Prawo nie zwalnia członka zarządu z dokumentowania wydatków

Sytuacja, którą dziś opisujemy, może się zdarzyć w niejednej firmie: prezes płaci firmową kartą, ale nie dostarcza księgowości faktur, tylko składa oświadczenia, że kupował bez rachunku. Księgowe boją się o posadę, więc ewidencjonują wydatki na podstawie oświadczeń. Czy to dopuszczalne?

Formalnie nie. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488) przewiduje tylko nieliczne wyjątki zezwalające na księgowanie wydatków na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych. Sądy z reguły w takich sytuacjach orzekają, że doszło do naruszenia prawa, niezależnie oczywiście od najistotniejszej kwestii - wyrządzenia spółce (fundacji) przez jej prezesa szkody majątkowej. Najnowsze zarządzenie Sądu Rejonowego Szczecin-Centrum - z 3 listopada 2022 r. (sygn. akt IX P 84/21) - odbiega od tej wykładni, co samo w sobie zasługuje na zainteresowanie. Nawet jeśli rozstrzygnięcie sądu (nieprawomocne) może wydawać się kontrowersyjne, to uświadamia inną istotną rzecz - jak ważne są wewnętrzne procedury w firmie.

Pół miliona złotych

Spór w tej sprawie był wielowątkowy, ale z punktu widzenia księgowych najważniejszy był wątek dotyczący dokumentowania wydatków. Chodziło o byłego już prezesa, który w czasie zatrudnienia w spółce korzystał ze służbowej karty płatniczej. Miał przyznany miesięczny limit wydatków na poziomie 50 tys. zł, a później 100 tys. zł. Ogółem przez trzy lata zapłacił kartą ponad 1,1 mln zł. W ten sposób opłacał m.in. usługi gastronomiczne podczas spotkań z kontrahentami, noclegi w hotelach, transport, parkowanie, zakup upominków. Spółka dopiero po rozstaniu z prezesem zaczęła bliżej przyglądać się jego wydatkom, ich celowości oraz sposobowi udokumentowania. Stwierdzono m.in., że na dowodach dokumentujących wizyty prezesa w restauracjach nie wskazano, z kim się on spotykał i po co. Podobnie było z zakupem upominków dla kontrahentów - nie wiadomo było, kto konkretnie je dostawał i w jakim celu. Ostatecznie spółka zażądała od byłego prezesa zwrotu ponad pół miliona złotych.