Jak wysyłać pracowników w podróż służbową po zmianie przepisów

Pracodawcy prywatni mogą rozliczać wyjazdy służbowe na zasadach właściwych dla sfery budżetowej lub mogą ustalić własne przepisy w tym zakresie.

1. Procedura kierowania pracownika w podróż służbową

Pracodawca polecając pracownikowi wyjazd w podróż służbową musi określić m.in. termin wyjazdu, miejsce delegacji oraz zadania do wykonania w czasie jej trwania.

W praktyce rozpoczęcie podróży służbowej odbywa się zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego. Dokument ten powinien być wypełniony i zaakceptowany przez upoważnione do tego osoby (np. przez dyrektora czy kierownika) nie później niż w dniu wyjazdu. Informacje, które w szczególności powinny znaleźć się w poleceniu wyjazdu, to:

● imię i nazwisko osoby delegowanej,

● cel podróży, kraj i miejsce docelowe,

● środek transportu do odbycia podróży,

● kwota zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych,

● daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami,

● określenie innych wydatków, które pracodawca zgadza się zrekompensować.

Mimo że żadne przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku sporządzania polecenia wyjazdu, może mieć ono znaczenie dowodowe. Dlatego warto je przygotować przy okazji każdej delegacji.

2. Zwrot kosztów związanych z podróżą służbową

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalić własne zasady organizowania i rozliczania delegacji. Jeśli zdecydują się na takie rozwiązanie, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinni uregulować w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeżeli firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązana do ustalenia regulaminu wynagradzania, odpowiednie regulacje w tym zakresie powinny znaleźć się w umowie o pracę.