Poradnia rachunkowa

Jak ewidencjonować usługi telekomunikacyjne

Czy sprawozdanie z badania dobrowolnego należny złożyć do KRS

W jaki sposób ująć w księgach zakup telefonów

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponosimy koszty zakupu usług telekomunikacyjnych (służbowe rozmowy telefoniczne). Jak rozliczyć je w ujęciu podatkowym i bilansowym, w tym na przełomie lat obrotowych?

Zgodnie z art. 2 pkt 25a ustawy o VAT przez usługi telekomunikacyjne należy rozumieć usługi dotyczące transmisji, emisji i odbioru sygnałów, tekstów, obrazów i dźwięków lub wszelkiego rodzaju informacji drogą kablową, radiową, optyczną lub za pośrednictwem innych systemów elektromagnetycznych, w tym związane z nimi przeniesienie lub cesję praw do użytkowania środków dla zapewnienia takiej transmisji, emisji i odbioru wraz z zapewnieniem dostępu do ogólnoświatowych sieci informacyjnych. Do najpopularniejszych usług telekomunikacyjnych nabywanych w firmie należy zaliczyć wydatki z tytułu służbowych rozmów telefonicznych realizowanych zarówno za pośrednictwem telefonów stacjonarnych, jak i komórkowych (połączenia i abonament). Wydatki tego typu są zaliczane do kategorii usług ciągłych, które charakteryzuje stałe i powtarzalne zachowanie się podmiotu zobowiązanego do ich realizacji, zgodnie z treścią zawartej umowy.

W przypadku otrzymania przez przedsiębiorcę faktury z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych odnoszących się do dwóch lat obrotowych (np. koszty połączeń zrealizowanych w grudniu jednego roku i koszty abonamentu dotyczące stycznia roku następnego), zasadniczo wydatki z tym związane powinno się odnieść w ciężar okresów sprawozdawczych, których te koszty dotyczą - koszty połączeń zrealizowanych w grudniu w ciężar kosztów danego roku, a koszty abonamentu w ciężar roku następnego (mówi o tym zasada memoriału wyrażona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Możliwe jest jednak zastosowanie - w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości - uproszczenia wynikającego z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Polega ono na odniesieniu łącznych kosztów związanych z nabyciem usług telekomunikacyjnych w ciężar jednego roku obrotowego - tego, w którym poniesiono wydatki na rozmowy telefoniczne lub abonament (pod warunkiem, że koszty te są nieistotne i nie wywierają ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej firmy oraz na jej wynik finansowy). Uwzględnienia przy tym wymaga, że przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy (co następuje na dzień kończący rok obrotowy, jednak nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego) należy do nich wprowadzić - w postaci zapisu - każde zdarzenie, które nastąpiło w tym roku obrotowym (art. 20 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 2 pkt 1 i art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeżeli zdarzyłoby się, że w trakcie następnego roku obrotowego do firmy wpłynie faktura z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych wykonanych w ubiegłym roku obrotowym (już po zamknięciu ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, którego dotyczy), wówczas taką fakturę należy uwzględnić w ewidencji księgowej okresu, w którym ją otrzymano (a więc w następnym roku obrotowym). Ponadto należy pamiętać, że jeśli koszty usług telekomunikacyjnych odnosiły się do przyszłych okresów sprawozdawczych (np. obejmowałby okres od stycznia do lutego danego roku obrotowego), to takie wydatki powinny być rozliczone w czasie - poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości).