyby nastąpić pewne komplikacje z ustaleniem, który z nich zawarł umowę o świadczenie usług księgowych. Osoba zawierająca umowę w imieniu biura rachunkowego powinna poprosić klienta o podanie jego danych osobowych, sprawdzić je w CEIDG i wpisać w komparycji[1] imię i nazwisko klienta, a nie nazwę przedsiębiorstwa.

W przypadku spółki cywilnej stroną umowy z biurem rachunkowym są jej wspólnicy prowadzący działalność w formie spółki cywilnej, a nie sama spółka cywilna. Dane wspólników również powinny być pobrane z CEiDG, gdzie jest zamieszczona informacja o prowadzeniu przez nich działalności w formie spółki cywilnej.