Praca zdalna z zagranicy – zasady kierowania pracowników i rozliczania wynagrodzeń

Praca zdalna może być wykonywana z obszaru znajdującego się poza Polską. Ustalenia w tym zakresie mogą nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. Jednak świadczenie pracy zdalnej spoza Polski może powodować komplikacje w obszarze prawa imigracyjnego, ubezpieczeń społecznych, rozliczeń podatkowych, a także RODO. Ponadto transgraniczna praca zdalna pozbawia pracodawcę możliwości jej efektywnej kontroli, jak również może narażać go na wyższe koszty związane z zatrudnieniem.

Pracodawca może delegować pracownika do pracy za granicę, skąd pracownik będzie świadczył pracę zdalnie, lub ustalić z nim zagraniczne miejsce pracy przy podpisywaniu umowy o pracę. Pracownik może też wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o umożliwienie mu wykonywania pracy w tej formie spoza Polski. 

Definicja pracy zdalnej

Pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67¹⁸ Kodeksu pracy). Przepisy nie ograniczają miejsca wykonywania pracy zdalnej wyłącznie do obszaru Polski. Istotne jest jednak, aby miejsce to:

• było uzgodnione pomiędzy stronami stosunku pracy; w przypadku braku takiego uzgodnienia pracownik nie może samodzielnie wyznaczyć sobie miejsca wykonywania pracy zdalnej, ale też pracodawca nie może jednostronnie go wskazać, oraz
• pod względem lokalowym i technicznym umożliwiało wykonywanie pracy zdalnej w sposób bezpieczny i higieniczny. 

Praca zdalna może być wykonywana: 

1) w ramach uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia – z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; 

2) na polecenie pracodawcy i pod warunkiem, że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, w okresie: