Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 4/2025 z 05.04.2025
Porada aktualna
na dzień 25.07.2025
Data publikacji: 12.03.2025
Czy decyzja pracodawcy o elektronicznym przygotowaniu i przechowywaniu listy płac powinna zostać uregulowana wewnętrznie
PROBLEM
Procesy związane z naliczaniem wynagrodzeń w naszej firmie odbywają się w programie kadrowo-płacowym. Każdy użytkownik tego programu ma unikalny login i hasło, więc identyfikacja osoby, która przygotowała dany dokument w programie, jest jednoznaczna. Pracownicy-użytkownicy są też wyposażeni w kwalifikowane podpisy elektroniczne. Zdecydowaliśmy, że listy płac będą akceptowane przez upoważnione osoby elektronicznie i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w programie kadrowo-płacowym (program spełnia wymagania określone w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej). Czy nasza decyzja w tym zakresie wymaga uregulowania w postanowieniach wewnątrzzakładowych?