Data publikacji: 2004-11-01
Przygotujmy się do zamknięcia roku
Zbliża się koniec roku. Dla większości podmiotów jest to również koniec roku obrachunkowego, który należy zamknąć. Operacja zamknięcia roku jest bardzo ważna z kilku względów. Po pierwsze, poprawne zamknięcie ksiąg rachunkowych będzie w niektórych przypadkach oceniane przez biegłego rewidenta i opisane w raporcie oraz opinii wydanej przez biegłego. W przypadku gdy sprawozdanie finansowe nie podlega badaniu, stanowi ono również istotny dokument przy ocenie sposobu zarządzania organizacją przez jej zarząd. Dokumenty te również będą przekazywane do wglądu jednostkom upoważnionym (np. instytucjom udzielającym dotacji). Z tego względu księgi powinny być zamknięte w sposób zapewniający dokładne odwzorowanie sytuacji majątkowej i finansowej organizacji.
Zamknięcie roku można podzielić na pięć najważniejszych etapów:
1) czynności wstępne,
2) inwentaryzacja,
3) wycena składników bilansu,
4) sporządzenie rachunku zysków i strat,
5) bilans.
Poniżej przedstawiamy krótką charakterystykę etapów, którą będziemy rozwijać w następnych numerach czasopisma.
Czynności wstępne, czyli zaczynamy!
Pod pojęciem czynności wstępnych należy rozumieć wszelkie czynności, które prowadzą do sprawdzenia, czy salda kont na koniec roku obrachunkowego są saldami poprawnymi.
I.
W tym celu należy zacząć od sprawdzenia czy salda początkowe zostały prawidłowo przeniesione na konta z bilansu otwarcia. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputerowego systemu finansowo-księgowego może się zdarzyć sytuacja, że salda początkowe kont księgowych wygenerowane zostały na podstawie bilansu zamknięcia poprzedniego roku, który nie był jeszcze zatwierdzony (ostateczny). Jeżeli w okresie pomiędzy wygenerowaniem sald początkowych a ostatecznym zatwierdzeniem bilansu zamknięcia roku 2003 wystąpiły zmiany, to należy sprawdzić, czy zmiany te są widoczne również w saldach początkowych kont otwartych na rok 2004. W przeciwnym przypadku należy ponownie wygenerować bilans otwarcia lub, jeżeli nie istnieje taka możliwość, dokonać ręcznej korekty sald początkowych w roku 2004.
