Najczęściej popełniane błędy przy wynagradzaniu pracowników samorządowych – wnioski z kontroli RIO

Naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń i świadczeń w jednostkach samorządu terytorialnego podlega kontroli przez regionalne izby obrachunkowe (RIO). Z kontroli tych wynika, że wszelkie nieprawidłowości i uchybienia w tym zakresie są najczęściej spowodowane błędną interpretacją obowiązujących przepisów prawa bądź ich nieprzestrzeganiem. Błędy występują najczęściej przy naliczaniu dodatków, nagród i „trzynastek”, a ich skutkiem są wypłaty w wysokości zawyżonej lub zaniżonej.

W informacji o wynikach kontroli koordynowanej, którą przeprowadziły w 2023 r. wszystkie regionalne izby obrachunkowe, i która dotyczyła okresu od 1 stycznia do 31 grudnia 2022 r., zwrócono uwagę, że pracodawca samorządowy powinien wyjaśnić w postanowieniach wewnątrzzakładowych ogólne kwestie dotyczące nabywania prawa do określonych składników wynagrodzenia przysługujących pracownikom na podstawie ustawy o pracownikach samorządowych. Przy przyznawaniu niektórych składników nie należy bowiem poprzestać na ogólnych, niekonkretnych stwierdzeniach, lecz wprowadzić szczegółowe warunki, od których spełnienia zależy prawo do danego świadczenia. 

Regulamin wynagradzania 

W regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych pracodawca może określić m.in. szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego, a także:

• warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii regulaminowych i nagród innych niż nagroda jubileuszowa,

• warunki i sposób przyznawania dodatków funkcyjnych i specjalnych oraz innych dodatków.

W jednostkach sfery budżetowej premie mogą być przyznawane w ramach posiadanych środków, zwykle ze specjalnego funduszu premiowego. Premia jest składnikiem wynagrodzenia wypłacanym po spełnieniu określonych warunków, które powinny być obiektywne, sprawdzalne, niekiedy mierzalne (np. jeżeli brane są pod uwagę wyniki pracy) oraz znane pracownikowi. Ma ona charakter roszczeniowy, co oznacza, że jeśli pracownik spełnił warunki, aby ją uzyskać, może, w razie odmowy, mieć roszczenie do pracodawcy przed sądem o jej wypłatę (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 20 kwietnia 2005 r., III APa 17/05, OSA 2005/11/31).