Jak należy zabezpieczyć interes biura, czyli jak ma wyglądać umowa z klientem

Do kiedy dokumenty muszą być przekazane księgowej, co, jeśli termin zostanie przekroczony i kto ponosi odpowiedzialność za błędy - takie m.in. zapisy w kontrakcie znacznie ułatwią współpracę. A do tego informacje o RODO, AML i MDR

Umowa to najważniejszy dokument określający relacje biura z klientem i zakres odpowiedzialności obu stron. Określa ona bowiem, jakie zadania bierze na siebie biuro, co musi zrobić, a czego nie, ile wynosi wynagrodzenie itd. To także dokument, do którego trzeba sięgnąć w sytuacji, gdy klient nie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Warto więc sprawdzić, co w dobrej umowie musi się znaleźć. Może się okazać, że sporządzona parę lat temu, obecnie wymaga aktualizacji.

Najpierw sprawdzenie

Zanim biuro podpisze umowę, musi zweryfikować potencjalnego klienta. Wymaga tego od biur procedura AML (ang. Anti Money Laundering, czyli przeciwdziałanie praniu pieniędzy). Jak tłumaczy Barbara Borkowska, project management office manager, czyli kierownik biura zarządzania projektami w Szwak i Spółka, biura rachunkowe muszą wdrożyć procedury wynikające ze nowelizowanej ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz do stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. - Pierwszym etapem tych działań jest weryfikacja potencjalnych klientów jeszcze przed podpisaniem umowy o świadczenie usług finansowo-księgowych - wyjaśnia Barbara Borkowska.