Archiwizowanie zbiorów rachunkowości wyłącznie na nośniki jednokrotnego zapisu

Przepisy dotyczące rachunkowości nie nakazują obecnie (tj. od 2002 r.) stosowania nośników trwałych do archiwizacji zbiorów danych księgowych. Polecają jednak przechowywanie ich na nośnikach pozwalających zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Obecne technologie oferują sporo możliwości archiwizowania danych, o czym piszemy w uzasadnieniu.

Trwałe nośniki informacji jako archiwa księgowe

Przepisy ustawy o rachunkowości (art. 71-73) obowiązujące do końca 2001 r. nakazywały archiwizowanie ksiąg na . Natomiast dowody księgowe, których archiwizacja w postaci elektronicznej była dozwolona, mogły być przechowywane na pod warunkiem zapewnienia możliwości ich wydruku. Z treści przepisów wynikało więc, że nośnikami informacji, na których można przechowywać księgi i dowody księgowe, były jedynie, wymienione jako nośniki trwałe: papier, mikrofilmy oraz nośniki laserowe (optyczne), które w tamtym czasie były nośnikami jednokrotnego zapisu (np. CD-R). Natomiast nieodpowiednie do tego celu były nośniki magnetyczne, w tym dyski twarde. Ustawa z 9 listopada 2000 r. o zmianie ustawy o rachunkowości, zmieniając te przepisy, w obliczu zmian technologicznych dopuściła przechowywanie ksiąg na oraz przechowywanie dowodów księgowych na , pod warunkiem posiadania urządzeń umożliwiających ich wydruk, jeżeli inne przepisy nie stanowią inaczej.