Ogólne rozpisanie w budżecie wydatków na działy i rozdziały utrudnia podejmowanie decyzji

W gminach trawają prace nad tworzeniem projektów budżetów na przyszły rok. I to jest moment, w którym rada może wymagać od zarządu szczegółowego sprawozdania opisowego. Warto o nie zadbać, bo z tabelarycznego ujęcia kwot czasami trudno jest wyczytać, na co konkretnie będą przeznaczone środki

Mówiąc o dobrym budżecie, trzeba mieć na względzie przede wszystkim dobre sprawozdanie z jego wykonania. Nie chodzi jednak o to tabelaryczne - wskazujące plan i wykonanie, ale o to czytelniejsze i adresowane do całej społeczności lokalnej - opisowe ujęcie. Od tego, jak będzie ono wyglądać, zależy zawartość projektu budżetu i jego uzasadnienie. Z kolei od zawartości projektu będzie też zależała organizacja rachunkowości w JST i jej jednostkach organizacyjnych.

Chcieć to znaczy móc

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305) w art. 234 przewiduje, że uchwała w sprawie trybu prac nad projektem uchwały budżetowej określa wymogi dotyczące uzasadnienia i materiały informacyjne, które zarząd przedłoży organowi stanowiącemu JST wraz z projektem uchwały budżetowej. To jest pierwszy moment, w którym rada może wymagać szczegółowego sprawozdania opisującego, np. wynagrodzenia w szkołach w podziale na środki wypłacane nauczycielom i pozostałym pracownikom, koszt funkcjonowania stołówek w podziale na wynagrodzenia, zakupy narzędzi, utrzymanie czystości oraz produkty żywnościowe. To, że dopiero w bieżącym roku wprowadzono odrębne paragrafy wydatkowe dla wynagrodzeń nauczycieli nie przeszkadzało, aby analizy takie czynić już dawno. Wystarczyło sprawozdawcze paragrafy dodatkowo opatrywać większą szczegółowością w postaci kwalifikatorów, zadań, rodzaju środków itp. - nazwanych w zależności od możliwości oferowanych przez stosowany program księgowy. Są jednostki, które w ewidencji wykonania wydatków wynagrodzeń oświaty wyodrębniają wydatki na zastępstwa czy godziny ponadwymiarowe. Daje to obraz funkcjonowania szkół i zarządzania nimi. Stosowanie dodatkowych podziałów poszczególnych rodzajów wydatków, jako niezbędne pozyskiwanie informacji do analiz przy podejmowaniu decyzji w następnych latach, można stosować np. do usług projektowych - jeśli chcielibyśmy „trzymać w ryzach” włodarza mającego zamiłowanie do zlecania wszelkiego rodzaju dokumentacji budowlanych robionych tak na wszelki wypadek, jeśli pojawiłyby się „jakieś” środki do zdobycia. Tymczasem dokumentacja ma określoną ważność i musi wynikać z potrzeby, najlepiej ujętej w WPF w postaci wydatków inwestycyjnych, tak więc upodobania wójta\burmistrza czy prezydenta nie powinny tu mieć nic do rzeczy.