Jak przeprowadzić inwentaryzację kasy i druków ścisłego zarachowania w sferze budżetowej

W jednostkach sektora finansów publicznych inwentaryzacja jest jednym z obowiązków z zakresu rachunkowości, a także częścią systemu kontroli zarządczej. Jednak przepisy nie normują szczegółowych zasad w tym zakresie i te określić powinien kierownik jednostki. Dotyczy to też inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania, która powinna zostać wykonana na koniec każdego roku obrotowego według stanu na ostatni dzień roku. Czy wystarczy tylko przeprowadzenie takiej okresowej inwentaryzacji? Jakie zapisy powinny się znaleźć w instrukcji? Jak usprawnić czynności spisowe? Dziś odpowiadamy na te i wiele innych pytań, a także zamieszczamy przydatne wzory.

inwentaryzacja kasy

Pytanie: W naszej jednostce budżetowej jest kasa. Przechowujemy w niej środki pieniężne zarówno te związane z podstawową działalnością, jak dotyczące zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację kasy?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.) środki pieniężne w kasie inwentaryzuje się na ostatni dzień roku obrotowego. Jednak w sektorze budżetowym robi się to częściej. Zwykle przyjmowane okresy inwentaryzacji to: co kwartał lub co pół roku.

Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji kasy należy określić w instrukcji kasowej lub w instrukcji inwentaryzacyjnej danej jednostki. Zależy ona od wysokości przechowywanych i rozdysponowywanych środków pieniężnych. Może zostać połączona z kontrolą dokumentacji kasowej czy gospodarki czekami, da się więc sprawdzić m.in. zabezpieczenie kasy, prawidłowość prowadzenia ewidencji i sporządzania dokumentów kasowych, stosowanie przez kasjera zasad określonych w instrukcji kasowej.

Szczególnie ze względu na system kontroli zarządczej kierownik jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego powinien w trybie art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1270; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1089) ustalić częstotliwość i zasady przeprowadzania kontroli prawidłowości gospodarki kasowej, która obejmuje swoim zakresem okresowe sprawdzenie: